Politikalar

• Giriş
  
• Denetim Planlama Aşamasının Yönlendirilmesi 5
  
• Denetim Yönünün Kararlaştırılması 5
  
  • Denetim Amacı, Kapsamı ve Deneme Raporu Taslağı 5
    
    
• Denetim Kriterlerinin Oluşturulması 8
  
  • Geçerli Denetim Kriterlerinin Nitelikleri 8
    
  • Program Mantık Modelleri 9
    
  • Denetim Kanıtlarının önemliliği 9
    
  • Alt Kriterler ve Genel Beklentiler 9
    
  • Denetlenen Kurumun Üst Yönetimi ile Müzakereler Yapılması 10
    
    
• Kanıt Toplama Planının Tasarlanması 10
  
  • Amaç. 10
    
  • Gelişme. 10
    
  • Diğer Planlama Düşünceleri 11
    
    
• Denetim Ekibinin Seçilmesi 12
  
  • Bilgi ve Yeterlilik Şartları 12
    
  • Dokümantasyon. 12
    
  • Danışmanlık Komitesi 12
    
    
• İletişim Yaklaşımının Tasarlanması 12
  
• Bütçe ve Programlama. 13
  
• Planın Belgelenmesi 13
  
  • Amaç. 13
    
  • İçerik. 14
    
    
• Planın Onaylanması 14
  
• Planın Tebliğ Edilmesi 14
  
  • Denetlenen Kurumun Yönetimi ile Haberleşmeler 14
    
  • Sorumlu Bakan ile Müzakereler 15

Teknik Standartlar ve Prensipler 15

• Denetim Planı Değişiklik Formu. 15
  
• Program Mantık Modellerinin Kullanılması 17
  
• Denetim Kapsamı ve Kriterlerin Geliştirilmesinde Faydalı Referanslar 20
  
• Kriterlerin Oluşturulmasında Verimliliğin On İki Niteliğinin Kullanılması 21
  
• Kanıtların Türü, Kaynağı ve Yeterliliği 23
  
• Örnek veya İnceleme Boyutunun Hesaplanması 26
  
  

Giriş

Teklif edilen bir denetim Genel Denetçi Yardımcısı tarafından onaylandıktan sonra denetim planlama aşaması başlar.

Denetimin kapsamı ve amacını sonuçlandırdığı, denetim amacı ile ilgili olarak gerçek performans değerlendirmesi kriterleri ve standartlarını oluşturduğu ve bizim sonuca varmamıza imkan veren yeterli ve uygun kanıtların toplanması için bir yaklaşım tasarlaması nedeniyle önemli bir aşamadır. İyi hazırlanmış ve iyi icra edilen denetim planı tutumlu, etkin ve verimli bir denetim ortaya çıkarmalıdır.

Bir denetim planı, saha çalışmasının gerçek olarak başlamasından önce mevcut olan en iyi bilgilere dayanır ve bu nedenle denetim sırasında yeni bilgiler elde edildiğinde düzenleme yapılması gerekebilir. Fakat plana, denetim kapsam ve amacını, denetim raporunda ele alınması muhtemel konuları, kullanılacak ana kriterleri, tasarlanan denetim planını, tahmini süreyi ve tüm proje masrafını açıkça belirtecek şekilde en kısa zamanda son hali verilmelidir. Birim Sekreterliğinde daha önceki denetim planlarının bir veri tabanı bulunmaktadır. Denetim kriterleri ve yaklaşımı ile ilgili faydalı bir bilgi kaynağı oluşturabileceği için bu bilgilere başvurulmalıdır.

Bir denetimi ayrıntıları ile açıklamak için planlama tahminlerinin geçersiz olabileceği ve bu durumda denetim planda değişikliklerin yapılması gerekeceği kabul edilmelidir. Bu gibi değişiklikler, denetimlerin hepsinin mümkün olduğu kadar etkili ve verimli yürütülmesinin sağlanmasında yardımcı olacaksa hoş karşılanır ve desteklenir. Denetim amaç ve kapsamında yapılan her türlü değişiklik, onaylanan bütçeye %10'dan fazla etki eden değişiklikler veya nihai raporun planda belirtilenin dışında farklı bir üç aylık dilimde yayınlanmasına neden olacak her türlü değişiklik Genel Denetçi Yardımcısının yazılı onayını gerektirir. Değişiklikler Kılavuzun bu bölümündeki Teknik Standartlar ve Prensipler bölümüne eklenmiş formda belgelenmelidir. Diğer değişiklikler denetimden sorumlu Grup Başkanı tarafından onaylanmalıdır.

Denetim Planlama Aşamasının Yönlendirilmesi

Grup Başkanı, planlama aşamasının uygun şekilde düzenlenmesini ve yeterli düzeyde yürütülmesini sağlamalıdır.

Bir proje ayrıntılı planlama için onaylandığı zaman, planlama aşaması için bir bütçe ve süre Grup Başkanı tarafından oluşturulmalıdır. Planlama aşamasının önemli bileşenlerinin her birinin tamamlanması için hedeflenen tarihler belirtilmelidir.

Denetim Yönünün Kararlaştırılması

Planlama ekibi bir denetimin daha ayrıntılı planlamasına başlanmadan önce, denetimin amacını, kapsamını, deneme raporunun taslağını ve genel denetim yaklaşımını Genel Denetçi Yardımcısı tarafından onaylanması için açıkça tanımlamalıdır.

Denetim Amacı, Kapsamı ve Deneme Raporu Taslağı

Denetim seçim aşamasında, denetimin gerçekleştirilmesi sırasında cevaplanacak önemli denetim soruları ve takip edilecek genel yaklaşım (bkz. Bölüm 4) belirlenmiş olacaktır. Planlama ekibi için bir sonraki aşama, denetimin amaç ve kapsamının tanımlanması ve deneme raporunun taslağının oluşturulmasıdır. Bunlar, denetim konusunun onaylanmış olmasına dayandığı için daha önce belirlenen anahtar sorularla uyumlu olmalıdır.

Bu aşamada, planlanan denetim yaklaşımının denetimin amaç ve kapsamı ile uyumlu olmasının sağlanmasına dikkat edilmelidir. Mesela, denetim amacı ve kapsamı, sadece işlemin bir incelemesi planlandığında sonuçlarda bir netice yansıtacak şekilde ifade edilmemelidir.

Rapor hazırlama taslağı normalde, nihai raporda ele alınma ihtimali olan anahtar konuları belirten işaret biçiminde gösterilir. Bu taslak, sadece bir rapora alınabilecek konuları gösterdiği için etkisizdir. Bu konularla ilgili hangi denetim sonuçlarına varabileceğimizi etkilemez.

Şekil 5.1

Denetim planlama sürecindeki adımlar

Denetimin amacı, kapsamı ve deneme raporunun taslağı oluşturulmasından hemen sonra, Genel Denetçi Yardımcısı tarafından incelenmeli ve onaylanmalıdır. Onay, kaynaklarımızı ayrıntılı planlama üzerine genişletmemizden önce, denetimin yapılmasının hala önemli olduğundan emin olmak için bir kontrol noktası olarak işlev görür.

Planlama devam ederken önerilen denetimin amaç, kapsam veya yaklaşımının önemli oranda değişeceği ortaya çıkarsa, derhal Genel Denetçi Yardımcısına haber verilmeli ve onayı alınmalıdır.

Denetim Kriterlerinin Oluşturulması

Denetim ekibi değerlendirme performansı için geçerli bir kriter belirlemeli veya gerekirse oluşturmalıdır.

