|
BRITISH COLUMBIA
GENEL DENETÇİLİK KURUMU
|
İçindekiler |
| 4. Denetimlerin Seçimi |
Teknik Standartlar ve Prensipler
Politikalar |
Amacımız Yasama Meclisine, hükümetin önemli alanlarının hepsinin yönetimi hakkında zamana bağlı değerlendirmeleri vermektir. Hükümet ifadesi ile biz, aşağıdakileri içeren her türlü yönetim kurumlarından bahsetmekteyiz:
· bakanlıklar;
· yasama meclisinin bir memuru tarafından yönetilen Kurumlar;
· Konsolide Gelirler Fonunun bir parçası olan fon veya tahsisatlar;
· başka bir kurum
- bir bakan veya Yasama meclisi tarafından genel olarak işlerinin idaresi için sorumlu tutulan, ve
- Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsünün kamu sektörü ile ilgili beyanında tanımlandığı şekilde sermayeli veya kontrol edilen kamu kuruluşları (KİT’ler).
Kaynak sınırlamaları nedeniyle bu alanlardan zamanı geldiğinde bahsedeceğiz. Bu nedenle işimizin değerini optimize eden denetim projelerini seçmemize imkan veren bir işleme ihtiyacımız vardır. Bunu aklımızda tutarak denetim evrenimiz izleme ve denetim projelerini seçmede aşağıdakileri dikkate alan bir yöntem geliştirdik:
· Program/ fonksiyonun etkisinin öneminin dikkate alındığı.
· parasal değerin oluşturulması ile ilgili doğal riskler; ve
· program/ fonksiyon çalışmasını Yasama Meclisinin dikkatine sunmamızın değeri.
Yaptığımız denetim işinin direk rapor edilmesi üç kategoriye ayrılmaktadır:
1. Hükümet faaliyetlerinin önemli alanlarının değerlendirmesini yapmak
Hükümet kurumlarının veya bu kurumlar içerisindeki önemli faaliyet, proje veya programların önemli, geniş kapsamlı performans denetimlerini yürütmekteyiz. Bu denetimler, düzenlemelerin başarılı olacağı tespit edilen ve herhangi bir eleştirinin yapılmadığı önemli alanlarda garanti veren raporlar düzenlemek ve kontrol ve ilerlemelerdeki maddi eksikliklere ve bunların sonuçlarına dikkat çekmek üzere tasarlanmıştır.
Biz bu denetimleri (a) düzenlemelerin, faaliyetlerin, projelerin veya programların önemliliğine, (b) ilgili risklere göre seçmekteyiz. Hükümetin sürekli değişen içeriği uzun vadeli planlamaya karşı hassastır; bu planlamayı yaparken uyguladığımız aşamalar aşağıda verilmiştir.
Şekil 4.1
Denetim seçim sürecindeki aşamalar
|
2. Mevcut çıkarların önemli hususlarının değerlendirilmesinin yasama üyeleri ve kamuya verilmesi
Biz, idari kontrolde ciddi olması muhtemel savurganlık, israf, etkisizlik, yetersizlik veya zayıflık belirtilerinin seçici incelemelerini de yürütmekteyiz. Bunlar, eleştirilerin doğrulanmış, nedenlerin incelenmesi ve ilgili faaliyetler yapılmış veya gelişmelerin yapılmasına ihtiyaç duyulup duyulmadığının incelenmesine büyük oranda bağlıdır.
Bu projeler yapmış olduğumuz analizlere dayanarak dahili olarak oluşturulabilir fakat Yasama Meclisi Üyeleri, medya ve kamu menfaatlerinden de etkilenecektir.
3. Hükümet Kurumları Arası önemli fonksiyonların incelenmesi (mesela, sözleşme yönetimi, eğitim, vb.)
Hükümet Kurumları Arası denetimler bizim hükümete genel olarak bakmamıza imkan verir: nasıl yönetildiği, performans üzerinde hangi kısıtlamaların bulunduğu ve yönetim fonksiyonlarının tüm kurumlarda nasıl ortak olduğu (mesela, insan kaynakları) kontrol edilir.
Denetim kapsamımızı sistematik bir şekilde tüm hükümete yayacak ve belli başlı hükümet kurumları ve hükümet ve onun kurumları tarafından teslim edilen çeşitli program türlerini kapsayacak şekilde mevcut kaynakların uygulanmasını sağlamak istiyoruz. Aynı zamanda yaptığımız denetimlerin özeliğinde makul bir dengeye ulaşılmasını istiyoruz.
Kaynağımız, hükümetin büyüklüğü ve kurumlarının sayısı ve programlarla karşılaştırıldığında çok küçüktür. Yukarıdaki hedefe ulaşmak için proje seçimimizde bize rehberlik etmesi için temel bir yapı geliştirmiş bulunmaktayız.
Bu yapı aşağıdakilerin hepsine dayanan bir denetim kombinasyonunu kolaylaştırmaktadır:
· harcama fonksiyonları;
· hükümet kurumları;
· program türleri;
· denetim türleri.
İlk olarak, genel denetimi hükümetin ana harcama fonksiyonlarına göre sınıflandırmaktayız (kamu hesaplarına göre):
· Doğal kaynaklar
· Sağlık
· Eğitim
· Sosyal Hizmetler
· Ulaştırma
· Ekonomik gelişim
· Kişi ve mülkiyetin korunması
· Borçlanma servisi.
· Genel devlet
(Not: Kamu hesaplarında doğal kaynaklar ve ekonomik gelişme bir fonksiyonu oluşturmaktadır. Proje seçimimizin analiz edilmesi amacıyla biz ikisini ayrı ayrı ele aldık.)
Bu fonksiyonlar zaman geçtikçe oldukça sabit olarak kalmaktadır. Diğer taraftan hükümet bakanlıkları zaman geçtikçe sık sık değişir, yenilenir ve yeniden oluşturulur
Hükümet harcamasının (konsolide rapor hazırlama kurumu seviyesinde değerlendirilen) bu fonksiyonları aşağıdakilere göre sınıflandırılır:
· yıllık harcamalar;
· yıllık gelirler;
· aktif değerler (bilanço tablosu dışındakiler dahil);
· sosyal etkiler;
· ekonomik etkiler; ve
· çevresel etkiler.
Bu sınıflandırma fonksiyonların üç gruba ayrıldığını göstermektedir:
· Çok büyük olanlar
- Doğal kaynaklar
· Büyük olanlar
- Sağlık
- Eğitim
- Sosyal Hizmetler
- Ulaştırma
- Ekonomik gelişme
· O kadar büyük olmayanlar
- Kişi ve mülkiyetin korunması
- Borçlanma servisi
- Genel devlet
Bu analizlere ve bizim çalışmalarımızı, denetim kapsamının tüm hükümete sistematik bir şekilde yayılmasına neden olacak şekilde yürütme hedefimize bağlı olarak biz en azından aşağıdakileri yapmayı kararlaştırdık:
· doğal kaynaklar fonksiyonundan her yıl bir proje;
· sağlık, eğitim, ulaştırma, ekonomik gelişme veya sosyal hizmetler fonksiyonundan her yıl bir proje (yani her beş yılda sağlıkla ilgili en az bir proje); ve
· iki yılda bir, kişi ve mülkiyetin koruması, genel devlet ve borçlanma servisinden bir proje.
Bu, altı yıllık dönemde bizim harcama fonksiyonlarının her biri ile ilgili en az bir denetim gerçekleştirmemiz anlamına gelmektedir.
