|
BRITISH COLUMBIA
GENEL DENETÇİLİK KURUMU
|
İçindekiler |
| 3. Performans Denetim Sorumluluğu |
Politikalar |
Bir denetime katılan herkes başlangıçta kendilerinden ne beklendiği hakkında bilgi sahibi olurlarsa tutumlu biçimde kaliteli bir işin ortaya çıkartılması muhtemeldir. Görev ve sorumlulukların izah edilmesinde yardımcı olmak amacıyla kılavuzun bu bölümünde Kurum personeli, uzmanlar ve danışmanlık komitesi üyelerinden ne beklendiği açıklanmaktadır.
Görev ve sorumlulukların uygulamada bazı durumlarda çakıştığının kabul edilmesi önemlidir. Duruma bağlı olarak yönetimde bulunanlar çeşitli derecede, kendilerine zamanında müdahale edilmesi gereken meseleleri - denetim ekibinin faaliyetini kolaylaştırmak için - onaylayacakları bir şekilde ele almalarını belirten kişilere bağlı olacaklardır. Üst düzey personel tarafından daha sonra yapılacak inceleme, önemli faaliyetlerin iyi kontrol edileceğini garanti eder ve devam ettirildiğinde, personelin sürekli bilgi, beceri ve yetenekle gelişimine imkan verir.
Genel olarak, ekibin üyelerinin her biri ortaya çıktıklarında sorunlara müdahale etmek için inisiyatif almaya teşvik edilirler. Eğer ekip üyelerinden herhangi biri belirli bir durumda görevinin veya sorumluluklarının ne olduğu konusunda bilgisi yoksa, bu kılavuzun gerekli rehberliği sağlayacağı umulmaktadır. Eğer kılavuz yeterince açık değilse, personelin idaredekilerden kendilerine yol göstermelerini istemeleri beklenmektedir.
Takip edilecek Teknik Standartlar ve Prensipler ekip üyelerinin hepsi için, performans denetim çalışmasına uygulanan denetim standartları yanı sıra yeterlilik gerekleri ve sorumlulukları biçimindeki genel beklentileri belirtmektedir.
Personel, kaliteli ürünlerin bir ekip çalışması yaklaşımı ile teslim edilmesinde beraber sorumluluk alır.
Bir profesyonel denetim kurumu olarak bu kılavuzdaki performans denetim standartlarının Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü tarafından oluşturulan Paranın Değeri Denetim standartlarına uygun olmasını gerekli görmekteyiz.
Kurum performansı denetim programı bir Genel Denetçi Yardımcısının idaresi altındadır. Bu kişi, prensip ve standartların doğru ve sürekli olarak uygulanmasını veya, bir yenilik olması durumunda, şartlara göre doğrulanmasını ve uygun olan yerlerde denetim raporlarında yeterli şekilde açıklanmasının sağlamasında Genel Denetçiye karşı sorumludur.
Personelin hepsinin kendi işleri ile ilgili prensip ve standartların anlaşılması ve uygulanmasından sorumlu olmalarına rağmen Grup Başkanının görüşüne göre, prensip şartlarına tamamıyla uyulmasına uygun olmayan veya uygulanmayan olağan dışı durumlar ortaya çıkabilir. Bu gibi bir durumda Grup Başkanı Genel Denetçi Yardımcısı ile görüşmeli ve prensiplerin yenilenmesinin onaylanmasını talep etmelidir. Bir karara varmadan önce ikisi, önerilen yenileme sonucunda aşağıdakileri göz önüne alacaktır:
· işin hala performans denetim şartlarına uygun olup olmadığı (bkz. Bölüm 2-Performans Denetim Programı) ve mesleki standartlara uygun yapılıp yapılmayacağı; ve
· yenilemenin özelliği ve etkisinin denetim raporunda yeterince açıklanıp açıklanamayacağı.
Bu gibi bir müzakerenin esası ve sonucu kararın sorgulanması durumunda ileride referans olarak gösterilmesi için Planlama, Kontrol ve Rapor Dosyasında belgelenmelidir.
Performans denetimleri ve raporları Kurum tarafından yürütülen diğer iş türlerinin önemli yönlerini içerdiğinde (mali ve yetkililerin denetimi ile uyumlu) bu birimler ilgili denetim standartlarını temin etmek ve Kurum prensiplerine uyulmasını sağlamak için hesaba katılmalıdır.
Genel Denetçi Yardımcısı, genel maliyet, işin kalitesi ve performans denetim programın verimliliğinin idaresinde Genel Denetçiye karşı sorumludur.
Sırasıyla, Grup Başkanı kendi talimatı altında yürütülen performans denetiminin maliyet ve kalitesinin idaresi konusunda Genel Denetçi Yardımcısına karşı sorumludur. Son olarak, Ekip Şefi kendi talimatı altında yürütülen performans denetiminin maliyet ve kalitesinin idaresi konusunda Grup Başkanına karşı sorumludur.
Biz, insanlar aşırı gerilime maruz bırakılmadan motive edildiklerinde en iyi işin yapılacağı temel felsefesine dayalı bir çalışma kültürüne erişmeye çabalamaktayız. Bunun anlamı personelin, gelişime katıldıkları zaman çerçevesinde yüksek kaliteli işler yapmasının beklenmesidir. Bir denetim esnasında zorluklar ortaya çıktığında ve normalde izin verilenden daha uzun süreye ihtiyaç duyulduğunda ekip, - fazla çalışarak veya daha fazla personel talebinde bulunarak veya hedeflenen tarihleri değiştirerek programın tamamlanması amacıyla- durumla en iyi şekilde nasıl ilgilenileceğine karar verecektir.