Denetim ekibinin denetim kapsamı ile ilgili bir sonuca varmasına imkan vermek için denetimin amacı çeşitli denetim kriterlerine göre analiz edilmelidir. Denetim kriterlerinin, (performans standartları olarak da bilinir) denetim amacı ile ilgili makul ve erişilebilir performans standartları olması tasarlanmıştır. Sonuç, sistem ve uygulamaların, ekonominin büyüklüğü ve işlemlerin yeterliliğinin ve sorumluluğun yeterliliğinin değerlendirilebilmesi bunlara aykırıdır. Bu denetim kriterlerine, denetim amacı ile ilgili olarak genel bir sonuca varabilmemiz için gerekli alanların hepsi dahil olmalıdır.

Geçerli Denetim Kriterlerinin Nitelikleri

Denetim kriterleri:

·        tarafsız olmalıdır, hiç bir şekilde denetim ekibinin, yönetimin veya Yasama Meclisinin etkisi altında olmamalıdır;

·        anlaşılır olmalıdır, açıkça belirtilmiş olmalı ve farklı yorumlanmayacak şekilde olmalıdır;

·        desteklenebilir olmalıdır, uygun ve mümkün olduğunda tanınan yetkililerden alınmış olmalıdır;

·        makul olmalıdır, meclis üyelerinin ve kamunun bize göre makul beklentilerini yansıtmalıdır;

·        karşılaştırılabilir olmalıdır, benzer şartlarda, eğer varsa, benzer konularla ilgili benzer performans denetimlerinde kullanılan kriterlerle uyumlu olmalıdır; ve

·        eksiksiz olmalıdır, denetim amacı ve kapsamı ile ilgili önemli kriterlerin hepsini yansıtmalıdır.

Aynı şekilde denetim kriterleri:

·        denetim amacı ve yaklaşımı ile uyumlu olmalıdır - Denetim kriterleri denetim amacı, kapsamı ve yaklaşımına göre değişir. Mesela, parasal değere ulaşılıp ulaşılmadığının sonuca göre değerlendirilmesi denetim kriteri yönetim sistemlerinin ve işlemlerinin yeterliliğinin değerlendirilmesi kriterlerinden farklı olacaktır. Genel devlet uygulamalarının ve sorumluluğun değerlendirilmesi denetim kriteri daha spesifik iç kontrol işlemlerinin değerlendirilmesi kriterinden farklı olacaktır. Kriterlerin denetim sorularına cevap vermek için uygun şekilde tasarlanmasına dikkat edilmelidir.

·        mantıklı ve içinde tutarlı olmalıdır - Alt kriterle ilgili sonuçlar daha yüksek düzeydeki bir kritere açık ve mantıklı bir cevap oluşturmalıdır.

·        kamuya rapor vermeye uygun olmalıdır — Yüksek seviyedeki kriter ve alt kriterler, cevaplandırıldıklarında rapor hazırlamaya yönelik uygun şekilde ifade edilen bulguları ve sonuçları yansıtacak sorular olmalıdır.

Program Mantık Modelleri

Bir program mantık modeli bir programın hedef araştıran sistem olarak bir temsilidir: programın program hedefine ulaşacak şekilde yürütüldüğü modeli tasvir eder. Bir programın tasarımının tanımlanmasında direk yollardan biridir: programın girdisinin ne olduğu, nasıl çalıştığı, çıktı olarak neyin beklendiği ve tasarlanan sonuçların ne olduğu Bir mantık modelinin kullanılması, çıktılardan ilk, orta ve son sonuçlara kadar sürekli olarak anahtar faaliyetlerin ve ilgili hedeflerin görsel bir tasvirini oluşturarak bir kurum veya programı anlamamızı netleştirmek için genellikle iyi bir yoldur. Bu görsel tasvirler denetim kriterleri ve performans ölçümleri için bir dayanak sağlayabilir.

Denetim yaklaşımının oluşturulmasında mantık modellerinin nasıl kullanılacağı Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde verilmektedir.

Denetim Kanıtlarının önemliliği

Kriterler, geçerli olduklarını ve kabul edilen ölçüm ve uygulamalara dayandıklarını veya prensip veya prosedürlere göre oluşturulmuş olduklarını veya genel olarak yetkililer tarafından benimsenmiş bazı diğer kaynaklarla desteklenmekte olduklarını ispat eden inandırıcı belgelerle desteklenmelidir.

Yeterli uygun destekleyici kanıt olmadan denetim sırasında uygulana kriterler güvenilirliği eksik olabilir. Eğer bu durum meydana gelirse, bulgu ve sonuçların inandırıcılığı etkilenecek ve denetim raporunun kabul edilmesi engellenebilecektir.

Denetlenen Kurumun Standartları

Performansın değerlendirilmesi için makul kriterler kurum tarafından veya kurum için daha önceden belirlenmiş olabilir. Mesela denetim ekibi:

·        Yasama Meclisi veya merkezi idare kurumları veya komisyonlar tarafından yüklenen hedef, sorumluluk ve standartlara;

·        Kurumun üst düzey yöneticileri tarafından kurumun performansının yönlendirilmesi ve ölçülmesi için benimsenen hedefler, kontroller, standartlar, dorumluluklar ve önlemlere bakabilir.

Fakat bunları denetim amaçları için benimsemeden önce denetim ekibi bu kriterlerin makul ve eksiksiz olduğundan emin olmalıdır.

Diğer Yetkililer

Kurum, performansın ölçülmesi için hakkıyla oluşturulmuş prensiplere veya standartlara sahip değilse, denetim ekibi uygun kriterleri kendi kendine oluşturabilir. Bu kriterler aşağıdakiler dahil çok çeşitli kaynaklardan geliştirilebilir:

·        İlgili endüstriler, mesleki kurumlar veya diğer hükümetler tarafından geliştirilmiş genel olarak benimsenen uygulama ve standartlar;

·        hükümet içinde veya dışında benzer kurumlar veya fonksiyonların performans standartları;

·        Kanada Kapsamlı Denetim Vakfı’nın “Yeterliliğin On İki Niteliği";

·        Kurum veya diğer yasama denetim kurumları tarafından benzer özelliğe sahip denetimlerde kullanılan önceki performans denetim kriterleri.

Bu yetkililere dayanan kriterlerin planlanan denetim için uygun hale getirilmesi için yorumlanması veya modifiye edilmesi gerekebilir.

Alt Kriterler ve Genel Beklentiler

Geniş kapsamlı kriterlerin incelenmekte olan kurumun, program veya fonksiyonun şartlarına uygun hale getirilmesi için genellikle düzenlenmesi gerekmektedir. Denetim amacının hepsi ile ilgili yüksek seviye kriterler ilk önce tanımlanmalı ve daha sonra daha özel alt kriterlere dönüştürülmelidir.

Kriterler ve alt kriterler denetimin dayanak noktasıdır. Birçok durumda, denetim devam ederken, denetlenen kurumun fonksiyonları hakkındaki bilgimizin artmasını belirtmek için ifade değişiklikleri gereklidir. Bu miktarda değişiklikler Grup Başkanının onayını gerektirir. Denetimin amacını, kapsamını, yaklaşımını, masrafını veya tamamlama tarihini önemli oranda etkileyen değişiklikler için Genel Denetçi Yardımcısının onayı gerekir.

"Genel beklentiler", bir alt kritere uyulmuş olduğunu gösterecek muhtemel yönetim uygulamalarının tasvir edilmesi ile daha sonra belirlenir. Fakat, denetim devam ederken, eşit derecede geçerli düzenlemeler veya alternatif uygulamalar da belirlenebilir.

