Politikalar 1

• Giriş. 1
  
• Zaman ve Maliyet Yönetimi 1
  
  • Bütçeleme. 2
    
  • Programlama. 3
    
  • Kaydetme. 3
    

  • İzleme ve Rapor Etme. 3
    

• Ekibin Yönetimi 5
  

• Uzmanların Yönetimi 6
  
  • Uzmanların Seçimi 6
    
  • Uzmanlarla Sözleşme Yapılması 6
    
  • Uzmanların Çalışmalarının Yönetimi 6
    
  • Uzmanların Çalışmalarının Değerlendirilmesi 7
    
    
• Danışma Komitelerinin Yönetimi7
  
• Danışmanlarla Sözleşme Yapılması 7
  
• Danışmanların Çalışmalarının Yönetimi 7
  
• Brifing Materyalleri 8
  
  
• Denetim–Sonrası Gözden Geçirme. 9
  

Teknik Standartlar ve Prensipler 11

• Bir Uzman veya Danışman Tutulması için Gerekli Belgeler 11
  
  

Giriş

Kurum, British Columbia vergi mükellefleri tarafından finanse edilmektedir. Bu nedenle, çalışmalarımızı tutumlu, verimli ve etkili olarak yürütmek gibi bir ödevimiz bulunmaktadır.

Sınırlı kaynaklarımızdan en iyi şekilde faydalanabilmek için denetimlerimizi etkili bir şekilde yürütmemiz zorunludur. Zaman ve harcamalarımız, çalışma standartlarımızı karşılamak için gerekli olan minimumda tutulmalıdır. Mümkün olan en iyi işi üretmek için, takım üyelerimiz ve uzmanlar işbirliği içinde çalışmalıdır.

Zaman ve Maliyet Yönetimi

Grup Başkanı, onaylanmış bütçeyle ilişkili olarak harcanan zamanı ve yapılan harcamaları düzenli olarak izlemek suretiyle her bir denetim uygulamasının masraflarını idare etmekten ve sonuçları Genel Denetçi Yardımcısına izah etmekten sorumludur.

Ekip Şefi, denetim işini bütçeye konulmuş harcamaları ve zaman çizgilerini karşılamaya veya iyileştirmeye yönelik olarak programlamaktan ve ekip üyelerini etkin bir şekilde kullanmaktan sorumludur.

Harcamalar, seyahat giderleri veya uzman ücretleri gibi doğrudan giderler şeklinde ortaya çıkabilir veya denetimleri yapmakla görevli Kurum personelinin ücret giderleri ve ilgili genel giderler biçiminde ortaya çıkabilir.

Her seviyedeki personel, zaman ve sonuç olarak da para tasarrufu için imkanları her zaman gözetmelidir. Bunun anlamı Ekip Şefinin aşağıdaki hususları hedeflemesidir:

·        sadece denetim amacını tatmin etmeye yeterli olacak minimum çalışmayı gerçekleştirin (örneğin saha çalışması aşamasında, başlangıçta planlanmış olan bazı görüşmelerin gereksiz olduğu ortaya çıkabilir);

·        denetim yöntemlerini, amacın açık şekilde genel hedef ile ilgili olacağı ve çalışmayı yürüten tüm ekip üyesi / üyeleri tarafından açıkça anlaşılacağı şekilde tasarlayın;

·        toplantıya katılanlara ilgili belgelerin dağıtımını, tam olarak hazırlanmalarına imkan verecek şekilde her toplantı öncesinde yeterli süre içinde yapın; ve

·        denetimin her safhasında işbirliğini teşvik etmek için denetlenen örgütün personeliyle iyi ilişkiler kurun.

Kurum içinde veya dış örgütlerde (incelenen örgütlerde Genel Denetçi, Genel Denetçi Yardımcısı veya Bakan Vekil Yardımcısı düzeyindeki veya daha yukarısında) yüksek düzeydeki yönetiminin mümkün kılınmasında zorluklar nedeniyle gecikmelerin ortaya çıkması durumunda, Grup Başkanı mümkün olan en az sürenin yitirilmesi bakımından karışıklıkların giderilmesini sağlamak durumundadır.

Ekip üyelerinin denetimde tam olarak kullanılmamaları nedeniyle başka çalışmalarda kullanılabilmeleri imkan dahilindeyse, Ekip Şefi bu hususu Grup Başkanına bildirmekle sorumludur.

Bütçeleme

Denetimin her bir safhası için, saat ve dolar olarak bütçe hazırlanması gereklidir. Bu bütçeler, denetim başlangıcında imkan dahilinde olan en makul bilgilere dayandırılmalıdır.