Tüm personelin British Columbia Hükümeti tarafından kendi çalışanları için tasarlarların yanı sıra bizim Kurum Yönetim Prensipleri ve Prosedürler Kılavuzunda bulunan Davranış Standartlarına uymaları gerekmektedir. Personel aynı zamanda mensup oldukları mesleki kurumların kanun ve kararnamelerine tabidir.
Kurumumuzda yüksek davranış standartları ve dürüstlük önemlidir. Personelin hepsinin Kurumda her zaman kamu güvenini ve saygıyı destekleyecek profesyonel şekilde hareket etmeleri beklenmektedir. Bu profesyonellik yüksek standartta ahlaki davranış, nezaket, tarafsızlık, serbestlik, nesnellik ve rekabet ile karakterize edilmelidir.
Denetimin tüm aşamalarında etkili gözetim ve kalite kontrolü çok önemlidir. İşi temsil eden Grup Başkanı ve ekip şefleri kendi başlarına talimat, gözleme ve müzakerelere uyacak ve aşağıdakileri gözden geçirecektir:
· kendisine iş verilen personelin yerine getirecekleri prosedürler hakkında bilgi sahibi olup olmadığı ve bu prosedürlerin hedeflerini anlayıp anlamadığı;
· yürütülen işin uygun şekilde yerine getirilip getirilmediği;
· incelemelerin çözümsel ve yapıcı şekilde iş boyunca sürekli olarak yapılıp yapılmadığı;
· bu kılavuzda tanımlanan prensiplere uyulup uyulmadığı.
Denetim dosyalarında, denetim ekibi üyeleri tarafından çıkartılan sonuçlar üzerinde karar verme de dahil gözetim ve inceleme açıklamaları yer alacaktır.
Belirli bir zaman çerçevesinde kaliteli iş ortaya çıkartılması bir işbirliği çalışması gerektirir. Ekibin görevlerini başarılı olarak yerine getirmesi ekibin üyelerinin hepsinin sorumluluğudur. Personelimiz yeteneklerini iyi bir ekip oyuncusu olmak için kullanmakta ve sürdürmektedir. Bunun anlamı, denetimin en iyi şekilde nasıl yapılacağı konusunda - personelin seviyesi ne olursa olsun - birbirleri ile müzakereler yapmaları ve birbirlerini dinlemeleridir. Bir başka anlamı da birbirilerinin temel çalışma yetenekleri arasındaki farkların değerlendirilmesi ve her zaman birbirlerine karşılıklı saygı çerçevesinde davranmalarıdır.
Grup Başkanı, ekip üyelerinin hepsine kararlara katkıda bulunma fırsatının verilmiş olmasını sağlamak için, ekibin genel çalışma ilişkilerinin gözlenmesinden sorumludur. Ekip şefleri, ekip üyelerinin hepsinin en uygun verimlilikte çalışmasını sağlamak için, ekip üyeleri arasında sürekli çalışma ilişkisinin kurulmasından sorumludur. Ekip üyelerinin hepsi ekibin diğer üyelerine karşı saygı çerçevesinde hareket etmek ve çalışma yöntemlerinin farklılığı nedeniyle ortaya çıkan her türlü zorluğun ortadan kaldırılmasından sorumludur. Mümkün olduğu zamanlarda ekip görevlerinin üyelerin tercihlerine göre ve üyelerin hepsinin eğitim ve gelişmesini teşvik edecek şekilde tayin edilmesi göz önüne alınmalıdır.
Aşağıdakileri yerine getirerek, denetlediğimiz ve bizim çalışmalarımıza itimat edenlerin güven ve itimadını sürdürmeyi taahhüt ediyoruz:
· çalışmalarınızın adil ve yapıcı şekilde yürütülmesi;
· doğru, güvenilir değerlendirme ve kesin tavsiyelerde bulunma;
· çalışmalarımızı güçlü ilişkiler ortaya koyacak şekilde gerçekleştirme ve rapor etme.
Denetlediğimiz kişilerle iyi ilişkiler kurarsak, yönetim kaynaklarının nasıl yönetildiği konusunda gelişmelere katkıda bulunurken daha üretken ve verimli olabileceğimize inancımız tamdır. Bu şekilde bu kişilerin neyin düzeltilmesi gerektiği hakkında bilgi toplarken ve bizim değişiklik önerilerimizi uygularken bizimle işbirliği yapmaları ihtimali daha yüksek olacaktır. Bu, bir Kurum olarak başarımıza katkıda bulunmalı ve Yasama Meclisi ve kamunun bize olan güvenine katkıda bulunmalıdır.
Denetimin başarılı bir şekilde tamamlanması için denetlenenlerle iyi bir ilişkinin sürdürülmesi önemlidir. Ekip üyelerinin hepsinin yerine getirecekleri belirli görevleri vardır.