Denetlenen Kurumun Üst Yönetimi ile Müzakereler Yapılması

Ekip, denetimde kullanılacak kriterlerin performansın kararlaştırılabileceği makul standartlar olduğu konusunda denetlenen kurumun üst düzey yönetiminin kabulünü almak için her türlü çabayı göstermelidir. Kriterler hakkında yönetimle fikir farklılıkları varsa Grup Başkanı yapılacak uygun faaliyet hakkında Genel Denetçi Yardımcısına danışmalıdır. Kriterlerle ilgili anlaşmazlıklar ideal olarak bir denetim üstlenilmeden önce çözülmelidir. Eğer bir anlaşmazlık çözülmeden kalırsa, Genel Denetçi Yardımcısı, denetime devam etmeden önce Genel Denetçinin onayını almalıdır.

Kanıt Toplama Planının Tasarlanması

Herhangi bir denetim çalışmasına başlamadan önce denetim ekibi, denetim kriterleri ile ilgili olarak gerçek performansın ölçüleceği prosedürler belirlemelidir. Ekip, denetim kriterleri ve alt kriterlerin hepsi için bir sonuca varmak amacıyla, üstlenilecek olan denetim çalışmasının amaç, özellik ve kapsamını planlamalıdır.

Amaç

Kanıt toplama planının amacı, denetim ekibinin denetim amacı ile ilgili bir karara varmasına imkan verecek yeterli, uygun kanıtların toplanmış olmasının sağlanmasıdır. Destekleyici belgelerle beraber planda, gerekli bilgilerin türü, toplanma şekli ve beklenen kaynaklar belirtilmelidir. Planın hedefi kanıtların tutumlu ve verimli olarak toplanmasının sağlanmasıdır.

Gelişme

Uygun denetim kriterleri ve alt kriterlerini belirledikten ve kriterler ve alt kriterlere nasıl uyacağımız konusunda genel beklentilerimizi oluşturduktan sonra kanıtların toplanması için denetim yaklaşımımızı tasarlamalıyız.

Kanıt toplama planını oluştururken alt kriterlerin hepsi için aşağıdakilere dikkat edilmesi gerekmektedir:

·        elde edilecek kanıtın türü;

·        kanıtın muhtemel kaynağı;

·        ne kadar kanıtın gerekli olduğu.

İlk olarak biz, alt kriterlerin her biri için gerçek performansı ne tür ve ne kadar kanıtın en iyi şekilde göstereceğine karar vermeliyiz. İkinci olarak kanıtların kimden ve nereden elde edilebileceğini belirlemeliyiz. Bu bilgiler, kriterleri, alt kriterleri ve genel beklentileri gösteren bir tabloda belgelenmelidir. Bu belgede alt kriterlerin hepsi için gerçekleştirmeyi düşündüğümüz çalışmanın özelliği ve kapsamı açıkça belirtilmelidir. Kanıtların türü, kaynağı ve yeterliliği ile ilgili bilgiler bu bölümdeki Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde bulunmaktadır.

Ekip, kanıtın nasıl toplanacağına karar verirken kanıt toplama masrafı ve denetim amacına ulaşmadaki değerini dikkate almalıdır. Mesela büyük, merkezden idare edilmeyen bir kurumda gerçek performans durumunu belirlemek için görüşme yapılması verimli bir yöntem olmayacaktır. Kişi veya kurumdan özel veri talepleri daha etkili olacak ve bu amaçla daha fazla veri sağlayacaktır. Fakat, genel uygulama bilindiğinde, kalite ve uygulamaların yapılmasını değerlendirmek için, inceleme ve tetkiklerle birlikte, saha görüşmeleri daha değerli olabilir. Mesela, planlanmış görüşmeler veya incelemeler, tasarlanan amacın gerçekte ulaşılıp ulaşılmadığı konusunda yeterli direk kanıt vermemesi ihtimali olmasına rağmen, uygulamaların düşünülen amacına ulaşıp ulaşamayacağı hakkında fikirleri belirlemek için kullanılabilir.

Ayrıntılı denetim yaklaşımı kararlaştırıldıktan sonra denetim planının bir parçası olarak özetlenmelidir. Özette aşağıdaki soruları cevaplandırarak, denetim yaklaşımı ile ilgili varılan esas kararlar belirtilmelidir

·        Kanıtlar nasıl toplanacak? Aşağıdakilerden hangisi kullanılacak:

-          görüşme (ve eğer görüşme ile toplanacaksa, kişi/ telefon/ diğer yollarla ne kadar görüşme yapılacak)?

-          belge incelemeleri (ve eğer bu yöntemle toplanacaksa, belgeleri nereden bulacağız —Kurum merkezi, bölge ofisleri)?

-          inceleme anketleri (ve eğer bu yöntemle toplanacaksa, kime gönderilecek ve sonuçlar nasıl değerlendirilecek)?

-          örnekleme teknikleri (ve eğer bu yöntemle toplanacaksa, istatistiksel mi olacak, başlangıç örnekleminin büyüklüğü ne olacak ve neyin daha özel araştırma gerektirecek bir hata oluşturduğu)?

-          diğer yöntemler (ve eğer bu yöntemle toplanacaksa, niçin ve nasıl)?

·        Eğer incelenmekte olan program bölgesel olarak teslim edilirse, ne kadar bölge ziyaret edilecek ve bu bölgeler nasıl seçilecek?

Kanıt toplama özeti ve ayrıntılı denetim yaklaşımı arasında alt kriterler bakımından güçlü bir bağlantı olması gerekmektedir. Özet, ayrıntılı denetim raporundan mantıklı ve açık olmalıdır.

Ayrıntılı denetim yaklaşımı dokümanları ile desteklenen bu kanıt toplama planı çeşitli nedenlerle önemlidir. Denetim için ayrıntılı bir bütçe planı geliştirilmesinin önemli bir parçasıdır ve yapılacak çalışmanın bir yol haritasını ve sonuç vermesi beklenen çalışma kağıtlarını sağlar. Grup Başkanı ve saha ekibi tarafından görüşüldükten ve kabul edildikten sonra plan, etkili teftiş için bir rehber ve çalışmanın masraf ve kalitesi için de sorumluluk yapısı sağlar.

Diğer Planlama Düşünceleri

Planlama aşamasında diğer çeşitli sorular da göz önüne alınmalıdır. Mesela:

·        Bilgisayar destekli denetim teknikleri herhangi bir denetim kriterinin analiz edilmesinde veya seçilmesinde bize yardımcı olacak mıdır? Eğer olacaksa, bilgisayar denetim personeli ile müzakereler yapılmalıdır.

·        Finansal denetim birimi personeli tarafından veya yetkililerin uygun gördüğü denetim birimi personeli tarafından yapılan herhangi bir iş veya daha önce elde edilen ve kullanılmayan ayrıntılı bilgiler var mıdır? Eğer varsa, performans denetim dosyalarına uygun bilgiler eklenmelidir.

·        Bilgisayar destekli sistemin bütünlüğünün herhangi bir denetim kriteri veya alt kriteri üzerinde önemli bir desteği var mıdır? Eğer varsa, EDP kontrollerinin değerlendirilmesine izin verilmeli ve bilgisayar denetim personeline danışılmalıdır.

·        Kriterin veya alt kriterin, yetkililerle veya mali kontrollerle uyumluluk gerektiren önemli unsurları var mıdır? Eğer varsa, bu işlevsel denetim alanlarındaki ilgili Denetim Müdürlerine danışılmalıdır. Bu işlevsel alanlarda Kurumun denetim standartlarına uymak için uygun denetim prosedürleri planlanmalıdır.