Bir sonraki analiz seviyemiz kurumsal düzeydedir. Burada üç tane esas tür bulunmaktadır:
· Bakanlık ve ilgili kurumlar
· Devlet Şirketleri (KİT’ler)
· Hükümet tarafından finanse edilen kurumlar:
- Okullar
- Bölgesel sağlık yetkilileri
- Kolejler
- Üniversiteler
- Belediyeler
Açık belirtmek gerekirse, hükümet bakanlıklar hakkında iyi bilgi sahibi olmamız önemlidir. Fakat Devlet kurumları da ekonomik, sosyal ve çevresel faaliyetlerin önemli bir miktarına cevap verir. Son yıllarda Devlet faaliyetlerinin önemliliğini yansıtan Devlet şirketleri sektörü üzerinde daha fazla durmaktayız. Böyle davranmaya devam etmeyi düşünmekteyiz.
Hükümet bakanlıkları önemli miktarda harcamayı okul ve bölgesel sağlık yetkilileri gibi finanse edilen kurumlara göndermektedir.
Hükümet hiyerarşisinde üst düzey ortaklar olarak bakanlıklar, finansman sağlama ve siyaset konusundaki rolleri bakımından, kendilerine bağlı olan kurumların performansını kontrol etmeli ve erişim hakkına sahip olmalıdır. Fakat tecrübelerimiz, finanse eden bakanlıkların finanse edilen kurumlardan yeterli uygun sorumluluk talep etmediğini göstermiştir. Sonuç olarak, denetim kapsamımıza finanse edilen kurumlardaki bazı işleri eklememizin bizim için uygun olduğunu düşünmekteyiz.
Bu nedenle, her yıl en az bir Devlet şirketinin ve finanse edilen en az bir kurumun bazı yönlerini incelemeyi istemekteyiz. Finanse edilen kurum kavramı sadece finanse edilen kurumlar olabilir (mesela okullardaki satın almalarla ilgili 1995 yılında yaptığımız denetim) veya bir bakanlığın denetimi ile bağlantılı olabilir (mesela hangi okul sisteminin güvenli bir öğrenme ortamı sağladığı ile ilgili 2000 yılında yaptığımız denetim).
Hükümet, hizmetlerini farklı program türleri ile verir. Her program türünün farklı yönetim, idare ve sorumluluk konuları vardır. Belli başlı hükümet türleri şunlardır:
· Harcama
- direk hizmet
- kurumlara verme (mesela okullar, belediyeler)
- üçüncü taraflara verir (mesela ekonomik gelişmeler)
· varlık yönetimi (iktisap, bakım/ vekilharçlık ve tasarruf)
- doğal kaynaklar
- sermaye
- insan sermayesi
· Düzenleyici
· borç yönetimi
· Gelir (oluşturma, toplama, vb.)
Bizim için bu program türlerinin kapsamının makul bir bölümünü araştırmaya çalışmanın uygun olduğuna inanmaktayız.
Fakat, hükümet harcamalarının büyük bir kısmı harcama ve varlık yönetim programlarıdır. Sonuç olarak, her yıl en az bir Harcama ve bir Varlık Yönetimi denetimi seçmeyi planlamaktayız.
Denetim kapsamı için her yıl bir tane Düzenleme, Borç, Yönetim veya Gelir programı seçmekteyiz.
Denetimlerimizi, odak noktası çok farklı olacak şekilde çok çeşitli yollarla tasarlayabiliriz. Denetim türlerinin hepsinin değerli olduğunu düşünmekteyiz. Bu türler şunlardır:
· Yönetim biçimi ve hesap verme sorumluluğu
· Tutumluluk ve verimlilik
· Yönetsel etkinlik
Yönetim Biçimi ve Hesap Verme Sorumluluğu Denetimleri
Bu denetimler, birinci odak noktası olarak bir hükümet kurumunun yönetimine bulunanların rol ve sorumlulukları ile ilgili açıklığın incelenmesi ve kurum veya programın performansının nasıl daha iyi olacağının ortaya konulmasıdır.
Tutumluluk ve Verimlilik Denetimleri
Bu denetimler hangi hükümet programının tutumluluk ve verimlilik ile ilgili olarak doğru bir şekilde düzenleneceğine dayanmaktadır. Mesela, hükümetin diğerlerine hizmet sağlaması için finansman vermesi durumunda, sağduyulu bir satın alma modeli uygulanıyor mu, böylece açık hedeflerin belirleniyor mu ve performans izleniyor mu?
Yönetsel Etkinlik Denetimleri
Bu denetimler bir organizasyon veya programın genel yönetimine dayanmaktadır. Performans yönetiminin temel prensiplerini uygulayarak aşağıdakilerin bulunup bulunmadığını araştırmaktayız:
· Tasarlanan sonuçlar bakımından açıklık dahil uygun yönetim talimatı;
· Tasarlanan sonuçlar ve faaliyetler arasındaki mantıksal ilişki
· Gerekli olan yerlerde faaliyetlerde uygun değişiklikler yaparak, faaliyetlerin düzenli izlenmesi ve sonuçların hesaplanması;
· yeterli hesap verme sorumluluğu.
En azından biz, en az bir tane denetimin yukarıda tanımlanan denetim türlerinin her biri üzerine odaklanmasını sağlamaya çalışmaktayız.
Yukarıdaki analizler bizim denetimimizin kapsamının:
· tüm hükümete sistematik bir şekilde yayılmasını;
· belli başlı hükümet kurumlarını kapsamasını;
· hükümet ve kurumları tarafından verilen çeşitli program türlerini kapsamasını;
· yaptığımız denetimlerin özeliğinde makul bir dengeye ulaşılmasını sağlamak için bir yapı oluşturmaktadır.
Bu yapıya ek olarak, zaman zaman bizim dikkatimizi, çalışmamızın değerini bir şekilde düzenlememize odaklamamızı gerektiren çeşitli stratejik düşünceler bulunmaktadır. Mesela, CRF'den gelen yıllık harcamaların %30'undan fazlası sağlık sektörüne gitmektedir. Yasamada temsil edilen tarafların hepsi bu sektörün önemli bir ilgi gerektirdiğini kabul etmiştir. Yukarıda tanımlanan fonksiyonlarla ilgili bizim analizimiz ne olursa olsun, her yıl sağlık sektöründen en az bir proje yapmamız gerektiği kararına varmış bulunmaktayız.
Bu yapı yerinde olsa bile, hala uygun projelerin belirlenmesine ve seçilmesine gereksinim vardır. Bunu yapmak için, hükümet kurumlarını (a) çok önemli, (b) bir çok risk taşıyan projeler seçmemize imkan veren şekilde incelemekteyiz.
· İşlemde dört tane önemli adım bulunmaktadır:
· kurumun yasal, kurumsal ve ticari yapısının anlaşılması;
· temel program bilgilerinin toplanması;
· risk analizi;
· muhtemel denetim konularının belirlenmesi.
Kurumun yasal, kurumsal ve tevdi edilen kamu hizmeti yapısının anlaşılması
Hükümetin Bakanlıklar ve Devlet kurumlarının güncel izlenmesi sorumluluğu Grup Başkanlarına verilmiştir.
Şu andaki görevlendirmeler Kurumumuzun Intranet sitesinde verilmektedir.