Genel Denetçi, Bakan Vekili ve incelenmekte olan kurumun Yönetim Kurulu ile iletişimin sürdürülmesinden ve bilgilerin denetim ekibine iletilmesinden sorumludur. Ekip Şefi, denetimde irtibat kurulacak kişi (genellikle Bakan Vekili Yardımcısı seviyesinde) ile iletişimden ve ilgili bilgilerin ekibin diğer üyeleri ile paylaşılmasından sorumludur. Ekibin diğer üyeleri Kurumun denetlenenlerle olan ilişkisini tehlikeye atabilecek veya artırabilecek konuları Ekip Şefinin dikkatine sunmak ve kendi aralarında iyi ilişkileri destekleyecek şekilde hareket etmeden sorumludur.
Denetimi gerçekleştiren denetim ekibi belirli denetimlerin gereklerini yerine getirmek için gerekli yeterliliğe sahip olmalıdır.
Bu şartları karşılamak için ekip üyelerinin performans denetim, idare ve genel olarak yönetim ile ilgili ve/veya incelenmekte olan alan hakkında bilgi ve beceri sahibi olmaları gerekmektedir. Biz sık sık, belirli bir denetim konusunda deneyimi olan bir veya daha fazla uzman çalıştırarak Kurum personelinin yeterliliğini artırmaktayız.
Usulen denetim ekibinin hepsi Genel Denetçi ve Genel Denetçi Yardımcısı tarafından alınır ve yönlendirilir. Fakat acil durumlarda, yönetime direk olarak katılan ve denetimi yapan ve bu nedenle denetim ekibini oluşturan Grup Başkanı, Birim personeli ve uzmanlardır.
Grup Başkanı genellikle, denetlenen yönetim ile önemli görüşmeler, brifing toplantıları ve iç tetkikler de dahil olmak üzere denetimin önemli aşamalarında görev alır.
Ekip Şefi genellikle bir Proje Şefi veya Kıdemli Proje Şefidir ve günlük faaliyetlerde proje müdürünün görevini alır. Ekip Şefi bu yetkide, denetimin onaylanmış denetim planına göre tamamlanmasını sağlamak için ekibin çalışmasını organize etmekten sorumludur. Ekip Şefi denetim sırasında ekibin diğer üyeleri ile işbirliği içerisinde çalışmalı, katkıda bulunmalarını ve katılmalarını teşvik etmeli ve kolaylaştırmalıdır. Liderlik yeteneği Ekip Şefinin yıllık değerlendirilmesinin önemli bir parçasıdır.
Bir denetim için uzmanlık bilgisi ve yeteneğine gerek duyulduğuna karar verildiğinde bu işi uygun şekilde yönlendirecek konumda olduğumuzdan emin olmalıyız. Uzmanın çalıştırılmasından sorumlu olan kişi, genellikle Grup Başkanı, uzmanın işlerini kontrol edecek hedefleri ve referans şartların tanımını yapabilecek ve bu işi yönlendirebilecektir. İhtiyaç duyulan bir uzmanın yönlendirilmesi için gerek duyulan bilgiye sahip olup olmadığımız konusunda bir şüphe varsa, teklif edilen denetimin uygulanabilirliğini yeniden ele almak zorundayız.
Denetim planlama belgelerinde denetimi yapmak için gerekli nitelikler belirtilmeli ve ekibin hepsinin bu şartlara nasıl uyacağı gösterilmelidir.
Genel Denetçi Yardımcısı ve ilgili Grup Başkanı denetim ekibinin denetimi gerçekleştirmek için gerekli olan niteliklere sahip olmasının temin edilmesinden sorumludur. Bu, denetimin yanı sıra denetim konusu alanda da yeterli olmayı gerektirir.
Personel düzeyinde genel gerekler kılavuzun bu bölümünden sonraki Teknik Standartlar ve Prensipler bölümünde verilmektedir. Denetim ekibinin seçilmesi ile ilgili daha fazla bilgi edinmek için Bölüm 5 - Denetimin Planlanması bölümüne bakınız.
Uzman Gereksinimlerinin Analiz Edilmesi
Grup Başkanı, Ekip Şefinin yardımı ile, uzmanlık gerektiren yeterlilik şartlarını analiz eder. Çeşitli konularda uzmanlığı olan kişilerin ekibin bir parçası olması gerekli olup olmadığına önem verilecektir (mesela sağlık veya eğitim alanlarında uzmanlık). Bu, karmaşık veya hassas denetim başlıkları ile ilgilenildiğinde özellikle doğrudur.
Uzmanlar aşağıdaki işlevlerin bazılarını veya hepsini gerçekleştirebilecektir:
· belirli konu alanında temel fikirler verme;
· denetim kriterleri oluşturma;
· denetim kanıtını bir araya toplama;
· analiz veya araştırma yapma;
· konu ve bulguları yorumlama;
· sonuç çıkarılmasına yardımcı olma; ve
· rapor yazma.
Genellikle uzmanların çalıştırılmasını Grup Başkanı düzenler ve bunu yaparken, işe almadan önce, kullanmakta olduğu alanda müstakbel danışmanın yeterliliği hakkında yeterli teminatı almalıdır.