Denetim Ekibinin Seçilmesi

Denetim ekibinin hepsi, denetimlerin gereklerini yerine getirmek için gerekli yeterliliğe sahip olmalıdır.

Denetim ekibinin seçilmesi planın oluşturulmasının önemli bir parçasıdır. Bir çok durumda ekip, bir veya daha fazla personel ve bir veya daha fazla uzmandan oluşacaktır. Uzmanlar genellikle bir denetimin her yönü ile ilgilenmemelerine rağmen, denetim ekibine bilgi ve yenetekleri doğrultusunda katkıda bulunacaklardır. Bu nedenle ekibin bir parçası olarak düşünülmelidirler.

Bilgi ve Yeterlilik Şartları

Grup Başkanı bir denetimin gerçekleştirilmesi için gerek duyulan yeterlilik şartlarının bir analizini hazırlamalıdır. (Personel düzeyinde genel gereksinimler için Bölüm 3 Teknik Standartlar ve Prensipler — Performans Denetim Sorumluluğu bölümüne bakınız.)

Analizde, gereksinimlerin mevcut kurum personeli için mi şart koşulduğu yoksa uzmanlar için de mi uygulanacağı belirtilmelidir. Uzman yeteneklerine ihtiyaç duyulan yerlerde Grup Başkanı, Ekip Şefinin yardımı ile, uygun uzmanlari belirlemeli ve irtibata geçmelidir. Bu bakımdan önemli bir verimlilik sorunu bulunmaktadır: İncelenmekte olan alanı daha iyi anlamak için gerekli araştırma yapan Kurum personelinden ziyade bir uzmanın denetimin ilk aşamalarında işe alınması daha az masraflı olabilir. (Bir uzmanın belirlenmesi ve seçilmesi ile ilgili olarak Bölüm 3—Performans Denetim Sorumluluğu bölümüne ve Uzmanların işe alınması ve yönetilmesi ilgili olarak da  Bölüm 8—Proje Yönetimi Bölümüne bakınız.)

Dokümantasyon

Denetim planında, personel niteliklerinin uygun şekilde ele alındığı ve bu niteliklerin karşılandığı ile ilgili genel performans denetim standartları açıkça belirtilmelidir. Planda ekip üyeleri (personel ve uzmanlar) listelenmeli ve ekibin, denetimi gerçekleştirmek için gerekli olan yeterlilik düzeyine sahip olduğu belirtilmelidir. Bir ekte (sadece birim içi kullanım için) aşağıdakiler açıklanmalıdır:

·        denetim için gerekli yeterlilikler, ve

·        ekibi oluşturan kişilerin nitelikleri.

Danışmanlık Komitesi

Bu noktada eğer gerekli görülürse bir danışmanlık komitesi seçilmelidir.

Danışmanlık Komitesinin seçilmesi ve yönetilmesi ile ilgili özel bilgiler Bölüm 3-Performans Denetim Sorumluluğu, ve Bölüm 8-Proje Yönetimi bölümlerinde verilmektedir.

İletişim Yaklaşımının Tasarlanması

Planlama aşamasında ekip, denetim süresinde, denetlenen kurumun yönetimi ile iletişimin nasıl yapılacağını belirlemelidir.

Performans denetiminin önemli bir yönü de,  incelenmekte olan kurumun yönetiminden denetimin çeşitli aşamalarında alınan düşüncelerdir. Yönetime verilecek düzenli brifingler elde ettiğimiz bilgilerin tam ve kesin olmasında yardımcı olacaktır. Bu brifingler aynı zamanda yönetime, bizim dikkatimizi çekmeyecek ilgili ek bilgileri sağlaması imkanını verecektir.

Planlama sürecinin bir parçası olarak denetim ekibi, yönetimle acil iletişim kurmak için bir strateji hazırlamalıdır.

·        İletişim stratejisi aşağıdakileri içermelidir:

·        iletişim için önemli olaylar;

·        devamlı program düzeyi ilişkileri hakkında beklentiler (devamlı ilişki program düzeyindeki en üst müdürle, genellikle Bakan Yardımcısı veya dengi, yapılmalıdır);

·        açıklama müzakerelerin ne zaman ve hangi düzeyde yapılacağının ayrıntıları.

Bütçe ve Programlama

Kanıt toplama planı oluşturulduktan sonra, ekip üyeleri tarafından denetim için zaman ve masrafları belirten ayrıntılı bir bütçe hazırlanmalıdır.

Maliyetler personel için Kurumun iç oranlarına, uzmanlar ve danışmanlar için de sözleşme oranlarına göre belirlenmelidir.

Bütçede denetimin üç ana aşaması içerisindeki anahtar faaliyetlerin zaman ve masrafı belirtilmelidir (planlama, gerçekleştirme ve rapor). Seyahat süresi ve masrafları de belirtilmelidir. Bütçe gereksinimleri ile ilgili daha fazla bilgi almak için Bölüm 8, "Proje Yönetimi" bölümüne bakınız

Denetim planında, yılın nihai denetim planını yayınlamayı umduğumuz çeyreği de dahil olmak üzere önemli dönüm noktaları da belirtilmelidir. Önemli dönüm noktalarının belirlenmesi amacıyla yapılacak çalışma için ayrıntılı bütçenin yanı sıra personelin her birinin gerçekte sahip olduğu kesin zaman oranlarının bulunması gereklidir.

Planın Belgelenmesi

Grup Başkanının talimatları doğrultusunda, Genel Denetçi Yardımcısının onayına sunmak için ayrıntılı bir denetim planı hazırlanmalıdır.

Amaç

Ayrıntılı denetim planında daha önce görüşülen önemli planlama kararları belgelenir. Esas amacı:

·        planlanmış denetim yaklaşımının iç incelemesi ve onayı için bir temel oluşturulması (kullanılacak kaynaklar, kriterler, ayrıntılı denetim yaklaşımı, vb.);

·        yeterli, uygun kanıtların toplanması için bir yapı oluşturulması;

·        denetim ekibi için bir çalışma planının hazırlanması (önemli dönüm noktaları, zaman aralıkları, vb.); ve

·        denetimin Grup Başkanı ve Genel Denetçi Yardımcısı tarafından sürekli teftiş edilmesi, incelenmesi ve kontrol edilmesi için bir temel oluşturulmasıdır.

Denetim planı aynı zamanda denetimin amacı, kapsamı, kriterleri ve zamanı ile ilgili olarak denetlenen kurumun üst düzey yönetimi ile yapılacak harici iletişimler için de bir temel oluşturur.

İçerik

Denetim Planında, kurum içi hangi yaklaşımın kullanılmasına karar verilmesi ve kurum dışı denetlenen kurumla yapılan müzakerelere rehberlik edilmesi kullanılacak bilgiler bulunmalıdır, nitekim biz aşağıdakileri yapmayı planlamaktayız;

·        incelenecek olan program veya fonksiyonun bir açıklaması,

·        denetim amacı ve kapsamı,

·        deneme raporu taslağı,

·        kriterler, alt kriterler ve kabul edilebilir bir performans ile ilgili olarak, kriterler için bir destek açıklaması dahil, bizim genel beklentilerimiz,

·        kanıt toplama konusunda denetim yaklaşımının bir özeti,

·        incelenmekte olan kurumun temsilcileri ile sürekli iletişim planı,

·        tamamlama programı.