Her kurum için aşağıdaki konular hakkında bilgi toplanır:
· kurumun kanunla düzenlenmiş görevi ve misyonu;
· kurumun ve programlarının büyüklüğü ve mali önemi;
· anlam programları ve fonksiyonları (anlam ile ilgili karar erme bir mesleki karar konusudur ve bir programın mali, ekonomik, sosyal veya çevresel etkilerinin öneminden etkilenir - önemlilik konusuna nasıl baktığımız ile ilgili daha fazla bilgi Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde verilmektedir);
· yeni denetim raporları veya performans bilgileri;
· programların politik, ekonomik, sosyal etkileri;
· kurumsal yapı ve önemli sorumluluk ilişkileri;
· önemli yönetim fonksiyonları;
· kurumda son zamanlarda yapılan veya planlanan önemlilik değişiklikleri; ve
· günümüzdeki kamu menfaati hususları.
· Alt yapı bilgilerini toplarken genellikle aşağıdaki bilgi kaynakları kullanılır:
· Meclis Kütüphanesi veya Kurum Kütüphanesini kullanarak aşağıdaki bilgilere kolayca erişebilen Kurum araştırma uzmanı:
- önemli kanunlar;
- en son Senelik Tahminler ve Kamu Hesapları;
- ilgili kurumların yıllık raporları;
- British Columbia Ekonomik ve İstatistiksel Raporları
- Meclis Resmi Yayını ve medya (Yasama Meclisi Üyeleri ve kamunun
- ilgi duyduğu konuların belirlenmesi ve anlaşılması için);
- Ombudsman özel ve yıllık raporları;
- Özel Komisyon raporları ve ilgili diğer kamu araştırmaları.
· Özellikle aşağıdakileri içeren Finansal Denetim Birimi çalışmaları (ilgili kurumların finansal denetiminden sorumlu Finansal Denetim Birimi yöneticisi ile bağlantı kurularak erişilir):
- genel çevre incelemeleri;
- program incelemeleri;
- organizasyon yapılarının incelemeleri.
Eğer gerekirse Internet kullanılarak Kurumun uzmanları yardımı ile araştırmalar yapılabilir.
Kurumsal düzeyde toplanacak bilgilerin özelliği ile ilgili daha fazla bilgi Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde verilmektedir.
Temel program bilgilerinin toplanması
Her önemli program için, biz program ile ilgili önemli hususları ve endişeleri belirlememize (yasamanın ve/ veya kamunun bu program hakkında hangi soruların cevaplanmasını istediği) ve programın konuyla ilgili olduğunun düşünülüp düşünülmemesini belirlememize imkan verecek yeterli bilgi toplarız.
Bunu aşağıdaki şekilde yaparız:
· yıllık raporlar ve İnternet materyalleri gibi yayınlanan materyallerin analiz edilmesi (planlar, vb.)
· Önemli hususlar, planlanmış yeni düzenlemeler ve son zamanlarda tamamlanmış, başlanmış veya planlanmış olan her türlü özel çalışma/ inceleme/ danışmanlık işlerini müzakere etmek için Bakan Vekili/ Genel Müdür ile düzenli toplantılar yaparak;
· medya yayınlarını inceleyerek;
· Yasama Meclisinin Resmi Raporunu ve Kamu Hesapları Komisyonunun yayınını inceleyerek;
· önemli ilgi grupları ile müzakereler yaparak; ve
· diğer hükümetlerin benzer konularla ilgili son zamanlardaki denetim yayınlarını inceleyerek.
Temel program bilgilerini kaydetmek için kullanılan şablonun bir kopyası ("Program ve Muhtemel Denetim Analizleri") bu bölümün Teknik Standartlar ve Prensipler bölümüne eklenmiştir.
Risk Analizi
Eğer bir incelemenin parasal değerle ilgili bir eksiklik veya parasal değeri sağlamak için tasarlanmış sistem, kontrol veya uygulamada bir yetersizlik ortaya çıkarması ihtimali fazla, bir düzenleme veya programın riskinin yüksek olacağı söylenir. Bunların olması ihtimali az ise risk düşüktür.
Risk, birçok faktörden etkilenir. Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsünün Kamu Sektörü Denetim Kılavuz 2, Paranın Değeri Denetimlerinin Planlanmasında Denetim Kurumu Bilgisi bu faktörlerden bazılarını belirtmektedir. Bu faktörlerin ayrıntıları Teknik Standartlar ve Prensipler Bölümündeki program inceleme bilgilerinde bulunabilir.
Her program üç risk kategorisinden biri ile tanımlanır: yüksek, orta veya düşük.
Muhtemel Denetim Konularının Belirlenmesi
Yüksek riskli olarak tanımladığımız önemli her program için bir denetimin muhtemel odak noktasını belirleriz (bizim tanımlarımıza göre denetimin türünü belirterek).
Grup Başkanlarının kendi portföyü ile ilgili mevcut hususlara aynı düzeyde yaklaşmaktan sorumludur.
Grup Başkanları, bu mevcut hususları müzakere etmek ve herhangi birinin acil denetim gerektirip gerektirmediğine karar vermek için belirli aralıklarla toplanır (en az üç ayda bir).
Bu hususlar, muhtemel denetim konularını belirlemek için yukarıda belirtilen işlemin bir parçası olarak daha önce belirlenmiş olabilir.
Yasama ve kamunun mevcut önemli menfaat alanları ile ilgili yürütülen denetimlerin hepsi, önemlilik ve aciliyeti nedeniyle yapılır. Fakat seçildiğinde, hükümet faaliyetlerinin önemli alanlarının hepsinde bizim denetim programınızı tasarlarken konu ve odak noktası dikkate alınır. Mesela, hızlı feribotlar ile ilgili 1999 yılı denetimimiz kamunun konuya ilgisi nedeniyle yapılmıştır. Fakat hükümet harcamalarının fonksiyonları ve denetim evreni ile ilgili olarak bizim denetim kapsamımızı incelediğimizde, bizim taşımacılık alanında bir Devlet kurumu ile ilgili bir yönetim denetimi yapmış olduğumuz gerçeğini ekleyeceğiz.
Hükümet Kurumları Arası muhtemel denetimlerin kaydı çeşitli yıllarla ilgili oluşturulmuştur ve proje planlamasından sorumlu Grup Başkanı tarafından saklanmaktadır.
Grup Başkanları konuların listesini incelemek ve uygun güncellemeleri yapmak için üç ayda bir toplanır. Denetim konuları, her konunun ilgili önemliliği, riski ve kamu menfaati dikkate alınarak listeden seçilir.
Üstlenilecek olan üç yıllık denetim planının bir kaydı proje planlamadan sorumlu Grup Başkanı tarafından tutulur.
Plan, Grup Başkanı tarafından tutulan muhtemel denetim konularından, Hükümet Kurumları Arası muhtemel projelerin kaydından ve yasama ve kamunun mevcut ilgi alanının önemli hususlarının belirlenen her türlü denetimlerinden seçilen çeşitli konulardan oluşur. Denetimlerin gerçek karışımı yukarıda açıklanan yapı çerçevesinde incelenen mesleki karar vermenin bir konusudur.
Genel Denetçi Yardımcısı ve Grup Başkanları planı incelemek ve gerekli olan yerlerde revize etmek için üç ayda bir toplanır. Planda hangi konuların olacağına kara vermek mesleki kararın konusudur.
Bir denetim konusu uzun vadeli plan için seçildiğinde, bir Program İncelemesi hazırlamak için bir personel görevlendirilir. Program incelemesi ile ilgili çalışmalar konunun ilgili kurum başkanlığına resmi olarak verilmeden önce başlayabilir. Fakat erken gönderilmesi bizim kuruma girmemiz ve verimli şekilde bilgi toplamamız için hazırlık yapmamıza imkan verecektir. Bir kurumla ilk bağlantının gerçek zamanı Genel Denetçi Yardımcısı ve görevlendirilen Grup Başkanı tarafından kararlaştırılır.