Muhtemel bir uzmanın yeterliliği hakkında garanti almadan önce Grup Başkanı aşağıdakileri yapmalıdır:
· uzmanın uzmanlık alanındaki itibarını, deneyimini ve her türlü mesleki sertifikası veya lisansını dikkate almalıdır;
· uzmanın kendi alanında standartlar hazırlayan ilgili mesleki bir kurumun itibarlı bir üyesi olup olmadığını belirlemelidir;
· uzmanın uzmanlık alanındaki yeterliliğinin yanı sıra denetimin temel hedefleri ve denetim işlemi hakkında da bilgi sahibi olduğundan ve kendi sorumluluğu bağlamında performans denetim standartlarının nasıl uygulanacağını bildiğinden emin olmalıdır;
· denetimin farklı aşamalarında birden fazla uzman katılacaksa, daha deneyimli olanın denetim alanında yeterli bilgiye sahip olmasını sağlamalıdır (mesela eğer uzman, ilerleme kriterleri ve planlama ve denetim testlerinin gerçekleştirilmesine katılacaksa, denetim ve denetim standartları hakkında daha fazla bilgi sahibi olması gereklidir).
Eğer Grup Başkanı uzmanın bilgisi veya yeterliliği hakkında bir endişesi varsa bu uzman çalıştırılmamalıdır. Muhtemel uzmanların belirlenmesinin teklif edilmesi ile ilgili olarak Teknik Standartlar ve Prensipler bölümüne bakınız.
Uzmanları ekibe dahil etme düşüncemiz, planlama sürecinde en kısa zamanda, incelemekte olduğumuz kurumun üst düzey yöneticileri ile görüşülmelidir. Bu görüşmede üst düzey yönetimine alanında uzman olduğunu kabul ettikleri adayları belirleme fırsatı verilmelidir. Bir danışman işe alınmadan önce, önerilen adaylar hakkında üst düzey yöneticilerle müzakere yapılmalı fakat kimin işe alınacağı konusunda son karar bize bırakılmalıdır.
Genel Denetçi Yardımcısı genellikle denetimin çeşitli hususlarında kendisine tavsiyelerde bulunacak bir danışmanlık komitesi oluşturulmasını tercih edecektir. Bu komite bizim kalite güvencesi programımızın önemli bir bölümünü oluşturur.
Danışmanlık komiteleri denetime tutarlı ve kaliteli yaklaşım bir yaklaşım getirilmesinde yardımcı olur. Bu komiteler, denetim ekibinin planlarını ve rapor hazırlama stratejilerini sunabilecekleri bir forum hazırlamak için tasarlanmıştır. Komitenin stratejik ve teknik tavsiyelerde bulunması ve değerlendirme ve sonuçların mantıklı ve adil olup olmadığını incelemeleri beklenmektedir.
Danışmanlık komitesinin görevi ilk önce planlama notları, olay özetleri ve taslak raporları ve sonuçları şeklinde kendilerine sunulan denetim ekibi bilgilerinin incelenmesidir. Bu inceleme hakkında yorumlar, genellikle komitenin Genel Denetçi Yardımcısı ile yaptığı toplantılarda ele alınan sözlü ve yazılı sunumlarla alınacaktır. Komitenin, denetimde herhangi bir direk görevi yoktur fakat Genel Denetçi Yardımcısının bir çözüm kaynağı olacaktır.
Danışmanlık komiteleri genellikle iki defa toplanır. Birinci toplantı performans denetim planının Genel Denetçi Yardımcısı tarafından onaylanmasından önce yapılacak, ikinci toplantı ise denetim alan çalışması tamamlandığında yapılacaktır. Taslak raporlar Bakan Vekili veya Genel Müdüre verilmeden önce danışmanlara sunulacak ve yorumları istenecektir. Bir veya birden fazla danışmanın raporun içeriği ile ilgili önemli herhangi bir şüphelerini belirtmeleri durumunda, Genel Denetçi Yardımcısı danışmanlık komitesinin bir toplantı yapmasını isteyebilir.
Ortak bir iletişim oluşturmak ve danışmanlık komitesinden değerlendirmenin alınmasını sağlamak için danışmanların kendi görev ve sorumluluklarının farkında olmaları gerekmektedir. Danışmanlık komitesinin Genel Denetçi Yardımcısına aşağıdaki hususlarda bağımsız olarak onaylar vermelidir:
· kapsamlı denetim için kritik alanların belirlenmiş olduğu;
· kusursuz bir metodolojinin (uygun kriterleri içeren) seçilmiş olduğu;
· bu alanlarla ilgili makul ilk sonuçlara ulaşılmış olduğu;
· yorumların yeterince desteklenmiş olduğu; ve uygun bir rapor stratejisinin seçilmiş olduğu.
Grup Başkanı danışmanlık komitesi için uygun adayların bulunmasından sorumlu olacak fakat son seçim kararı Genel Denetçi Yardımcısı tarafından verilecektir. Denetim danışmanlık komitesi üyelerinin sayısı şartlara göre değişebilir fakat bir Grup Başkanı (denetimden sorumlu Grup Başkanı haricinde), Kurum dışından iki veya üç temsilciden oluşabilir.
Komite üyeliği bireylerin, davranışları, becerileri, bilgileri ve deneyimlerine göre belirli bir denetime olası katkısına bağlı olacaktır. Bir komite üyesinin danışmanlık komitesine değerli bir katkı yapmasını artıracak nitelik türleri aşağıdaki konularda bilgi sahibi olunmasını kapsamaktadır:
· organizasyon yapıları, idari işlemler, ve devlet yetkilileri ve kraliyet kurumlarının çalışması;
· kurumun iş yaptığı sanayi alanı;
· performans denetiminde ele alınabilecek bir veya daha fazla alan;
· denetim işleminin performansı;
· Kurum tüzüğü ve denetimle ilgili çeşitli konulardaki konumu.