Denetim planının eklerinde denetimin nasıl düzenleneceği ile ilgili ayrıntılı bilgiler bulunmalıdır -sadece iç kullanım için:

·        denetim için yeterlilik gereksinimlerinin bir analizi;

·        görevlendirilen personel ve uzmanların bir listesi, ve bu kişilerin bireysel niteliklerinin denetimin yeterlilik gereksinimlerine nasıl uygun olduğu;

·        alt kriterlerle bağlantılı olarak, yapılacak çalışmanın özelliği, amacı ve kapsamı dahil ayrıntılı denetim yaklaşımı; ve

·        sarf edilmiş masraflar da dahil bütçe, saat ve dolar olarak.

Planın Onaylanması

Saha çalışmaları başlamadan önce denetim planı Genel Denetçi Yardımcısı tarafından onaylanmalıdır.

Grup Başkanı, önerilen denetim planının eksiksiz ve uygun olduğuna karar verdiğinde bir iç inceleme toplantısı yapılmalıdır. Toplantıya denetim ekibi, Genel Denetçi Yardımcısı ve denetim danışmanlık komitesi (eğer kurulmuşsa) katılmalıdır.

Önerilen plan ve ekleri toplantıdan en az iki gün önce katılanlara dağıtılmalıdır. Bu toplantıda ortaya atılan hususlar çözüldükten sonra denetim planı Genel Denetçi Yardımcısı tarafından onaylanacaktır.

Planın Tebliğ Edilmesi

Denetim planı incelenmekte olan kurumun yönetimine ve sorumlu bakana tebliğ edilmelidir.

Denetlenen Kurumun Yönetimi ile Haberleşmeler

Denetim Planı resmi olarak Genel Denetçi Yardımcısı tarafından onaylanmasından sonra, Genel Denetçi Yardımcısı ve Grup Başkanı planı genel olarak görüşmek üzere Bakan Vekili veya Genel Müdür ile bir toplantı yapmalıdır. Onaylanan denetim planının bir nüshası, iç kullanımlar için olan ekler hariç, normalde denetlenen kurumun bu tarihteki üst düzey yönetimine verilir.

Sorumlu Bakan ile Müzakereler

Bakan Vekili veya Genel Müdür ile yapılan toplantılardan sonra, Genel Denetçi genellikle, üstlenilen denetimleri görüşmek üzere, incelenmekte olan kurumdan sorumlu bakan ile bir toplantı yapar.

Denetim Planı Değişiklik Formu

Program Mantık Modellerinin Kullanılması

Aşağıdaki bölümlerde denetim kriterlerinin oluşturulmasında ve performans ölçümlerinde mantık modellerinin nasıl kullanılabileceği açıklanmaktadır.

Denetim Kriterlerinin Oluşturulması

Mantık modelleri, denetim kriterlerimize esas teşkil edebilecek önemli işlemleri belirlemek ve bunlara göre incelenen yönetim kontrolü seviyesini değerlendirmek için kullanılabilir. Bu önemli işlemler belirlenir ve aşağıda gösterildiği gibi sorumluluk veya "yılan" tablolarına yazılır. Bir çok durumda tablonun her sütunu incelenecek ayrı bir kritere götürebilir.

Denetim Yaklaşımın Kararlaştırılması

Mantık modelleri bir programı, ekonominin, verimliliğin ve etkinliğin analiz edilmesini ve performans göstergelerinin elde edilmesini kolaylaştırarak tasvir etmesi için kullanılabilir. Aşağıdaki modelde girdiler, faaliyetler, çıktılar, sonuçlar ve "üç e" (economy, efficiency, effectiveness (tutumluluk, verim, etkinlik)) arasındaki ilişki gösterilmektedir.

Performans Ölçümlerinin Oluşturulması

Mantık modelleri denetleyenin hangi performans ölçümlerini izlemesi ve rapor etmesi gerektiğine karar vermek için kullanılabilir. Ölçümler - incelenmekte olan program türü için makul bir standartla karşılaştırıldığında - değerlendirilmekte olan konular için miktar, kalite, masraf ve süre temel unsurları etrafında oluşturulabilir.

Mesela, eğer bir eğitim yardımı programı performans denetiminin konusu ise aşağıdaki modelde, dikkate alınacak muhtemel çıktılar, sonuçlar ve performans ölçümleri gösterilmektedir.

Denetim Kapsamı ve Kriterlerin Geliştirilmesinde Faydalı Referanslar

·        Kurum tarafından gerekleştirilen önceki denetimlerdeki hedefler, kapsam ve kriterler

·        Genel Denetçilik Kurumu Denetim Kılavuzu ve raporları

·        Kanada Kapsamlı Denetim Vakfı’nın "Verimliliğin On İki Niteliği"

·        Diğer dairelerdeki denetimler

·        Sanayi standartları

·        Sanayi kurumları

Kriterlerin Oluşturulmasında Verimliliğin On İki Niteliğinin Kullanılması

"Verimliliğin On İki Niteliği" ilk önce 1987 yılında Kanada Kapsamlı Denetim Vakfı tarafından Kamu Sektöründe Verimlilik Raporu Hazırlanması ve Denetim kitabında yayınlanmıştır.

Bu nitelikler, denetimin odak noktası bir program veya kurumun yönetimi ile ilgili olduğunda, denetim kriterlerinin oluşturulması için iyi bir dayanak sağlar (Bölüm 4, Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde her nitelik altında sorulabilecek sorulara da bakınız).

Yönetim Yönlendirme

Bir kurumun, bileşen programlarının veya ticari çizgisinin ve çalışanlarının hedefleri kurumun planlarında, yapısında, yetkilerin verilmesinde ve karar alma işleminde açık, iyice entegre ve anlaşılır ve uygun şekilde yansıtılmış olması.

İlgi

Bir program veya ticari çizginin, cevap vermesi düşünülen problemler ve şartlar ışığında fikir vermeye devam etmesi.

Uygunluk

Bir programın veya önemli bileşenlerinin tasarımının ve yapılmakta olan çalışma seviyesinin ulaşılacak özel hedefler ışığında mantıklı olması.

Tasarlanan Sonuçların Alınması

Hedef ve amaçların gerçekleştirilmiş olması.

Onay

Bir program veya ticari çizgi için düşünülen iştirak sahipleri veya müşterilerin, başarılı olacağı şeklinde karar vermesi.

İkinci Dereceden Etkiler

Tasarlanmış olsun veya olmasın, olumlu veya olumsuz diğer önemli sonuçların meydana gelmiş olması.

Maliyet ve Verimlilik

Maliyet, girdi ve çıktılar arasındaki ilişki.

İsteklilik

Bir kurumun piyasa, rekabet, mevcut finansman ve teknolojiyi benimseme yeteneği.

Mali Sonuçlar

Gelir ve giderlerin karşılaştırılması ve hesaplanması; ve aktif, pasif ve öz sermayenin hesaplanması ve değerlendirilmesi.

Çalışma Ortamı

Kurumun çalışanları için uygun çalışma ortamı sağlaması, gelişme ve ilerleme için uygun fırsatlar sağlaması ve taahhüt, inisiyatif kullanma ve güvenliği desteklemesi.

Varlıkların Korunması

Kurumun başarı, itibar, sürekliliğini tehdit edebilecek zararlardan korunması için önemli varlıkların - ürünlerin, değerli mülk, anahtar personel, anlaşma ve önemli kayıtlar ve bilgilerin kaynağı gibi - emniyete alınması.

İzleme ve Raporlama

Performans ve kurumsal gücü ile ilgili önemli meselelerin belirlenmesi, rapor edilmesi ve izlenmesi.

Kanıtların Türü, Kaynağı ve Yeterliliği

Kanıtların Türü

Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü-FCVI, yaptığı araştırmada, Paranın Değeri Denetim Kanıtları, dört çeşit kanıt belirlemiştir:

·        fiziksel;

·        belge;

·        sözlü; ve

·        analitik.