Denetimlerin çoğu için bir takım farklı safhalar bulunmaktadır:

·        planlama;

·        yürütme; ve

·        rapor etme.

Bütçenin iki bileşeni bulunmaktadır: saat ve dolar. Bütçe, denetimde çalışanların (uzmanlar, diğer birimlerden personel, Genel Denetçi Yardımcısı ve danışma komitesi üyeleri dahil) her bir ekip üyesi için ayrı ayrı tanımlanmış olarak her aşamada ne süre ile çalışacağının hesabını yapar. Her bir önemli işlev için süre tahminine dayanan bütçelerin oluşturulması için makul ölçülerde gayret gösterilmelidir.

Daha sonra bu saatler, doğrudan ücreti ve ilgili harcamaları ve ayrıca genel giderler için bir miktarı içeren Zaman Kontrol Sisteminin saat oranları kullanılarak dolara dönüştürülür. Uzmanlar ve danışma komitesi üyeleri için oranlar ilgili sözleşme uyarınca saptanır. Tahmin edilen seyahat harcamaları ve gerekli olabilecek özel eğitim için de bir tahmin yapılmalıdır.

Genellikle bir denetimin başlangıcında, özel olarak kaç görüşmenin, belge tetkikinin, incelemenin veya örnek almanın gerekli olacağını kesin olarak tahmin etmek zordur. Şayet saha çalışmasında bütçelerin abartılmış olduğu ortaya çıkarsa, ekip üyeleri, belirli bir işlev için tahsis edilmiş sürenin tümünü kullanmaktan sakınmaları için ikaz edilirler. İdeal durum, ekibin geçerli sonuçlar çıkartabilmek için gerekli olan bilgileri topladığında – daha fazla süre tahsis edilmiş olsa bile – görüşmeler, belgeler, incelemeler ve örnek toplama işlerinin durdurulmasıdır.

Programlama

Bir denetimin her bir safhasını tamamlamak için hedef tarihler belirtilmelidir. Denetim planına dahil edilmesi gereken bu tarihler, ayrıntılı bütçeyle ilişkili şekilde ve her bir ekip üyesi için ayrılan süre tahmini yapılarak hesaplanmalıdır.

Bu tarihlerin saptanmasının ardından, bu tarihlere uyulması veya bunların iyileştirilmesi için her türlü gayret sarf edilmelidir. Eğer bu tarihlerin bir veya birden fazlası değiştirilmek durumunda kalınırsa, bu değişiklikten etkilenen herkese haber verilmelidir.

Kaydetme

Personel zamanının doğru, kesin bir şekilde kaydedilmesi, her bir denetim için zaman ve harcama takibi yapılması bakımından önemlidir. Bir denetimde çalışmakta olan tüm personel, bütçedeki kategorileri kullanmak suretiyle zamanlarının analiz ve kaydını yapmalıdırlar. Toplam saat, düzenli şekilde Kurumun Zaman Kontrol Sistemi (ZKS) ile uymalıdır.

Denetimlerde harcanan tüm sürenin tutulmasına yardımcı olmak bakımından Grup Başkanı veya Ekip Şefinin sürecin mümkün olduğunca erken bir aşamasında Zaman Kontrol Sistemi yöneticisinden bir proje kodu talep etmesi önemlidir. Ayrıca personel de, her bir işle–ilgili işlev için zaman kaydını doğru kod altında, başka bir ifadeyle doğru projeye ve doğru iş koduna göre yapmak için her türlü gayreti sarf etmelidir.

İzleme ve Rapor Etme

Bir denetim esnasında, bütçeden sapmalarla ilgili olarak genellikle Ekip Şefi tarafından hazırlanan raporları incelemek ve onaylamaktan Grup Başkanı sorumludur.

Gerçek zaman bilgisini güncel şekilde tutmaktan ve gerçek zamanı bütçe ile karşılaştıran periyodik raporları Grup Başkanına sunmaktan Ekip Şefi veya temsilcisi sorumludur. Bu raporların süresine Grup Başkanı karar verecektir.

Bu raporlarda şunlar belirtilmelidir:

·        bütçe ile bağlantılı olarak o ana kadar harcanan gerçek zaman;

·        tamamlama için tahmini zaman;

·        sapmalar (bütçe ile karşılaştırmalı olarak o ana kadarki gerçek zaman artı tamamlama için tahmin edilen zaman);

·        sapma nedenleri; ve

·        mümkün olan zaman (o anki personel programlarına dayandırılmış olarak).

Bu bilgiler, Grup Başkanının her bir denetimin gelişimini izlemesini sağlar. Ardından bu bilgilere göre, önemli tarihlere planlanandan erken varıldığı veya geç kalındığı ortaya çıkmışsa veya tahsis edilmiş olandan daha fazla veya daha az zaman gerektiği ortaya çıkmışsa düzeltme işleminde bulunur.