Bu özelliklerin herhangi birinin nispi önemliliği bir denetimden diğerine değişiklik gösterecektir. Bir komitenin üyelerini seçerken, arkadaşları tarafından tutulan heves ve saygı gibi kişisel özellikler ilave faktörler olabilir. Dış üyelerin çoğunluğu belirli bir alanda yetki sahibi oldukları veya üst düzey yönetimi veya idare heyeti düzeyinde idari işbirliği ve işlemlerde kapsamlı deneyime sahip oldukları için seçilirler. Bunun yanında, tamamıyla bağımsız, bilgili bir kişi konulara yeni bir bakış açısı getirmede bir iç üyeden daha iyi bir konumda olabilir.
Komitenin toplantılarına Genel Denetçi Yardımcısı başkanlık eder. Denetim danışmanlık komitesi, denetim ekibi tarafından ortaya atılan konulara ve tekliflere yanıt vererek denetime katkıda bulunur. Komiteden en büyük faydayı elde etmek için, komite üyeleri arasındaki tartışma ve müzakereler için mümkün olan en uzun süre verilmeli ve hepsinin konu hakkında farklı perspektif veya bakış açısı getirmeleri sağlanmalıdır. Başkanlığın rolü gündemdeki, anlaşmazlığa neden olabilecek hedefler arasında makul bir uzlaşmanın araştırılması ve komite üyelerinin hepsine kendi görüşlerini açıklama ve diğer üyelerin yorumlarına yanıt verme imkanı verilmesidir
Toplantıda alınan başlıca sonucun komite üyeleri için bir bilgiden ziyade ekip için bir tavsiye niteliği taşıdığının bilinmesi önemlidir. Danışmanların müzakerelerde bulunması için maksimum süreye izin vermek amacıyla ekip üyelerinin yaptığı sunumların uzunluğu normalde minimum düzeyde tutulmalı ve önemli unsur ve başlıklarla sınırlanmalıdır. Bunun yanında sunumlar, komite üyelerinin sunulmakta olan görüş ve toplantıdan önce almış oldukları belgede arasında direk bir bağlantı kurmalarına imkan vermeli ve böylece üyeler bu belgede not etmiş oldukları noktalar hakkında fikir ileri sürebilmelidir.
Başkanlık, danışmanların varılan sonuçları anlamasını sağlamak ve toplantının gidişatı hakkında bilgi vermek için her tartışma noktasının sonunda bir özet yapmalıdır.
Komite Üyeleri Tarafından Ortaya Atılan Noktaların Düzenlenmesi
Üyelerin her birine kendi yorum ve önerilerinin durumu ile ilgili olarak komite toplantısı görüşmeleri yoluyla veya direk bağlantı kurularak veya Başkanlık tarafından bilgi verilecektir. Bunun yapılmaması komite üyelerinin kendilerine sunulanı analiz etmek için zaman ayırmalarını ve yapıcı öneriler sunmalarını engelleyebilir. Bu durum, Bir üyenin önerisinin gerçek önemliliğinin anlaşılmaması nedeni ile, önemli bir noktanın unutulmasına da neden olabilir.
Dokümantasyonun denetim danışmanlık komiteleri bakımından özelliği ve kapsamı denetimden denetime değişiklik gösterecektir. Fakat en azından aşağıdakileri içermelidir:
· komite üyeliği için düşünülen adaylar, üyelerin seçilme nedeni, dışarıdan tutulan üyelerin sözleşmelerinin kopyaları;
· komite toplantılarının notları, gündem, komite üyelerine gönderilen belgeler, toplantılarda sunulan belgeler; ve
· toplantı tutanakları, komite toplantılarında ortaya atılan noktaların karar ayrıntıları.
Danışmanlık komitesi ile ilgili daha fazla bilgi almak için Bkz. Bölüm 8 - Proje Yönetimi.
Denetim ekibinin üyeleri, tarafsız çözümler oluşturabilmeleri için tarafsız bir ruh durumuna sahip olmalıdır. Ekip üyeleri kendi mesleki kararlarını veya tarafsızlıklarını bozabilecek veya uygun bir dış gözlemcinin böyle olduğu düşüneceği etki, çıkar ve ilişkiden uzak olmalıdır.
Genel Denetçi Yardımcısı uzmanlar da dahil olmak üzere Grup Başkanı ve ekip üyelerinin tarafsız olmalarından sorumludur. Muhtemel çıkar çatışmaları denetim üstlenilmeden önce çözülmelidir. Muhtemel çatışmalar belirlendiğinde, bunların ortadan kaldırılması ile ilgili karar denetim dosyasında belgelenmeli ve Genel Denetçi Yardımcısına rapor edilmelidir.
Personelin hepsi çıkar çatışmaları veya taraflılık konusunda hazır olmalı ve muhtemel durumları bir Grup Başkanı veya Genel Denetçi Yardımcısına hemen açıklamalıdır. Personel, kamu hizmeti üyeleri olarak, İngiltere Sözleşme Standartları hakkında bilgi sahibi olmalı ve bu standartlara uymalıdır
British Columbia Hükümeti çalışanları olarak tüm Kurum personelinin yılda bir defa çıkar çatışmaları ile ilgili bir yemin imzalamaları gerekmektedir.