Fiziksel Kanıt

Denetçi, çalışma faaliyetlerini gözleyerek, sermaye projelerini inceleyerek, imkanları tetkik ederek ve denetim faaliyetlerini yeniden gerçekleştirerek fiziksel kanıt toplar. Bu tür kanıtlar genellikle bir denetçinin elde edebileceği en ikna edici kanıtlardır.

Belge Kanıtları

Belge kanıtları denetim sırasında rapor, veri ve yazışma şeklinde elde edilir. Görüşmeler veya brifingler sırasında denetçi tarafından özellikle talep edilebilir veya denetlenen tarafından gönüllü olarak verilebilir. Bu tür kanıtlar denetlenen veya üçüncü taraflardan alınan yazılı onayları kapsar.

Belge kanıtları genellikle fiziksel kanıtlardan daha az güvenlidir (fakat bu durum şartlara bağlıdır). Belge kanıtlarının kaynağı güvenilirliği etkileyen önemli bir faktördür. Bazı durumlarda kurum içi belgeler bir bulguyu destekleyen ikna edici kanıt oluşturabilir; diğer durumlarda kurum için belgelerin doğruluğu şüpheli olabilir ve destekleyici kanıtlar gerekir.

Sözlü Kanıtlar

Sözlü kanıtlar performans denetiminde, diğer tür denetimlerin büyük bir kısmından daha önemli bir rol oynar. Görüşmeler bilgi ve kanıt toplamanın en önemli bir yöntemidir. Genellikle bir dizi konuyu kapsayacak şekilde tasarlanmış olması bakımından soruşturmalardan farklıdır. Sorular yöneltildiği ve konu kapsandığı için esnektir. Performans ve mali durum denetimlerinde yaygın olan soruşturmalar genellikle tek bir konu ile ilgili özel bilgileri almak için tasarlanmıştır. Bir performans denetiminde soruşturmalar genellikle bir görüşmenin devamı şeklinde gerçekleştirilir.

Görüşmeler sırasında elde edilen bilgiler genellikle ikna özelliği yüksek kanıtları temsil eder. Görüşme yapanların yorumları ve düşünceleri ve incelenmekte olan sistemler ve operasyonlar ile ilgili tecrübeleri genellikle herhangi bir diğer kaynaktan elde edilmesi mümkün olmayan bilgiler verir. Görüşme yapanların açıklamaları genellikle çok değerlidir, denetçiye kanıtı değerlendirmesi için önemli bilgiler verir.

Bir görüşme sırasında elde edilen önemli kanıtlar diğer kaynaklarla, özellikle eğer bilgi denetçinin raporunda yer alacaksa, desteklenmelidir. Mesela yazılı onaylar, söylenen hakkında bir mutabakat olmasını sağlar. Konunun özelliği ve önemliliğine bağlı olarak, sözlü kanıtın onaylanması daha fazla görüşme yapılarak veya ilgili program belgeleri ile elde edilebilir.

Özet olarak, sözlü kanıtların performans denetimlerinde özellikle öneli olmasına rağmen denetçi bu kanıtlara güvenirken ihtiyatlı olmalıdır. Kanıtlarla desteklenmeyen ifadeler ve gerçek olmaktan çok görüş şeklindeki ifadeler dikkatle değerlendirilmeli ve mümkün olduğu kadar kanıt olarak kabul edilmeden önce teyit edilmelidir.

Analitik Kanıtlar

Denetçiler aşağıdaki hususlarda mesleki hüküm vermeyi kullandıklarında analitik kanıt elde ederler:

·        fiziksel, belge ve sözlü kanıtların düzenlenmesi ve değerlendirilmesi (mesela inceleme veya seçme sonuçlarının değerlendirilmesi),

·        gerçekler, bulgular ve sonuçların destek düzeyinin ve denetim raporunun tüm içeriğinin değerlendirilmesi

Kanıt Kaynakları

Kanıtlar çeşitli şekillerde elde edilebilir:

·        direkt gözlem veya tetkikler,

·        belge, dosya veya işlemlerin incelenmesi,

·        görüşmeler,

·        araştırma anketleri,

·        analitik inceleme,

·        iç denetim ve diğer değerlendirmelere itimat.

Direkt Gözlem ve Tetkikler

Denetim işlemlerini veya sonuçlarının yeterliliğine karar vermek için faaliyetler, mülkiyet, veya olaylar direk olarak gözlenebilir veya tetkik edilebilir.

Belgeler, Dosyalar veya İşlemler

Belgelerin, dosyaların veya işlemlerin incelenmesi aşağıdakileri içerebilir:

·        Özel denetim kriterleri ile ilgili benzer bir öğenin analizi,

·        belge, dosya veya işlemlerin bir örneğinde belirli özelliklerin veya bilgilerin taranması.

Daha fazla bilgi edinmek için bu bölümün sonundaki "Örnek Büyüklüğü" bölümündeki ifadeye bakınız.

Görüşmeler

Görüşmeler performans denetiminde bilgi ve kanıt toplamanın en önemli bir yöntemidir. Şunları belirlemek için yapılabilir: bir kurumu temsil eden fonksiyonların ve seviyelerinin uygulamaları ve fikirleri; üst düzey yönetimin anahtar üyelerinin uygulamaları ve fikirleri; ve dış çıkar grupları veya kuruluşların görüşleri.

Araştırma Anketleri

Araştırma anketleri fikir veya verilerin temsili bir örneğini toplamada çok verimli bir yöntem olabilir ve belirli bir denetimdeki kullanışlılığı planlama aşamasında dikkate alınmalıdır. Fakat, anketler dikkatle düzenlenmelidir. Anketin tasarlanması ilgili işlemler ile ilgili tam bir bilgi yansıtmalı ve kullanılan sorular denetimin üstlenildiği kurumun üst düzey yönetimi tarafından önceden izah edilmelidir.

Uzmanlar genellikle denetim ekibine araştırma anketlerinin tasarlanması ve sonuçlarının yorumlanmasında yardımcı olması için çalıştırılır. Ekip üyeleri, bu yöntemlerle elde edilen sonuçlara (ve karşılık gelen itimat düzeyi/ araştırma boyutuna) ne kadar ağırlık vereceklerini kararlaştırırken diğer yöntemlerle (görüşmeler, belgeler ve analitik kanıtlar) elde edilecek itimadı tam olarak dikkate almada ihtiyatlıdır.

Daha fazla bilgi edinmek için bu bölümün sonundaki "Örnek Büyüklüğü" bölümündeki ifadeye bakınız.

Analitik İncelemeler

Analitik inceleme, incelenmekte olan kayıtlı miktarın denetçinin beklediği bir miktarla karşılaştırılmasını içeren bir testtir. Denetçinin miktar beklentileri, incelenmekte olan miktar ve bazı bağımsız veriler arasındaki ilişki bilgisinden elde edilir.

Analitik inceleme, incelenmekte olan denetim sorusunun özelliğine bağlı olarak bir çok biçimde yapılabilir:

·        uygunluk için genel inceleme

·        önceden tahmin etmeye yönelik analiz

·        karşılaştırmalı analiz

·        istatistiksel analiz

·        komple doğrulama prosedürleri.

Bir analiz nispeten basit olabilir veya karmaşık olabilir (regresyon analizi gibi). Analiz, hangi biçimde olursa olsun, denetçinin doğruluğuna ve tamamlığına güvenebileceği veriyi temel almalıdır.