Genel Denetçi Yardımcısı ve görevlendirilen Grup Başkanı, denetim niyetini kurumla olumlu ve beraber çalışma tonu oluşturan bir şekilde ilgili Bakan Vekili veya İdari şefine bildirmelidir.
Genel Denetçi Yardımcısı tarafından onaylanan bir denetimi sürdürecek personel mevcut olduğunda, Grup Başkanı, Bakan Vekili veya incelenecek olan Kurumun Genel Müdürü ile bir toplantı yapar.
Bu toplantının amacı, Kuruma girilmesi ve denetim seçme işlemini tamamlamak için bilgi toplanması ve sonuç olarak seçilen denetimlerin gerçekleştirilmesi için hazırlık yapmasına imkan vermektir.
Benzer bir toplantı da Kurumun Yönetim veya Yürütme Kurulu ile yapılabilir. Bu gibi bir toplantı ihtiyacı evvela Kurumla denetim ilgimizin genişliğine, ikinci olarak da Bakan Vekili veya Genel Müdürün böyle bir toplantı ile ilgili isteğine bağlı olacaktır.
Denetimin Kurumun Bakan Vekili veya Yönetim Kuruluna ilk sunumu çok önemli bir adımdır ve kurumla ileride yapılacak işbirliği için fikir verebilir.
Grup Başkanı ve genellikle de Genel Denetçi Yardımcısının katıldığı tanıtım toplantısı aşağıdakilerin yerine getirilmesi için tasarlanır:
· Genel Denetçi Yardımcısı ve Grup Başkanı ile ilgili görevlerinin tanıtılması;
· kurum ve kurum programları ile ilgili ön bilgimiz olduğunun gösterilmesi;
· işi yaparken dikkat etmemiz gereken herhangi bir kurumsal veya personel hassasiyetinin olup olmadığının belirlenmesi;
· aşağıdakilerin ortaya çıkartılması:
- gelecek yıllarda kurumda herhangi bir önemli teşebbüs veya değişikliğin yapılmasının planlanıp planlanmadığı;
- Bakan Vekili veya Genel Müdürün mesela ile ilgili önemli etki veya kısıtlama görüşü;
- performans açısından önemli gördüğü belirli hususlar,
- kurum içerisinde stratejik ve ticari planlamanın genel durumu;
· muhtemel denetim listemiz ile ilgili idari yorumlar alma yollarının sağlanması;
· Üst düzey yönetim ve memurlara, yürütme kurulu tutanaklarına ve diğer önemli şirket içi belgelere erişmemiz için yolların açılması;
· personeline denetim hakkında bilgi verme ve işbirliği yapmalarını talep etme isteğimizin önemliliğinin Bakan Vekili veya Genel Müdüre açıklanması;
· kurumla sürekli resmi iletişim ve ilişkilerin düzenlenmesi; ve
· gerekirse, performans denetim işlemini Bakan Vekili veya Genel Müdür tanıtır. (Bu son adım bir toplantı ile tamamlanabilir.)
Önerilen denetimlerin, incelenecek olan program veya fonksiyonun daha iyi anlaşılmasına dayandığından emin olmak ve ilk belirleme işlemini yapmak için bir program incelemesi tamamlanır.
Program incelemesinin amacı, önemli olay, işlem ve uygulamalarını değerlendirmek için yeterli bilgi sağlamak amacıyla belirli bir program veya fonksiyon hakkında daha fazla bilgi edinmektir. Bu, uygun bir denetim konusu seçmemizi sağlamak için gereklidir.
Genel Denetçi Yardımcısı, Grup Başkanı ve denetim ekibinin, herhangi bir çalışmanın gerçekleştirilmesinden önce konu hakkında mutabık olması önemlidir. Konu, denetim konusunun hususiyetinin derecesine bağlı olacaktır.
İncelemenin başlatılmasından önce ekibin bütçesinin belirlenmiş olması da önemlidir.
Bir program incelemesinin gerekli olan içeriği, Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde gösterildiği üzere, Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü tarafından yayınlanmış olan Kamu Sektörü Denetim Kılavuzu 2, Paranın Değeri Denetimlerinin Planlanması ile ilgili Denetim Kurumunun Bilgisinde bulunan prensiplere dayanmaktadır.
Planlama ekibi aşağıdaki yöntemleri kullanarak gerekli bilgileri toplar:
· üst düzey yönetim ile görüşmeler yaparak (Bakan Vekili ve Bakan Vekili Yardımcısı düzeyinde);
· gerekirse, sınırlı sayıda önemli orta düzey yöneticilerle veya harici katılımcılarla görüşmeler yaparak (genellikle üst düzey yöneticiler veya Müdürler);
· ilgili önemli kurum içi belgelerin elde edilmesi ve incelenmesi ile:
- Yürütme Kurulu tutanakları;
- Bakanlığın brifing yazıları;
- kurumsal ve program düzeyinde stratejik ve ticari planlar;
- politika demeçleri;
- çevre taramaları;
- önemli dahili ve harici incelemeler (mesela müşteri ve çalışanların incelenmesi); ve
- kurum içi önemli denetim raporları, uzman raporları, program değerlendirmeleri ve diğer önemli araştırmalar.
Görüşmeler, program incelemesini tamamlamak için gerekli bilgileri sağlayacak şekilde yapılmalıdır.
Üst düzey yönetimi için görüşme sorularının oluşturulmasında, görüşmenin Kanada Kapsamlı Denetim Vakfı’nın "Verimliliğin On İki Niteliği" çerçevesinde yapılandırılması faydalı bir yöntemdir. Kullanılacak soruların bir örneği Teknik Standartlar ve Prensipler bölümüne eklenmiştir.
Program incelemesinin önemli bir yönü programın görsel bir anlatımının oluşturulmasıdır. Bu uygulama program mantık modellemesi olarak adlandırılır ve programın, planlanan değerlendirme ile en çok ilgili yönünün grafiksel bir ifadesini oluşturur.
Model bize, programın ve performansın hangi yönlerinin incelenmesi gerektiği, hangi tür göstergelerin hesaplanması gerektiği ve bu göstergelerin nasıl analiz edilmesi gerektiğinin belirlenmesinde genel bir yapı verir.
Bir program mantık modeli programa katılan kişilerin katkıları ile oluşturulmalıdır. Bunu genellikle modelin bir kaç kez denetim personeline sunulması ve ortak bir karara varılabilmesinden önce üzerinde tekrar çalışılması takip eder. Bu işlemin sonucunda genellikle denetim personeli arasında farklı veya ihtilaflı görüşler ve esas denetim bulgularının işaretleri ortaya çıkar. Performans kriterleri ile ilgili bir anlaşmaya varılabilmesi için program mantık modeli üzerinde fikir birliğine varılması önemlidir.
İyi bir mantık modeli, önemli hususlarla ilgili olmayan bilgilerin toplanması, analiz edilmesi ve rapor edilmesi veya denetim tasarımı ile ilgili olarak denetim sırasında denetlenen kurumla ortaya anlaşmazlıklar ile ilgili çaba harcanmasını önler. Programın kesin ve kapsamlı bir şekilde anlatılması ile denetim ekibinin denetlenen kurumla itibarını güçlendirebilir.
Bir programın modellenmesi için bir çok yöntem bulunmaktadır fakat modellemeye düzenli bir yaklaşım performans denetimi için en faydalı olanlardan biridir. Bir program mantık modelinin nasıl hazırlanacağı ile ilgili bir yaklaşım Bölüm 5 - Denetimin Planlanması, Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde bulunmaktadır.