Bir uzman veya danışman göz önüne alındığında bu kişinin tarafsızlığı değerlendirilmelidir. Bu değerlendirme adayla görüşme ve muhtemelen referans kontrolleri şeklinde olabilir. Grup Başkanı, kişilerin mesleki kararlarını veya tarafsızlıklarını bozabilecek veya uygun bir dış gözlemcinin böyle olduğu düşüneceği etki, çıkar ve ilişkiden uzak olmalarını sağlamalıdır. Mesela, eğer bir müteahhide son zamanlarda bakanlık programında olan bir iş için ödeme yapılmışsa (ve müteahhit bu ödemenin ileride de yapılması beklentisindeyse) bu müteahhit programın idaresinin değerlendirilmesinde tarafsız olarak görülmeyecektir. Eğer muhtemel uzman veya danışmanın bu gibi tarafsızlık veya görünümden yoksun olduğu kararına varılırsa, bu kişi çalıştırılmayacaktır.
Uzman veya danışmanlardan, kendi mesleki karar veya tarafsızlıklarını etkileyebilecek herhangi bir ilişkileri olmadığı konusunda yazılı bir ifade alınmalıdır. Bu ifade uzman veya danışman ile yapılan sözleşmeye eklenmelidir.. Uzman/ danışman için önceden hazırlanmış tarafsızlık ifadesi formu Bölüm 8 - Proje Yönetimi Teknik Standartlar ve Prensipler bölümüne eklenmiştir.
Teknik Standartlar ve Prensipler |
Genel Denetçi
· Genel Denetçi Yardımcısının tavsiyesi üzerine (aşağıya bakınız), performans denetim programının uzun vadeli planlanmış kapsamını onaylar.
· Genel Denetçi Yardımcısının tavsiyesi üzerine, geçerli yıl için performans denetimin yapılacağı alanları onaylar.
· Taslak denetim raporlarını inceler ve denetlenen kurumun üst yönetimine gönderilmesini onaylar.
· Denetim raporlarını yayınlanmadan önce inceler ve onaylar.
· Yasama Meclisi Kamu Hesapları Komisyonuna ve ilgili bakanlıklara ve başkanlık üyelerine verilecek formal görsel işitsel sunumu inceler ve onaylar.
· Genel Denetçi Yardımcısı ve ilgili Grup Başkanının (aşağıya bakınız) yardımı ile denetim raporunun özetini ilgili bakanlıklar ve başkanlık üyelerine sunar
· Genel Denetçi Yardımcısı ve ilgili Grup Başkanının yardımı ile umumi raporların görsel işitsel özetini talep üzerine Kamu Hesapları Komisyonuna sunar.
Genel Denetçi Yardımcısı
· Performans denetim metodunun mesleki standartlara uygun olmasını ve tutumlu, yeterli ve etkili olmasını sağlar.
· Performans denetim programının uzun vadeli planlanmış içeriğini, Grup Başkanı ile işbirliği içerisinde Genel Denetçiye önerir.
· Geçerli dönem için genel alanlar ve ilgilenecek noktaların düzenlenmesini, Grup Başkanlarıı ile işbirliği içerisinde Genel Denetçiye önerir.
· Denetimin genel alanı içerisindeki denetim seçim planlarını onaylar.
· Bir denetim yapma isteğini, Bakan Vekili veya denetimin yapılacağı kurumun Genel Müdürüne bildirir.
· Denetim seçimini inceler ve onaylar.
· Gerekli görüldüğü yerlerde denetim danışmanlık komiteleri oluşturur.
· Denetimleri Bakan Vekili veya Genel Müdür ile müzakere eder.
· Grup Başkanının denetim personelinin atanması ile ilgili kararlarını onaylar ve uzmanların işe alınmasını onaylar.
· Denetimin amaç, kapsamını ve deneme raporu konularını ve her denetim için genel yaklaşımı inceler ve onaylar.
· Her denetim için ayrıntılı bir plan onaylar.
· Bulgu ve sonuçların son iç incelemesine katılır ve bir rapor taslağı onaylar.
· Denetimin yapıldığı kurum yönetimine Genel Denetçinin göndermesini istemeden önce taslak raporu inceler ve onaylar.
· Denetlenen kurumun yönetimi tarafından ortaya atılan her türlü konunun düzenlenmesini inceler ve onaylar.
· Son taslak raporunu Bakan Vekili veya Genel Müdüre sunar.
· raporun görsel işitsel özetini inceler ve onaylar.
· Raporlarıın bakanlar ve başkanlık üyelerine ve Kamu Hesapları Komisyonuna sunulmasında Genel Denetçiye yardım eder.
Grup Başkanının Denetimle ilgili Sorumlulukları
· Ayrıntılı denetim planlarını Bakanlık Vekili veya Genel Müdür ile müzakere eder.
· Denetimin yapıldığı kurumun Bakan Vekili veya Genel Müdür ile sürekli işbirliği yapar.
· Denetim seçim planlama sürecini yönlendirir.
