Politikalar 1

• Genel Denetim Kanunu Vasıtasıyla Denetim Kayıtlarına Erişim.. 1
• Genel Denetçilik Kurumu Kayıtlarına Erişim.. 1
• Güvenlik ve Gizliliğin Korunması 1
• Kamu Raporu Taslakları 2

Teknik Standartlar ve Prensipler 3

• Örnek Taslak Kamu Raporunun Kapağı 3

Genel Denetim Kanunu Vasıtasıyla Denetim Kayıtlarına Erişim

Genel Denetim Kanunu, Bölüm 9 (2) der ki:

Diğer kanunlarda aksi bulunsa bile, Genel Denetçiye

(a)       tüm bakanlıkların hesap ve idari kayıtlarına erişim sağlanmalı; ve

(b)       Genel Denetçi olarak vazifesini icra ederken gerekli olan her türlü bilgi, rapor ve açıklamaları kamu görevindeki her kişiden isteyebilir ve alabilir.

Kanunun 19. Bölümü, Genel Denetçiye kamu kurumlarının kayıtlarına da benzer şekilde erişim tanır.

Haber Alma Özgürlüğü ve Mahremiyetin Korunması Kanunu (FOIPP Kanunu) da bir kamu kurumunun şahsi bilgileri ifşa etmesi ve kullanması ile ilgili olarak ilave hükümler içerir. Şahsi bilgiler kişinin adını, adresini, yaşını, medeni durumunu ve sağlık, eğitim, mali, cezai veya iş geçmişini içerir. Bununla beraber, Haber Alma Özgürlüğü ve Mahremiyetin Korunması Kanunu (Bölüm 33 (j)), bir kamu kuruluşunun şahsi bilgileri denetim maksatlı olarak Genel Denetçiye ifşa edebileceğini şart koşar.

Haber Alma Özgürlüğü ve Mahremiyetin Korunması Kanunu Politika ve Prosedürler Kılavuzunda aşağıdaki hüküm bulunmaktadır:

Madde 33(j), Genel Denetçinin denetim vazifesini icra etmek için Genel Denetim Kanunu altında tanınmış olan vesayet kayıtlarına veya bakanlıkların ve diğer kamu kurumlarının denetimi altındaki çeşitli bilgilere erişim hakkını takviye eder. Genel Denetçi aynı zamanda bakanlıklar ve kamu kurumları memur ve çalışanlarından vazifesini icra etmesi için gerekli olan açıklama ve raporları vermelerini isteyebilecektir.

Kurum personelinden herhangi birisi bir denetim sırasında, kayıtlara erişimde veya bilgi, rapor veya açıklama almakta zorlukla karşılaşırsa, yukarıdaki maddeler denetlenen yönetime gösterildikten sonra keyfiyeti Grup Başkanına bildirecektir.

Genel Denetçi durumu inceleyecek ve takip edilecek en iyi yol için karar verecektir. Uygulamada bu gibi sorunların çıkması pek muhtemel değildir. Fakat olduğu takdirde de uygun Bakan Vekil Yardımcısı vasıtasıyla çözüme kavuşturulur.

Genel Denetçilik Kurumu Kayıtlarına Erişim

Haber Alma Özgürlüğü ve Mahremiyetin Korunması Kanunu’nun Bölüm 3’ü, Kanunun, Yasama Kurumu tarafından veya Onun için oluşturulmuş veya Onun korumasında bulunan kayıtlara veya Yasama Kurumunun görevlilerine ve bu görevlilerin Kanun uyarınca görevlerine dair olan konularda tatbik edilemeyeceğine hükmeder. Bunun Kurumumuz için anlamı, Kanunun idari kayıtlarımıza tatbik edilebileceği fakat işlemsel (denetim) kayıtlarımıza tatbik edilemeyeceğidir. Ayrıca, denetlenen tarafından adımıza veya bize bilgi verme amaçlı olarak düzenlenmiş kayıtlara da Kanunun tatbik edilemeyeceği anlamına gelir.

Güvenlik ve Gizliliğin Korunması

Kurumun İdari Politikaları ve Prosedürleri Kılavuzu, Kısım 4, Bölüm 1 çalışma raporları ve diğer dosyaların güvenliğinin korunması ile ilgili olarak kurallar koyar.