Yapılması önemli olarak düşünülen muhtemel denetimlerin hepsi denetim parametrelerini belirten resmi bir teklifte yapılmalıdır.
Muhtemel bir denetimin yapılması ile ilgili karar verilmeden önce denetimin odak noktasının ne olacağını belirlememiz ve ne kadar sürede tamamlanacağını tahmin etmemiz gerekmektedir.
Muhtemel denetimlerin hepsi için denetim teklifinde aşağıdakiler yer almalıdır:
· denetimin cevabını araştıracağı anahtar sorular (yani mali, sosyal, ekonomik veya çevre şartları bakımından Yasama Meclisi veya kamu için hangi anahtar soruların önemli olduğu);
· Bu sorunun Kurumun idaresine nasıl uygun hale getirileceği veya faaliyet alanına nasıl eklenebileceğinin bir açıklaması;
· soruyu cevaplamak için uygulanması gereken genel yaklaşım.
· planlama işlemi için bütçe ve zaman;
· denetimin beklenen boyutu ve her türlü ön değerlendirmeler;
· özel mevcut ilgi alanları veya ilgilenilmeyen alanlar.
Planlama ekibi program incelemesi ve denetim tekliflerini Genel Denetçi Yardımcısı ile yapılan seçim toplantısına getirmelidir.
Denetim seçim aşamasının amacı Genel Denetçi Yardımcısının, teklif edilen denetimin planlama aşamasında sürdürülüp sürdürülmeyeceğine karar vermesidir.
Denetim seçim faaliyetinin çıktısı, Genel Denetçi yardımcısının önerilen bir veya daha fazla denetimi onaylaması ve her bir denetim için denetim sonucunda cevaplandırılacak anahtar denetim sorularının ve denetim yapılırken takip edilen genel yaklaşımın belirlenmesidir.
Planlama ekibi Genel Denetçi Yardımcısına hangi denetimlerin önerileceğine karar verdikten sonra denetim seçme toplantısı yapılır.
Toplantıya en azından Genel Denetçi Yardımcısı ve planlama ekibi katılır. Finansal Denetim Biriminin ilgili müdürleri de davet edilmelidir. Toplantıdan önce program incelemesi ve denetim teklifi toplantıya katılanlara dağıtılmalıdır.
Toplantıda, önerilen denetimin ilgili faydaları da görüşülür. Toplantı sonucunda, hangi denetimlerin yapılacağı ve hepsi için anahtar denetim sorusu ve genel yaklaşımının ne olacağı açıkça kararlaştırılmalıdır.
Denetim seçildikten sonra denetimi görüşmek için Genel Denetçi Yardımcısı ve Grup Başkanı ilgili Bakan Vekili veya Genel Müdür ile toplantı yapar. Bu toplantı Bakan Vekili veya Genel Müdürün seçilen denetimler hakkında görüş belirtmesine ve bizim bu görüşlerle ilgilenmemize imkan verir. Bu toplantı aynı zamanda denetim ekibinin denetimi daha ayrıntılı bir şekilde planlamaya başlamasına yardımcı olur.
Bu noktada, incelenecek olan program veya fonksiyonun en üst düzey yönetimi ile bir resmi ilişki başlatmamız bizim için önemlidir. Sadece idari ve destek hizmetine katılan üst yönetimle bağlantıya geçilmesi genellikle yeterli değildir.
Teknik Standartlar ve Prensipler |
Herhangi bir hükümet kurumunu daha iyi anlamamız için toplamamız gereken bilgi türleri aşağıda verilmektedir.
İncelenmekte olan kurum, program veya fonksiyonun kanunlaştırılmış ilgili yetki ve belirtilen misyonlarının kısa bir açıklamasını veriniz.
Kurumsal düzeyde aşağıdakilerle ilgili veriler temin ediniz:
· harcama bütçesinin boyutu;
· FTE seviyesi;
· gelir, aktifler (maddi veya maddi olmayan varlıklar) veya pasifler;
· önemli taahhüt ve teminatlar; ve
· önemli özel hesaplar veya kontrol altındaki ihtiyat akçeleri.
Başlıca Programlar veya Faaliyet Konuları
Belirlenen önemli programları listeleyiniz (en azından Tahminlerde alt başlık düzeyinde; büyük bakanlıklar için, programın bu seviyenin altında analizi anlamlı bilgiler sağlanmasını temin edebilir).
Her başlıca program ve düşünülen faaliyet konusu için aşağıdakiler açıklayan kısa bir genel bilgi hazırlayınız:
· ticaret, hizmet veya faaliyetinin özelliği;
· önemli idari kanunlar ve etkileri;
· esas müşterilerinin özelliği (ve eğer biliniyorsa büyüklüğü);
· esas tedarikçilerinin özelliği;
· nasıl teslim edildiği (personel tarafından direk olarak, sözleşme yapılarak, blok finansman ile, vb.);
· mali etkisi (gider, gelir, aktifler, pasifler, taahhütler, özel fonlar veya hesaplar);
· sosyal, ekonomik ve çevresel etkileri (kim ve neyin etkilendiği ve nasıl etkilendiği);
· tahsis edilen FTElerin seviyesi;
· önemli faaliyetler veya ürünler (ve eğer biliniyorsa ilgili değer veya miktarları);
· sorumluluğun dağıtılması veya yerinde yönetim;
· bakanlar düzeyi veya program düzeyi katılım derecesi;
· federal veya vilayet düzeyinde katılım derecesi;
· anahtar destek sistemleri; ve
· şu anda bölgede planlanmış olan denetim işinin iç kontrolü veya uygunluğu.
Kurum ve Sorumluluk İlişkileri
Kurumun yapısı ve önemli sorumluluk ilişkileri ile ilgili diyagram şeklinde genel bilgiler temin ediniz.
Bu kurum için özellikle kritik olması muhtemel önemli fonksiyonları belirleyiniz (mesela insan kaynakları yönetimi, sözleşme yönetimi ve stratejik planlama). Neden önemli olduklarını kısaca açıklayınız (mesela insan kaynakları yönetimi, personelin direk program teslimine katıldığı büyük bir kurumda önemlidir).
Hangi performans bilgilerinin mevcut olduğunu ve nasıl kullanıldığını belirleyiniz. Buna, son zamanlarda tamamlanmış veya devam etmekte olan program değerlendirmeleri, denetimler, raporlar veya çalışmalar dahil edilebilir. Kurumun tutumluluk, verimlilik ve etkinlik konusunda hangi teminatlara sahip olduğunu belirtmeyi unutmayınız.
Kurumdaki Önemli Değişiklikler
Aşağıdakilerle ilgili olarak son zamanlarda yapılan veya planlanan önemli değişiklikleri belirtiniz:
· kurum yapısı
· programlar
· yetki
Kurumda ve başlıca programlarında parasal değer oluşturma ile ilgili her türlü başlıca riskleri belirleyiniz. Mesela, Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü Kamu Sektörü Denetim Kılavuzu , Paranın Değeri Denetimleri Planlaması, kurumların aşağıdaki risklerle karşılaşabileceğini belirtmektedir: önemli bir hizmeti yerine getirememe; kaynaklarını kaybetmesi; kaynaklarına veya çevreye zarar verme; ve kaynaklarının uygunsuz elde edilmesi ve kullanılması.