· Uygun denetimleri Genel Denetçi Yardımcısına tavsiye eder ve önerilen denetimlerin Kurumun kontrolü altında olmasını, istenen zaman dilimi içerisinde teslim edilmesini ve denetimler için yeterli, nitelikli kaynakların mevcut olmasını sağlar.
· Genel Denetçi Yardımcısına denetimin amacı, kapsamı ve her denetim için deneme raporu konularını tavsiye eder.
· Denetim için uygunluk gereklerini belirler ve uygun personel ve uzmanları Genel Denetçi Yardımcısına tavsiye eder.
· Denetim ekibinin incelenecek alan hakkında yeterli bilgi sahibi olmasını sağlar.
· Uygun denetim kriterlerinin geliştirilmesini yönlendirir ve destekleyici uygun delillerin elde edilmesini sağlar.
· Ayrıntılı bir denetim planının geliştirilmesini yönlendirir.
· Denetim alan çalışmasını yönlendirir.
· Son inceleme toplantısından önce:
- denetim çalışmasının yeterli şekilde planlanmasını ve uygun şekilde yürütülmesini sağlar;
- dosyalarda verilen durumlarla ilgili sonuç, bulgu ve iddiaların desteklenmesi için yeterli ve uygun kanıtların toplanmasını sağlar; ve
- önerilen tavsiyelerin hepsinin pratik ve tutumlu olmasını sağlar.
· Son inceleme toplantısında ortaya atılan hususların hepsinin uygun şekilde belgelendirilmesini ve düzenlenmesini sağlar.
· Aşağıdakileri gerçekleştirildiğinden emin olmak için taslak raporu inceler:
- önemli ve desteklenmiş durum ve bulgular sunulmuştur;
- bulgular ve sonuçlar mantıklıdır;
- bulgu ve sonuçların nitelendirilmesinde yeterli dikkat gösterilmiştir;
- yeterli şartlar verilmiştir;
· tavsiyelerin hepsi mantıklıdır ve Kurumun ilerideki denetim serbestliğini olumsuz yönde etkilemeyecektir.
· Denetlenen kuruma vermesi için taslak raporu Genel Denetçi Yardımcısına tavsiye eder.
· Denetimin yapıldığı kurumda yönetim seviyesindekilerle açıklama toplantıları düzenler.
· Denetlenen kurumun yönetimi tarafından ortaya atılan hususların uygun şekilde belgelendirilmesini ve düzenlenmesini sağlar.
· Bakan Vekili ve Yönetim Kuruluna vermesi için nihai raporu Genel Denetçi Yardımcısına tavsiye eder.
· Rapor yayınlama işlemini yönlendirir.
· Raporu özetleyen görsel işitsel sunumların hazırlanmasını yönlendirir.
· Raporun Bakan Vekili ve Yönetim Kuruluna sunulmasında yardımcı olur.
· Raporun Kamu Hesapları Komisyonuna sunulmasında yardımcı olur.
· Bakan Vekili veya Yönetim Kurulu ile yapılan önemli haberleşmelerde yardımcı olur.
· Denetimin yapıldığı kurum ile idari düzeyde sürekli işbirliği yapar.
· Denetim seçim planlama sürecinde yardımcı olur.
· Kurumun kontrolü altında olacağı düşünülen ve istenen zaman içerisinde teslim edilecek Denetim Prensiplerini denetmelere tavsiye eder.
· Grup Başkanına denetim amacı, kapsamı, deneme raporu taslağı ve her denetim için genel yaklaşımı tavsiye eder.
· Denetim için bilgi ve beceri gereksinimlerinin belirlenmesine yardımcı olur ve uygun uzmanların seçiminde Grup Başkanına yardım eder.
· Saha ekibinin incelenecek alan hakkında yeterli bilgi sahibi olmasını sağlar.
· Uygun denetim kriterleri geliştirir.
· Ayrıntılı bir denetim planı hazırlar.
· Onaylı denetim planına göre Grup Başkanı ile işbirliği içerisinde denetimleri gerçekleştirir (bu göreve ekip üyelerinin çalışmasının planlanması, düzenlenmesi, yönlendirilmesi ve izlenmesi dahildir).
· Dosyalarda verilen durumlarla ilgili sonuç, bulgu ve iddiaların desteklenmesi için yeterli ve uygun kanıtların toplanmasını sağlar.
· Önerilen tavsiyelerin hepsinin pratik ve tutumlu olmasını sağlar.
· Son inceleme toplantısına katılır.
· Denetimin yapıldığı kurumda yapılan idari düzeyde açıklama toplantılarına katılır.
· Rapor taslağını hazırlar, gerçek ve bulguların yeterli düzeyde ve desteklenerek sunulmasını, sonuç ve bulguların mantıklı olmasını, bulgu ve sonuçları nitelendirirken yeterli dikkatin gösterilmesini, yeterli şartların sağlanmış olmasını, tavsiyelerin mantıklı olmasını ve ileride Kurumun denetim serbestliğini etkilememesini sağlar.
· Rapor yayınlama işlemini düzenler.
· Raporu özetleyen görsel işitsel sunumların hazırlanmasını düzenler.
· Raporun Kamu Hesapları Komisyonuna sunulmasında yardımcı olur.