İç Denetimler ve Diğer Değerlendirmeler

Denetlenen kurumdaki kişiler tarafından veya kurum adına yapılan denetimler, değerlendirmeler ve araştırmalar genellikle iyi bir bilgi kaynağıdır. Eğer denetim ekibi tamamlanan veya planlanan denetim veya araştırmalardan haberdar ise, rapor edilen sonuçları kullanabilir.

Fakat diğerlerinin çalışmalarına itimat edildiği yerlerde Kurum, kendi denetim raporunda bulunan bilgilerin esas sorumluluğunu üstlenmeyi sürdürür. Bu nedenle biz, itimadın uygun olduğu kararına varmamız için denetim prosedürlerini yerine getirmeliyiz. Bunu yapmak için ekip ilk önce aşağıdakilerin yazılı bir değerlendirmesini yapmalıdır:

·        çalışmanın amacı, hedefi ve kriterlerinin planlanan performans denetimi ile uygunluğu,

·        gerçekleştirilen çalışmanın özelliğinin planlanan performans denetimi ile uygunluğu,

·        çalışmanın Paranın Değeri Denetim standartlarına göre yapılmış veya yapılacak olup olmadığı,

·        denetçi veya inceleyenin yeterliliği ve bağımsızlığı,

·        sonuçların güvenilirliği,

·        destekleyici kanıtlara olan ihtiyaç.

Kanıtın Yeterliliği

Mutlak kesinlik sağlamak için yeterli kanıt elde etmek genellikle pratik olmamasına rağmen, kanıtın özelliği ve kapsamının bize, gerçeklerimizin doğru olduğundan emin olmak zorundayız.

Kanıtların yeterliliğinin değerlendirilmesi Bölüm 6, "Saha Çalışmasının Yapılması" bölümünde ele alınmaktadır Fakat planlama aşamasında bizim için ne kadar kanıta ihtiyacımız olduğunun planlanması gereklidir. Bu şekilde, önerilen denetim çalışması için gerekli olan zaman ve masrafı dikkate alabiliriz.

Mesela, eğer prosedürlerde homojen bir populasyonun temsili nitelikleri veya düşüncelerini test etmek tasarlanmışsa, bir temsil örneğin alınmış olmasından emin olmak için ,yapılan yaklaşımla beraber bu gerçek not edilmelidir (bölgenin %x'i için "A" faaliyeti ile ilgili bölgesel prensipler ve prosedürler incelenecektir). Bölge ........'e göre seçilecektir" gibi...

İncelenmekte olan işlemler veya diğer hususların %100 doğrulanması pratik olamadığından, örnek alınması denetimlerin hepsinin standart bir parçasıdır. Bir çok şekilde kullanılabilir:

·        saha tetkikinin uygulanması gereken yerin seçilmesi,

·        kimlerle görüşme veya araştırma yapılacağının seçilmesi,

·        hangi belge, dosya veya işlemlerin inceleneceğinin seçilmesi.

Saha tetkiklerinin bir örneğinin veya görüşülecek kişinin seçilmesi genellikle muhakeme ile yapılır. Fakat inceleme için kişinin veya belge, dosya veya işlem örneklerinin seçilmesinde istatistik örnekleme metotları kullanılmalıdır. Her iki durumda da denetim ekibi:

·        örneklemenin hedefini belgelemelidir;

·        örneklemenin yapıldığı populasyon belgelemelidir;

·        örnekleme metodunda istatistik veya muhakemeden metodundan hangisinin kullanıldığını belirtmelidir;

·        ilgili her türlü hesaplamalar da dahil olmak üzere, örneğin seçilme metodunu ayrıntılarıyla belgelemelidir.

Örnek veya İnceleme Boyutunun Hesaplanması

Belgeler, Dosyalar veya İşlemlerin Seçilmesi

Ne kadar paranın harcanacağı hakkında karara varabileceğimiz şekilde denetim için konuları seçtiğimiz  durumlarda, finansal denetimlerde gerekli olan aynı dikkati göstermemiz gerekmektedir,  yani uygun seviyede bir önemlilik belirlemek ve örnekleri temsil esasına göre seçmeliyiz.

Mesela, belirli bir bakanlık tarafından idare edilen bir dizi programın denetiminde "$xx milyonun doğru kişiye, doğru miktarda, doğru nedenlerle" verilip verilmediğine karar vermek isteyebiliriz. Bunu yapmak için istatistiksel olarak geçerli yöntemleri kullanarak rasgele örnekler seçmemiz gerekmektedir.

Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü standartları kapsamında, denetim çalışmamızda mesleki karar vermemize dayanarak, "yüksek güvene" ulaşmayı hedeflemekteyiz. R. J. Anderson'un denetim  standartları ile ilgili 1977 yılındaki, Harici Denetim: Kavram ve Teknikler metnine göre, örnekleme prosedürleri için %80 kabul edilebilecek en düşük güven seviyesidir ve en azından çakışan prosedürlerden orta düzeyde güven gerektirir. Bu nedenle biz, diğer performans değerlendirme yolları ile birleştirildiğinde %80 güven seviyesinin örnekleme prosedürleri için kabul edilebilir olduğunu düşünmekteyiz. Örnekleme boyutunun belirlenmesi için genel olarak benimsenen formülde %80'in kullanılması ile (aşağıdaki kutuda gösterilmektedir) test etmek için tasarrufu yüksek örnekleme boyutunun 25 olduğunu buluruz. Fakat bu sadece kendisinden alınan işlem populasyonunun sorudaki niteliklerle benzer özellikler taşıdığının gösterilebilmesi durumunda çalışır (mesela aynı program personeli tarafından yürütülen aynı mali kontroller). Kontrollere güven yerleştirilebileceğini göstermek için sonuçlarla test edilecek tamamlayıcı kontroller de gerektirir.

Fakat bu gibi küçük bir örnekleme kullanılırken, herhangi bir hata bulunması, kötü harcama miktarını daha doğru olarak tahmin etmek için daha fazla örneğin alınmasını gerektirir. Örnekleme boyutunun genişletilmesi kararları, bulunan hataların özelliğini ve kapsamını, tüm populasyona ekstrapolate etmeye çalışmadan basitçe tanımlamanın daha tutumlu olabileceğini dikkate almalıdır; başka bir ifadeyle, istatistiksel örneklemin kullanılması için daha fazla çaba gösterilmesinden uzak durulmalıdır.

Buna ek olarak, aşağıdakiler için uygun denetim metotlarını takip edilmesine dikkat edilmelidir:

·        ne kadar harcamanın bir (homojen) populasyona birleştirilebileceğine karar verilmesi - işlemlerin hepsi aynı kontrollere tabi olmalıdır (mesela: aynı amaçla bir program içerisinde harcama yapılması ve aynı kontrollerin uygulanmasında aynı personelin çalışması);

·        rasgele seçilen örnekleme konuları işlemlerin seçiminde herhangi bir etkinin bulunmadığını sağlayacak yöntemler kullanılmalıdır (mesela: tamamlanmış işlemler listesinde dolarları saymak için rasgele bir sayı oluşturucu kullanılması);

·        örneklerin incelenmesi—araştırılacak adımlar ve hatayı neyin oluşturduğu zaman geçtikçe belirtilmelidir ve örneklerin incelenmesinde tutarlı prosedürler uygulanmalıdır;

·        belge inceleme çalışması—gerçekleştirilen her adım, her işlem için yürütülen adımları gösteren bir tablo formatında kaydedilmelidir;