Kurum ve programlarını etkileyen veya ilgili olan her türlü başlıca sorun ve endişeleri belirleyiniz. (Kaynaklar resmi meclis raporları, genel olarak medya, Ombudsman raporları, daha önceki Kurum raporları ve kurumun üst düzey yönetimi olabilir.)
|
KURUM · Programın adı · Açıklama · amaç · yıllık harcama · aktiflerin değeri · vb. Programın etkilerinin niçin önemli olarak düşünüldüğünün açıklaması İlgi/ Endişe Konuları Son zamanlarda tamamlanmış, devam etmekte veya planlanmış olan diğer denetim/ araştırma/ incelemeler Diğer dairelerce yürütülen denetimler British Columbia Genel Denetçilik Kurumu Tarafından yürütülen önceki denetimler Konuların herhangi biri tartışmalı veya zamana duyarlı mı? Program Risk Analizi Eğer program yüksek riskli olarak değerlendirilmişse, denetim projesinin muhtemel odak noktasını belirleyiniz |
Anlam, nitelik ve nicelikle ilgili konuları kapsar. Muhtemel denetimlerin belirtilmesinde anlamın dört ana unsuru dikkate alınmalıdır:
Finansal Büyüklük Genel olarak, daha fazla dolar miktarına ve akışına sahip alanlar diğerlerine göre daha fazla dikkat çeker. Konu ile ilgili aktifler, pasifler, harcamalar, gelir ve teminatların yanı sıra kurumun idaresi veya düzenlemesi kapsamına girebilecek her türlü ilgili yed-i emin fonu veya diğer aktiflerin büyüklüğü yeniden gözden geçirilmelidir. Aktifler maddi veya maddi olmayan aktifler olabilir ve hükümetin mali beyanında kayıtlı aktiflerle sınırlı değildir (mesela, Orman ve Çevre, Araziler ve Parklar Bakanları, Vilayetin mali beyanında henüz değerlendirilmemesine veya kaydedilmiş olmamasına rağmen değerli kaynakları kontrol etmektedir).
Etki Genel olarak önemli sosyal, ekonomik veya çevresel etkileri olan programlar dikkat çeker. Bir program nüfusun büyük bir bölümü üzerinde önemli bir sosyal ve ekonomik etkiye sahip olabilir (mesela vilayet bazında Tıbbi Hizmetler Planı). Veya önemli ekonomik ve çevresel etkilere sahip olabilir (mesela Orman Bakanlığındaki orman kesme programı). Bunun yanında bir program sadece nüfusun nispeten küçük bir bölümünü etkileyebilir fakat bu kişiler üzerindeki etkisi kritik olabilir (mesela Gelir Yardımı Planı). Bir programın sosyal ve ekonomik etkileri mali şartlara göre ele alınan program büyüklüğü bakımından ayrı ayrı ele alınmalıdır; bir programın nispeten daha küçük bir bütçesi olmasına rağmen, sosyal veya ekonomik etkisi yüksek olabilir (mesela, Çocukları Koruma Programı).
Kamu menfaati eğer belirli bir program veya konudaki menfaat Yasama meclisi üyeleri veya kamu tarafından açık bir şekilde belirtilirse, bu program veya konu dikkat çeker.
Fayda Bir denetimin şu anda anlamlı ilave müzakereler veya bilgiler getireceği ve yapısal değişikliklerin getirilmesinde yardım etme ihtimali olan konu veya alanlar daha iyi ele alınacaktır. Bunun yanında, eğer anlamlı veya yapıcı değişikliklere neden olma ihtimali yoksa muhtemel bir denetimde az bir faydası olabilir (mesela eğer kurum veya program yönetimde, organizasyonda veya program teslim metodunda başlıca bir değişikliğe gitmek üzere ise).
Eğer bir incelemenin parasal değerle ilgili bir eksiklik veya parasal değeri sağlamak için tasarlanmış sistem, kontrol veya uygulamada bir yetersizlik ortaya çıkarması ihtimali fazla, bir düzenleme veya programın riskinin yüksek olacağı söylenir. Bunların olması ihtimali az ise risk düşüktür.
Risk, birçok faktörden etkilenir. Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü Kamu Sektörü Denetim Kılavuzu 2 bu faktörlerin bazılarını belirtmektedir:
· Kurumun amaç ve hedeflerinden farklılığı, tutarlılığı ve açıklığı. Eğer hedeflerin farklılığı veya tutarlılığı açıksa veya karışık bir yönetim varsa, faaliyet veya programların parasal değer bakımından doğru olarak çalışmaması riski artar.
· İşlemlerin karmaşıklığı. Programların, fonksiyonların ve faaliyetlerin çeşitliliği ve türü artarsa ve karar verme merkezden yapılmazsa bir organizasyonun işlemleri daha karmaşıklaşır. Bir kurumun işlemlerinin karmaşıklığı artarsa parasal değerin tanımlanması daha zor olacak ve ulaşılması daha zorlaşacaktır.
· Karmaşıklık ve kalite yönetim bilgileri ve kontrol sistemleri ve dışarıya rapor verme. Karmaşık sistemlerin geliştirilmesi, artırılması ve sürdürülmesi daha zor olabilir. Bunun yanında eğer yönetim sistemleri sürdürülmezse, kontrol uygun şekilde uygulanmayabilir. Sorumluluk bilgilerini kullananlar yetersiz, hatalı veya eksik bilgilere sahip olabilirler ve parasal değer bakımından eksik sonuçlar doğuran kararlar alabilirler.
· Ortam değişimlerin özelliği ve derecesi. Yeni kamusal gereksinimler, bütçe kesintileri veya önemli yasama değişiklikleri çevrede kurumun karşılaşabileceği değişikliklerin bazılarıdır. Bu değişikliklerin nasıl kontrol edildiğine bağlı olarak hedef, işlem, kontroller veya politikaların sürekliliği veya anlaşılmasında bir eksiklik olabilir ve sonuçta parasal değere ulaşılmaması riskini artırır.
· Kurum içerisindeki değişimlerin özelliği ve derecesi. Kurum içerisindeki değişimler yeni inisiyatifler, yeni üst düzey personel, personelin çok sık değişmesi ve yeniden yapılanmaları kapsar. Bu değişikliklerin nasıl kontrol edildiğine bağlı olarak parasal değere ulaşılmaması riski ortaya çıkabilir.
· Programın teslim edilmesi metodu. Programlar direk harcama, düzenleme veya gelir artırımı ile teslim edilebilir; direk olarak veya gelirin yeniden dağıtılması ile ürün ve hizmetler sağlayabilir; veya direk olarak veya yükleniciler aracılığıyla da teslim edilebilir. Risk miktarı teslimat metodunun karmaşıklığına bağlı olarak değişir.
· İşlemlerin özelliği. Yapılan işlemlerin hacminin büyük olması, dolar değerinin yüksekliği ve karmaşıklığı parasal değerin ulaşılmaması riskini gösterebilir.
Diğer riskler şunlardır:
· Yönetim bilgi sistemlerinin yetersiz olması. Performans bilgileri dahil yönetim bilgi sisteminin açıkça yetersiz olması program veya fonksiyonun parasal değerinin yeterli düzeyde dikkate alınmaması riskinin yüksek olduğunu belirtir.
· Bilgisayar destek sistemlerinin karmaşıklığı veya farklılığı. Önemli bilgisayar destek sistemlerinin daha karmaşık veya farklı olması ve bunların geliştirilmesinin yavaş yavaş yapılması parasal değere ulaşılması ile ilgili daha fazla risk oluşturur.