· Aşağıdakileri içeren proje yönetim görevlerini gerçekleştirir:
- zaman bilgilerinin güncel tutulmasını sağlamak ve Grup Başkanı için uygun durum raporları hazırlamak;
- denetim ekibinin etkili iş görmesini kolaylaştırmak için denetim çalışmasını programlamak; ve
- değişiklikleri analiz etmek.
· Denetim seçim planlama sürecinde yardımcı olur.
· Ekip Şefine muhtemel her denetim için denetim amacı, kapsamı, deneme raporu taslağı ve her denetim için genel yaklaşımının geliştirilmesinde yardımcı olur.
· Uygun denetim kriterlerinin geliştirilmesinde yardımcı olur.
· Ayrıntılı bir denetim planının geliştirilmesinde yardımcı olur.
· Denetim çalışmasını, Ekip Şefi tarafından belirtildiği şekilde gerçekleştirir.
· Ekip Şefi tarafından belirtildiği şekilde son inceleme ve açıklama toplantılarına katılır.
· Denetim raporunun hazırlanmasında ekip şefine yardımcı olur.
· Rapor yayınlama işlemine yardımcı olur.
· Raporu özetleyen görsel işitsel sunumların hazırlanmasında yardımcı olur.
· Proje yönetim görevlerinin gerçekleştirilmesinde Ekip Şefine yardımcı olur.
· Aşağıdaki konularda yapılan müzakerelere katılarak denetimin çeşitli yönleri hakkında Genel Denetçi Yardımcısına tavsiyelerde bulunur:
- Denetimin önerilen amaç, kapsam ve deneme raporu konuları ve genel yaklaşımı;
- bulgular, sonuçlar ve rapor taslağı;
- taslak rapor.
Yeterlilikler Kurum tarafından kararlaştırılan, bir kişinin kariyerin her aşamasında ulaşması gerektiği performans standartlarını belirtmektedir. Aşağıdaki tabloda yeterlilikler üç alanın hepsi için belirtilmektedir: bilgi, teknik/ analitik ve yönetim. İfade edilmemesine rağmen yüksek mevkidekiler için yeterlilik şartları alt mevkilerdekiler için verilenleri de kapsamaktadır.
Denetimin, özellikle performans denetimin, aslı, işin ve ulaşılan sonuçların profesyonel kararların uygulanması ile gerçekleştirilmesi fikridir. Kurum ürünlerinin kalitesini artırmak ve Kurumun mesleki konumunu geliştirmek için denetimin gerçekleştirilmesinde eksiksiz bir bilgiye tabanına sahip olması önemlidir. Personelin hepsi için önemli yeterlilik şartları şunlardır:
· ilgili mesleki niteliklere sahip olunması veya bu konuda eğitim veya uzmanlık deneyimi;
· yönetimin işlevinin ve anahtar personelin oynadığı rolün anlaşılması.
Bilgi yeterliliğinin tanımlanmasında üç seviye kullanmaktayız:
Genel Bilgi
· Bahse konu alanın genel olarak anlaşılması;
· anahtar bileşenler ve prensiplerin kabaca anlaşılması.
Çalışma Bilgisi
· uygulanabilirliği en yüksek olan durumlar hakkında bilgi - bahse konu alanda bir kişinin uygulanabilirliği en yüksek olan durumlarda bilgisini kullanmasına imkan veren bileşenlerin hepsini kapsamaktadır.
Uzmanlık bilgisi
· bahse konu alanda diğerlerine her bakımdan bilgi veya açıklama verme sorumluluğunda olan bir kişinin sahip olduğu bilgi düzeyidir - bu alanda diğerleri tarafından bu uzmanlık alanının tüm konularında talimatlar vermesi, demonstrasyon yapması eksiksiz rehberlik vermesi için danışılan kişi.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Teknik/ Analitik yeterlilik denetim çalışması ve çalışmaya katılan kuruluşlarda dış ilişkiler ile ilgilidir. İşin zamanında, bütçe ve kalite standartlarına göre teslime edilmesi Kurumun başarısı için çok önemlidir. İyi proje yönetim becerisi ile beraber dikkatli planlamayı gerektirir. Denetim çalışması ile ilgili olarak personelin hepsi için belli başlı yeterlilik şartları şunlardır:
· profesyonel ve Kurum standartlarına uygun denetimlerin planlanması ve yapılması;
· Görev ve projeleri, bütçe ve Kurum kalite standartları içerisinde tutmak için zorlukların aşılması.
· ekip üyelerinin hepsinin kendilerinden ne beklendiğini bilmelerinin sağlanması;
· durumun düzenli olarak incelenmesi ve muhtemel sorunların önceden belirlenmesi;
· müşterinin kurumu ve ticareti ile ilgili yeterli fikirlerin gerçekleştirilmesi
Kurumun, çeşitli çıkar grupları ve denetlediği kuruluşlar bulunmaktadır. Bunlarla yapıcı ilişkilerin kurulması güvenin temin edilmesine bağlıdır. Değişikliğin korunmasında, yaptığımız işin faydalı etkisini artırır ve sonuç olarak Kurumun geleceğini güvence altına alır. Dış ilişkilerle ilgili olarak personelin hepsi için belli başlı yeterlilik şartları şunlardır:
· yazı ile etkili iletişim kurulması ve mantıklı, açık ve inandırıcı konuşma;
· dış kurumlarla yapılan tüm bağlantılarda adil ve tarafsız hareket etme.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||