·        hatayı neyin oluşturduğunun tanımlanması—bulgular nedeniyle, harcama kararlarının ve bizim harcanan miktar hakkındaki denetim düşüncemizin kesinliği hakkında endişeler ortaya atılacağı için, kontrol hataları ve dolar hataları için neyin daha fazla incelemeye ve sorgulamaya neden olabileceği hakkında açık olmamız önemlidir (mesela: fiyatı $10.000 olan bir şey için $10.010 ödendiğini gösteren bir işlem dolar hatası olarak kaydedilmeli ve bu durumun çalışmayan bir tuş hatası nedeniyle meydana gelmiş olduğunun bulunması ise bir kontrol hatası olarak kaydedilmelidir. $10 küçük bir miktar gibi görülmesine rağmen, test edilen işlem diğer birçok işlemi temsil eder, bunlardan bazılarında, toplam harcama miktarına nispeten daha büyük hatalar bulunabilir.);

·        hataların ele alınması—bulunan hatalar, neyin bulunduğunun açıklaması ile tam olarak belgelenmelidir ve örnek boyutlarının genişletilmesine karar vermek için standart denetim referansları  (yukarıda bahsedilen R.J. Anderson metni) kullanılmalıdır; ve

·        örnek kanıtların özetlenmesi ve sonuçlandırılması—örnekleme prosedürlerinin çalışma kağıtları hataların bulunup bulunmadığını göstermeli ve örnekleme sonuçlarına yerleştirilebilecek güven hakkında sonuca varılmalıdır.

İncelemelerin Kullanılması

Birey veya kurumlardan incelemek için temsili bir örnek seçtiğimiz durumlarda üç faktörün kararlaştırılması gerekmektedir:

·        sonuçlardan almak istediğimiz güven seviyesi;

·        hatanın marjini;

·        hedef populasyona bir veya daha fazla talep gönderilerek ulaşılabilen tahmini tepki seviyesi.

Aşağıdaki tablolarda yüksek güven seviyeleri veya düşük hata marjinlerinin gerekli tepki sayısını artırdığına dikkat ediniz. İnceleme uzmanımız ile yapmış olduğumuz müzakerelerde, incelemelerimizin geçerli, güvenilir sonuçlar vermesi için incelemelerimizde kullanmamız gereken en düşük güven seviyesinin %90 ve en yüksek hata marjininin de %7 olması gerektiği kararlaştırılmıştır. Mümkün olan yerlerde %5'lik bir hata marjini ile %95 güven tercih edilir fakat bu durum inceleme boyutu ve ilgili masrafların daha yüksek olmasına neden olur. İnceleme sonuçlarına kanıt olarak itimat edilmesi ve bir inceleme masrafındaki karşılık gelen artış bu kararı desteklemelidir.

İncelemenin ön yargılı olmasından kaçınmak için en az %50 bir tepki oranı gerekli görmekteyiz. Bu nedenle birçok durumda inceleme boyutları aşağıdaki tabloda gösterilen rakamların 2 ile çarpımına dayanarak seçilmelidir (%100/%50—tablolarda gösterilen rakamlarda %100 tepki oranı esas alınmıştır.)

Fakat eğer hedef populasyonumuzdaki kişilerin tepki vermek üzere oldukça motive olduğu anlaşılırsa, daha az inceleme yapabiliriz. Mesela eğer %60 tepki oranına ulaşılabileceğine inanırsak inceleme boyutu, tablolarda doğru güven seviyesi ve hata marjini için gösterilen rakamların 2 yerine 1.67 (%100/%60) ile çarpımı olabilir. Tepki oranındaki bu küçük ayarlama inceleme boyutunda önemli bir azalmaya neden olabilir.  Mesela:

%95 güven seviyesinde ve % 5 hata marjininde ve 25.000 populasyonda, %50 veya %60 tepki oranı arasındaki gerekli inceleme boyutundaki fark: 394 x 2 – 394 x 1,67 = 788 – 658 = 130. Bu inceleme boyutunda %15'den fazla bir azalmadır. Gerekli olan tepki sayısının aynı olduğuna dikkat ediniz — 394.

Fakat incelemenin düzenleme masrafının yüksek olması durumunda denetçilere daha küçük örnekleme boyutu kullanırken dikkatli olmaları önerilir. Bunun nedeni, eğer gerekli tepki oranlarına ulaşılamazsa, ekibin inceleme sonuçlarını kullanamama riski bulunmasıdır. Eğer orijinal örnekleme boyutu %95 güven seviyesi %5 hata marjini kullanılarak belirlenirse, güven seviyesinin daha düşük bir seviyeye veya hata marjininin daha yüksek bir seviyeye ayarlanması ile sonuçların kullanılması mümkün olabilir. Bu, tepkilerin gerçek sayısının tablolarda karşılık gelen güven ve hata seviyelerine getirilmesi ile yapılır. Mesela:

Önceki örnekte eğer %60 tepki oranı bekleniyorsa, inceleme boyutu 658 olmalıdır. Eğer sadece 330 inceleme iade edilmişse (gerekli olan 394'ün aksine), eğer güven seviyesi %90'a veya hata oranı %7'ye artırılabilirse sonuçlar hala faydalı olabilir (Tabloda görüldüğü gibi 268 veya 202 kadar az olan tepkiler hangi faktörün değiştirilmiş olduğuna bağlı olarak kabul edilebilir). Fakat incelemelerin en az %50'sinin iade edilmiş olması önemlidir —bunun anlamı bu örnek için 330 tepkinin kabul edilebilir olduğudur (eğer yukarıda bahsedildiği gibi ilgili faktörler değiştirilebilirse), fakat 268 tepki kabul edilebilir olmayacaktır (268 değeri 658'in %50'sinden azdır).

İnceleme sonuçlarına daha yüksek güven seviyesi konulacağından aslında daha yüksek kesinliğe (%5 hata ile %95) karar verildiğini varsayarak, kesinliğin bu şekilde azaltılması daha fazla prosedürün gerçekleştirilmesini gerektirecektir (bu nedenle inceleme üzerindeki daha az güven savunulur).

Sonuçları kurtarmak için güven seviyelerinde ve hata oranlarında ayarlamalar yapılabilmesine rağmen, inceleme harcamasında tasarruf yapmak için yetersiz sayıda tepkinin riski savunulamayabilir. Sonuçların geçerli olarak kabul edilmesi için tepkilerin sayısının en az %90 güven seviyesi ve %7 veya daha az hata marjini oluşturması gerektiğini unutmayınız. Bu nedenle, denetim ekibinin daha yüksek bir tepki oranı beklemek için çok iyi nedenleri yoksa, %50 tepki oranının kullanılması uygun olarak düşünülür.

İnceleme gereksinimleri ile ilgili daha fazla bilgi Bölüm 6 Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde bulunabilir. Planlama denetimleri ile ilgili olarak bu bölüme başvurulmasının önemli bir noktası da şudur: tepki verenleri izleyebilmek için adımlar atılmalı ve böylece gerekli tepki oranlarına ulaşmak için ikinci talepler gönderilmelidir. Gerekli sayıda tepkiye ulaşmak için yeni kişilere ek incelemelerin gönderilmesi istatistik olarak geçerli bir metot değildir çünkü tepki önyargısı problemini çözmez (sorulara cevap vermek üzere daha fazla motive edilmiş olanlara dayanan sonuçlar).

* Not: Bu tabloda eğer %100 tepki oranı bekleniyorsa  gönderilmesi gereken inceleme sayısı, başka bir ifadeyle basit bir rasgele örnekleme için gerekli tepkilerin sayısı, gösterilmektedir. Yani, %50 tepki oranı bekleniyorsa, yukarıda gösterilen rakamlar ikiyle çarpılmalıdır.