· Programın veya önemli kaynaklarının veya varlıklarının doğal olarak menfaat çatışması veya hırsızlık, sahtekarlık veya diğer kanun dışı faaliyetlere karşı savunmasız olması. Bazı işlem, varlık veya kaynak türleri menfaat çatışması, hırsızlık, sahtekarlık veya baskı ile verilen para gibi diğer kanun dışı faaliyetlere karşı doğal olarak savunmasızdır. Programı risk açısından değerlendirirsek, önemli kontrol riskleri konusunda dikkatli olmalıyız (önemli düzeyde nakit içeren programlar veya kolayca yeniden satılabilecek varlık veya kaynaklar). Aynı şekilde bazı fonksiyonlar (satın alma veya kredi alma veya teminat verme gibi) doğal olarak sahtekarlık ve baskı sonucu para verme riskleri taşır.
· Performans manipulasyonunun teşvik edilmesi. Üst düzey yönetimi üzerinde önemli politik baskı, menfaat grubu baskısı veya diğer baskı belirtilerinin bulunduğu durumlarda yüksek risk vardır.
· Benzer kurumlar ve diğer dairelerde meydana geldiği bilinen sorunlar. Diğer yasama denetim kurumları tarafından benzer programlar veya fonksiyonlar ile ilgili olarak son yılda veya son iki yolda yapılan çalışmaların incelenmesi ele alınan programların özelliğinde bulunan muhtemel riskleri ortaya çıkartabilir.
· Yanlış işlem veya hatalı yönetim iddiaları veya gerçekleri. Hatalı muamele hakkında belirli iddialar veya ispatlar bulunduğunda risk artar. Yayınlanmış belgeler, Ombudsman raporları, meclis resmi yayınları, bilinen şirket içi incelemeler ve Kurum denetim tecrübeleri dikkate alınmalıdır.
Program incelemesinin amacı, önemli olay, işlem ve uygulamalarını değerlendirmek için yeterli bilgi sağlamak amacıyla belirli bir program hakkında daha fazla bilgi edinmektir. Aşağıda, bir program incelemesi ile elde edilecek bilgilerin bir listesi bulunmaktadır.
Bakanlık veya Kurum ve Program
· Ele alınan programın konusunu veya fonksiyonun özelliğini belirtiniz.
· Program için bakanlık/ kurum, şube, bölüm ve bağlantı kurulacak anahtar kişileri belirtiniz (politika ve saha operasyonları ayrı olabilir, bu nedenle bağlantı kurulacak birden fazla kişinin bulunması uygundur).
Programın Özelliğinin Kısa Bir Açıklaması
· Programın hedefi nedir?
· Yardım, finansman veya diğer hizmetlerin özelliği ve türü nedir?
Bakanlık düzeyi veya program düzeyi katılım
· Bu programı etkileyen önemli bakanlık düzeyi veya program düzeyi katılımı açıklayınız.
Federal/ Vilayet Düzeyinde Anlaşmalar
· Yapılan her türlü anlaşmayı listeleyiniz ve program üzerindeki etkisini açıklayınız.
· Programın kısa bir tarihçesini, organizasyonunu ve anahtar kişilerini veriniz. Programın kararlılığı nasıldır? Son birkaç yılda meydana gelen veya yakın gelecekte yapılması planlanan önemli değişiklikleri belirtiniz.
Programla ilgili hususların tarihçesi
· Aşağıdakileri göz önüne alınız:
- Ombudsman özel ve yıllık raporları
- Meclis resmi yayınları
- basındaki yazılar
- iç denetimler ve uzman raporları
Genel Denetçilik Kurumu tarafından verilen denetim kapsamı
· Aşağıdakiler dahil, program alanı direk veya dolaylı olarak ilgili daha önceki veya planlanmış Kurum denetim kapsamını (ve tarihleri) listeleyiniz:
- önceki mali durum yönetim yazısındaki hususlar
- iç kontrol incelemeleri
- özel denetimler veya çalışmalar
- performans raporları
Bu bilgiler aşağıdaki yollarla elde edilebilir:
- mali durum denetim müdürü ile görüşerek
- Kurumun yıllık raporlarının incelenmesi (mevcut yıllık raporun bir ekinde günümüze kadar hazırlanan raporların bir listesi bulunmaktadır)
Önemli Kanunlar
· Tabi olunan önemli kanun ve yönetmelikleri listeleyiniz ve program üzerindeki etkilerini kısaca açıklayınız. Önemli kanunlarda herhangi bir önemli değişiklik yapılması planlanıyor mu?
Program Teslimi
· Program bakanlık personeli tarafından direk olarak, birey veya kurumlarla yapılan sözleşmeler yoluyla, kurumlara blok finansman verilmesi yoluyla veya başka yollarla mı (açıklayınız) teslim ediliyor?
· Program merkezden mi yoksa yerinden mi kontrol ediliyor? Kaç tane kurum bulunmaktadır ve bu kurumlar nerelerdedir?
Kurumsal Yapı ve Önemli Sorumluluklar
· Diyagram
Programın Etkileri
· Programın esas müşterileri, tedarikçiler ve rakipleri nelerdir? Yaklaşık sayıları nedir? Küçük bir müşteri veya tedarikçi grubu ile önemli bir ticari yoğunlaşma var mıdır?
· Programın mali etkileri nedir?
Aşağıdakileri açıklayınız:
- yıllık gelir veya hasılat
- yıllık harcamalar ve bu harcamaların nerelere yapıldığı (mesela ücretler, hibeler, vb.)
- aktifler
- pasifler
- idari kapsamdaki yedi emin fonu
- ödenmemiş teminat veya kefaletler
- özel hesap bakiyeleri veya yapılan işlemler
- düzenleme kapsamındaki kamu varlıkları veya gelirler (mesela, önemli mali etkiler hükümetin kendi mali raporunun dışında olabilir, Genel Piyangoda olduğu gibi)
· Programın sosyal etkileri nelerdi?
· Programın ekonomik etkileri nelerdir?
· Programın çevresel etkileri nelerdir?
Faaliyetler, İşlemler veya Ürünler
· Önemli faaliyetler veya işlemlerin büyüklüğü ve değerini açıklayınız. Programın iyi bir değerlendirmesini yaparak, hangi istatistiklerin daha ilgili olabileceğini dikkate alınız (mesela, verilen lisansların sayısı veya düzenleme aşamasında olan lisans, sözleşme, yüklenici, alıcı kurum, şirketlerin sayısı, çalışılan müşteri ve tesislerin sayısı, vb.; ve önemli faaliyet veya işlem için harcanan paranın ortalaması veya miktarı. Bu istatistiklerin alınmış olduğu zaman dilimlerini belirtiniz.
· Belirli alıcı, lisans sahibi, yüklenici, tedarikçi, vb ile önemli bir dolar işlemi yapılmış mı?
Kaynaklar ve İş Ortamı
· Programın önemli kaynakları nelerdir? Personel düzeyini ve diğer kaynakları dikkate alınız. Tahsisatın önemli yönlerini ve yerini belirtiniz.
· İş ortamının belli başlı özellikleri nelerdir?
Performans
· Hangi performans hedefleri bulunmaktadır ve performans nasıl ölçülmektedir?
Önemli Yönlendirme veya Tahditler
· Hükümet önceliklerinin programı etkileme derecesini ve hükümet organları tarafından yüklenilen tahditlerin derecesini dikkate alınız. (Tahditler işlemlerle, bütçe, piyasa vb. ile ilgili olabilir Tahditler mevcut kaynakların seviyesi ile ilgili olabilir veya kanun ile veya kurumlar arasında sorumlulukların bölünmesi ile yüklenmiş olabilir.)