Düzeltme işlemi aşağıdakileri içerebilir:

·        denetim için ilave personel görevlendirilmesi;

·        personelin diğer denetimlerde görevlendirilmesi;

·        denetimin kapsamı veya niteliğinden ödün verilmeden planda değişiklik yapılıp yapılamayacağını görmek için kanıt toplama planının tekrar gözden geçirilmesi;

·        planlanan denetim tamamlama tarihini gözden geçirip düzeltmek;

·        rapor koordinatörüne taslak rapor basım tarihlerindeki değişiklikleri bildirmek; ve

·        açığın kapatılması için personelden fazla mesai yapmalarını istemek.

Düzeltme işleminin denetim planında önemli bir değişikliğe yol açması halinde, Genel Denetçi Yardımcısına haber verilmeli ve onayı alınmalıdır.

Denetim sonunda, genellikle Ekip Şefi tarafından hazırlanan bütçeden sapma analizini incelemek ve onaylamaktan Grup Başkanı sorumludur.

Ekibin Yönetimi

Grup Başkanı, denetimin gözetimine olduğu kadar saha çalışmasının yürütülmesine de yeterli dikkati göstermelidir.

Denetimin başarılı şekilde tamamlanması, denetime katılanların tümünün işbirliği içinde çaba göstermelerini gerektirir. Bu ise, personele, uzmanlara ve danışmanlara hedeflerin ve beklentilerin etkili şekilde bildirilmesi ile bir ekip oluşturulmasını gerektirir.

İnsanların ortak bir amaca ulaşmak için birlikte çalışmalarının gerekli olduğu durumlarda, tüm üyelerce amaçların ve her bir kişiden beklenen katkıların neler olduğunun açık bir şekilde anlaşılması çok önemlidir. İdeal olarak, hedefler ve beklentiler ekip üyelerinin tümünün katkılarıyla oluşturulur. Ne var ki bazı zamanlarda, üst yönetim gerekli olanlara karar verecek ve denetim için, bazen denetim başladıktan sonra, personel görevlendirecektir. Bu gibi durumlarda yönetimden, personeli ilgi alanlarına ve önceki deneyimlerine dayanarak seçmek için makul çabaları harcayarak ekip oluşturma işini kolaylaştırması beklenmektedir. Ayrıca başlanmış olan denetimlere sonradan katılan personele, kendilerinden beklenenleri karşılayabilmeleri için denetimin amacı ve kapsamı konusunda bilgi sahibi olmaları için yeterli zaman verilmelidir.

Grup Başkanı denetim ekibinin bir parçası olmakla beraber, ekibin günlük çalışmasında proje yöneticisi olarak görev alan kişi Ekip Şefidir. Bu ise, denetimin, Grup Başkanı tarafından beklenen şekilde gelişme gösterip göstermediği konusunda geri–bildirim alınması için denetimin önemli hususları hakkında Grup Başkanına bilgi verilmesi için zaman ayarlanması anlamına gelmektedir. Grup Başkanları tipik olarak belirli sayıdaki denetimlerden ve diğer projelerden, ayrıca çeşitli idari görevlerden sorumludurlar, bu nedenle düzgün olarak bilgi almak için ekip şeflerine itimat ederler. Ekibin, denetimin gidişatı hakkında bilgi vermek ve geri–bildirim almak için bir denetim süreci sırasında bir kaç kere Genel Denetçi Yardımcısı ile bir araya gelmesi de arzu edilir. Ekip şeflerinin periyodik olarak üst yönetime güncel bilgiler vermeleri ve denetim sonrasında raporların etkin şekilde mahsubunun kolaylaştırılması için görüşlerini almaları önemlidir.

Ekip şefleri ayrıca, diğer ekip üyelerinin en iyi şekilde gayret göstermeleri için motive edilmelerine gerek olup olmadığını da takip etmelidir.

Bu ise, saha ekibi toplantıları yapılarak, üyelere denetimin gidişatının kendi görüşlerine göre nasıl olduğu sorularak yapılabilir. Eğer denetimin yürütülmesi ile ilgili olarak sorunlar veya kaygılar mevcutsa, bunları ortaya çıkarmak ve çözmek için çaba harcanmalıdır.

Uzmanların Yönetimi

Uzmanların seçilmesi, sözleşme yapılması, izlenmesi ve çalışmalarının değerlendirilmesinden Grup Başkanı sorumludur.

Uzmanların Seçimi

Potansiyel uzmanların tanımlanması ve seçilmesi ile ilgili olarak Bölüm 3 - Performans Denetimlerinin Sorumluluğu’na bakınız.