Genel Denetçi ve tüm Kurum personeli, denetlenen örgüt hakkında (başka bir denetim personeli hariç) üçüncü şahıslara bilgi ifşa etmemek hususunda hukuki ve mesleki bir sorumluluk taşırlar. Kurum dışındaki insanlarla işle ilgili meseleleri konuşurken bu sorumluluklarımızı hatırlamalıyız.

Denetim personeli, örgütün üst yönetiminin sarih izni olmadan denetlenen kuruma ait dosya ve kayıtları başka yere taşımamalıdır. Ayrıca bu gibi kayıtlar ve denetim çalışma raporlarının kullanılmadıkları esnada güvenli bir şekilde saklanmalarını sağlamalıdırlar. Bir denetim işi sona erdiğinde denetlenen kuruma kendisine ait olan tüm kayıtları ve dosyaları iade etmeliyiz.

Denetlenen yönetimin, denetim bulgularını ve sonuçlarını öğrenmekte doğal olarak menfaatleri ve hakları bulunmaktadır. Bununla beraber bütün denetim bulguları ve sonuçları, rapor kamuya açıklanıp bilgiler serbest oluncaya kadar denetlenen kurum tarafından gizli bilgi olarak görülmelidir. Denetim bulgularının uygun olmayan şekilde ifşa edilmesi denetim kurumuna zarar verebilir ve Kurumun inanılırlığı ve profesyonelliği konusunda kuşku yaratır.

Kamu Raporu Taslakları

Rapor mahsubu işleminin bir parçası olarak raporların taslaklarını denetlenen kurumlarla paylaşmaktayız. Taslakları verdiğimiz zaman taslak rapor hakkında aşağıdaki hususlar konusunda denetlenen kurumlarla açık bir şekilde görüşmek bizim için önemlidir:

Taslak raporu vermenin amacı – taslak rapor denetlenen kuruma, raporun hakkında görüş bildirdiği programda sorumluluğa sahip olanların incelemeleri ve görüş bildirmeleri için verilmektedir. Bu geri–bildirim bilgilerin olgusal kesinliği üzerinde odaklaşmalıdır fakat ayrıca raporun tonu, mantığı ve dengesi konularında da yorumlar içerebilir.

Olgusal hata riski – Kanıt toplama yöntemimiz kontrol ve sağlamalar içermesine rağmen taslak raporun bazı hatalar içermesi önlenememektedir. Herhangi bir belgeyi okuyan kişilerin faaliyetlerinde buna dayanmaları söz konusu olabileceği için, bunun olgusal yanlışlıklar içerebileceği konusunda onları uyarmak isteriz.

Gizlilik – amaç taslak raporun sadece hakkında rapor yazılan program içindekilerle paylaşımıdır.

Mülkiyet – taslak rapor British Columbia Genel Denetçilik Kurumunun mülkiyetindedir.

Haber Alma Özgürlüğü – Haber Alma Özgürlüğü ve Mahremiyetin Korunması Kanunu uyarınca tarafımızdan hazırlanmış olan herhangi bir şeye, örneğin taslak raporlarımızdan birisine, bir FOI [Haber Alma Özgürlüğü] talebi vasıtasıyla erişim sağlanamaz. Bununla beraber Haber Alma Özgürlüğü ve Mahremiyetin Korunması Kanunu devlet kurumlarının dahili denetçi veya uzmanlardan denetim raporu suretlerini temin etmelerine izin vermekte – fakat taslak raporlardan ziyade nihai raporların teminini teşvik etmektedir. Kurumumuz hükümet tarafından diğer denetim raporlarına karşı alınan bu yaklaşımı benimsemekte ve taslak rapor uyarımız, taslakların teminini yasaklayıcı değil fakat taleplerin nihai raporların verilmesi ile karşılanmasını teşvik yönündedir.

Bu hususlar tüm taslak raporların kapağındaki standart ifadede bir uyarı ve taslak raporun her sayfasının dipnotundaki ek bilgi ile bildirilecektir. Bu uyarının ifadesi için aşağıda Teknik Standartlar ve Prensipler bölümüne bakınız.

Kurum haricinde dağıtımını yaptığımız tüm taslakların kopyalarını, dağıtımını yaptığımız kişilerin bir listesi ile birlikte saklamalıyız; kendilerine raporun dağıtımı yapılan bireyler, standart taslak rapor dipnotunda ismen verilmelidir.

Örnek Taslak Kamu Raporunun Kapağı