Önemli Dış Çevresel Faktörler
· Önemli harici ekonomik, teknolojik, çevresel ve sosyal faktörleri dikkate alınız.
Program Mantık Modeli
· Program hedeflerini, girdilerini, faaliyetlerini, çıktılarını, program sonuçlarını, uzun vadeli sonuçları, ve incelenmekte olan programın önemli alt programlarının hepsi ile ilgili değişkenleri gösteriniz.
Destek Sistemleri, Kontroller ve Uygulamalar
· Önemli destek sistemleri, politikalar, kontroller ve standartları listeleyiniz. Önemli sistemler için, programlarla ilgili fonksiyonlarını ve bilgisayarlaşma derecesini açıklayınız.
Doğal ve Kontrol Riski
· Programın ana risklerini belirleyiniz. (Finansal denetim personeli tarafından hazırlanmış genel çevre incelemeleri ve program incelemeleri program veya fonksiyon ile ilgili risklerin değerlendirilmesinde yardımcı olabilir.) Riskle ilgili aşağıdaki bölüme bakınız.
Denetim seçim aşamasında üst düzey yönetimi ile görüşme yapmanın amacı, incelenmekte olan kurum tarafından yapılan işin anlaşılmasında bize yardımcı olacak bilgilerin elde edilmesidir. Bu anlayışı sağlamak amacıyla uygun soruların tasarlanması için Kanada Kapsamlı Denetim Vakfı tarafından geliştirilen "Verimliliğin On İki Niteliği" faydalı bir araçtır. On iki nitelik çerçevesinde yapılandırılan muhtemel sorular aşağıda verilmektedir.
Yönetim Yönlendirme
Yetki
· Kanunla belirlenmiş yetkinizin sorumlu olduğunuz başlıca program alanlarının hepsinde açık olduğunu düşünüyor musunuz?
· Yetkinizde son zamanlarda herhangi bir değişiklik yapıldı mı veya yakın gelecekte yapılması planlanıyor mu?
Misyon
· Bölümünüz için bir misyon beyanı var mı?
· Şirket misyonu ile bağlantısı ne?
Stratejik veya Ticari Planlar
· Her program için resmi olarak belirtilen hedefler var mı?
· Her program için bir ticari plan var mı? Eğer varsa kurumun stratejik planı ile bağlantısı nasıl?
· Planlama süreci programınız için nasıl çalışıyor?
· Stratejik ve ticari plan personele nasıl bildiriliyor?
Program/ Fonksiyon için Prensipler, Standartlar ve Prosedürler
· İşiniz hangi önemli prensipler, standartlar, prosedürler ve kanunlarla kontrol ediliyor?
· Prensipler, standartlar, prosedürler ve kanunlar nasıl güncelleniyor ve tamamlanıyor? Şu anda bu alanda yapılmakta olan herhangi bir iş var mı?
· Bunların geliştirilmesine ve güncellenmesine personel ne düzeyde katılıyor ve personelin fikri ne düzeyde alınıyor?
Kurum Yapısı
· Programın teslim edilmesinde kurum hakkında ve yetki verilmesi ile ilgili ne gibi tercihler yapılmış ve niçin?
İlgi
· Programınıza olan talep veya ihtiyacın özelliği ve düzeyi ile ilgili ne tür bilgiler araştırıyorsunuz?
Uygunluk
· Aşağıdakilerle konularda program teslimi alternatifleri ile ilgili yapılan bazı önemli tercihler olarak ne görüyorsunuz:
- hangi hizmet ve fonksiyonlar verilmektedir
- bu hizmetler nerede verilmektedir,
- ne zaman verilmektedir, ve
- nasıl verilmektedir.
· Ne zaman yapılmaktadır? Son zamanlarda gözden geçirildi mi?
· Yapmış olduğunuz analizleri veya tercihler dayanaklarını belgelendirdiniz mi?
· Bu tercihlerin programların hedeflerine uygun olduğunu düşünüyor musunuz?
Tasarlanan Sonuçların Alınması
· Program veya fonksiyonunuzun önemli girdileri, çıktıları ve tasarlanan sonuçları nelerdir (kısa ve uzun vadeli)?
· İzlemeniz gerektiğini düşündüğünüz herhangi bir özel performans göstergesi veya analizi belirlediniz mi? Eğer belirlediyseniz bunlar nelerdir?
· Karşılaştırılması mümkün yetki veya işlemlerde, performansın değerlendirilmesinde size faydalı olacak, herhangi bir sanayi veya program standardı var mı?
· Programın performansı ile ilgili ne tür yönetim raporları hazırlandı ve bu raporlar ne düzeyde incelendi?
· Son zamanlarda gerçekleştirilen herhangi bir program değerlendirmesi var mı?
Onay
· Denetlediğiniz önemli kuruluşlar veya önemli çıkar grupları olarak kimi görüyorsunuz?
· Kuruluşlar ve diğer çıkar gruplarının incelemesini onların ihtiyaçlarına göre mi yapıyorsunuz? Programınız hakkında fikir edinmek için başka metotlarınız var mı?
· Şikayetler, destekler veya diğer önlemleri nasıl izliyorsunuz?
· Programınız ve inisiyatifiniz için size gerekli olduğunu düşündüğünüz finansman ve kaynakların elde edilmesinde başarılı mısınız? Buna etki eden önemli faktörler olarak neyi görüyorsunuz?
İkinci Dereceden Etkiler
· Programlarınız diğer hükümet programlarını, çevreyi veya kamuyu önemli şekilde veya sizin kendi program hedeflerinizle direk olarak bağlantılı olmayan bir şekilde etkiliyor mu?
Maliyetler ve Verimlilik ve Mali Sonuçlar
· Programınızın masrafını, verimliliğini ve etkinliğini nasıl değerlendiriyorsunuz?
· Hangi önemli mali sonuçları izliyorsunuz? Dayandığınız önemli raporlar nelerdir?
İsteklilik
· Çalışma ortamınız nispeten rahat mı? Bunu etkileyen önemli faktörler nelerdir? Bu faktörlerde değişiklikleri önceden belirlemeye çalışmak ve planlamak için ne tür adımlar atıyorsunuz?
Çalışma Ortamı
· Personel alımı, değiştirilmesi vb. ile ilgili herhangi bir önemli sorununuz var mı? Bu gibi durumları izliyor musunuz?
· Personelin performansının değerlendirilmesinde ve eğitim ve gelişiminin planlanmasında ne gibi işlemler uyguluyorsunuz?
· Daha önce hiç teftiş yaptınız mı? Son zamanlarda hiç yaptınız mı?
· Kişisel hizmet yüklenicilerinin çalışanlara karşı durumu bir sorun oluşturuyor mu?
· Diğer önemli çalışma ortamı sorunu var mı?
Varlıkların Korunması
· En önemli varlığınız olarak neyi görüyorsunuz (fiziksel, bilgi, sistem, ürün kaynağı, vb.)?
· Risk değerlendirmesi zarar ve hasar sonuçlarının değerlendirmesini yaptınız mı?
· Bu varlıkları korumak için atmış olduğunuz önemli adımların bazıları nelerdir?
İzleme ve Raporlama
· Mevcut önemli yönetim raporlarınız nelerdir? Mevcut bilgi sistemleri ve raporlar ihtiyaçlarınızı karşılıyor mu?
· Son zamanlarda sizin sorumluluk alanınızı etkileyen herhangi bir iç denetim yapıldı mı?