Uzmanlarla Sözleşme Yapılması

Uygun, geçerli bir sözleşme yapılmadan hiçbir iş, bir uzmana verilmemeli ve uzman tarafından yürütülmemelidir. Her bir uzman için çalışma şartları açık olmalı ve Kurum adına Grup Başkanı tarafından imzalanan resmi bir sözleşmede ortaya konulmalıdır. Standart devlet kısa form sözleşmeleri ve ilgili çizelgeler normal olarak kullanılabilir.

Gerekli sözleşme belgeleri hakkında bilgi için aşağıda, Teknik Standartlar ve Prensiplere bakınız.

Uzmanların Çalışmalarının Yönetimi

Uzmanlar, zamanlarından en iyi şekilde istifade edilecek şekilde yönetilmelidirler. Grup Başkanı veya temsilcisi, aşağıdaki hususlar bakımından sözleşme yapılanların performansını takip etmelidir:

·        hizmetlerin sözleşme uyarınca sağlanması;

·        sadece yapılan çalışmalara ödeme yapılması;

·        ücretlerin sözleşmeye uygun olarak verildiği;

·        sözleşmenin azami miktarının aşılmaması;

·        çalışmanın devamı esnasında sözleşmenin sona ermemesi (sözleşmenin orijinal bitiş tarihinden önce gerekli sözleşme uzatmaları yapılmalıdır); ve

·        denetim ekibi ve incelenen örgüt ile iyi çalışma ilişkilerinin sürdürülmesi.

Uzmanların Çalışmalarının Değerlendirilmesi

Grup Başkanı, uzman tarafından gerçekleştirilen çalışmaları sözleşmenin sona ermesinin ardından en kısa süre içinde değerlendirilmelidir. Bu değerlendirme Kurumun merkezi uzman veritabanında saklanmalı ve bir sureti, merkezi sözleşme dosyaları için İdareye gönderilmelidir.

Danışma Komitelerinin Yönetimi

Danışmanlarla Sözleşme Yapılması

Uygun, geçerli bir sözleşme yapılmadan hiçbir iş, bir danışmana verilmemeli ve danışman tarafından yürütülmemelidir. Her bir danışman için çalışma şartları açık olmalı ve Kurum adına Grup Başkanı tarafından imzalanan resmi bir sözleşmede ortaya konulmalıdır. Standart devlet kısa form sözleşmeleri ve ilgili çizelgeler normal olarak kullanılabilir.

Gerekli sözleşme belgeleri hakkında bilgi için aşağıda, Teknik Standartlar ve Prensiplere bakınız.

Danışmanların Çalışmalarının Yönetimi

Danışma komitesi üyelerinin genellikle programları çok yoğun olur, bu nedenle tüm üyelere uyacak toplantı zamanları ayarlamak zor olabilir. Denetimlerin program dahilinde sürdürülebilmesi için toplantıları yeterli süre önceden planlamak önemlidir. Eğer üyelerin tümünün planlanan toplantıya gelemeyeceği anlaşılırsa veya tüm komite üyelerine uyan bir program hazırlanması mümkün olmazsa, toplantılar olabildiğince fazla sayıda üye ile yapılabilir. Eğer bir üye bizzat katılamazsa, bu üyenin görüşlerinin denetimin belirli aşamasında dahil edilebilmesi için örneğin denetim ekibiyle ayrı toplantı düzenlenmesi, telefon görüşmeleri veya yazılı inceleme notları gibi değişik yollar kullanılabilir.

Her komite toplantısından sonra denetim ekibi Genel Denetçi Yardımcısı ile toplantı yapmalı ve onun, komite önerilerinden faydalanılması yönündeki düşüncelerini almalıdır.

Komite toplantılarında ayrıntılı notlar alınmalı ve bunlar, ortaya çıkan sorunlarla birlikte Genel Denetçi Yardımcısı ile birlikte uygun süre içinde ele alınmalıdır. Komite üyeleri daha sonra önerilerinden ne şekilde istifade edildiği hakkında Grup Başkanı veya Genel Denetçi Yardımcısından uygun süre içinde geri–bildirim almalıdır.

Brifing Materyalleri

Danışma komitesi toplantıları için brifing materyalleri taslak denetim planlarını, bulguların ve ortaya çıkan sorunların noktalı formda özetlerini ve taslak denetim raporlarını içerebilir. Ayrıca, genellikle komitenin her üyesine denetlenen örgüt ve çevresi hakkında bilgi verilir. Uygun brifing materyalleri genel olarak şunları içerir:

·        teşkilat çizelgeleri;

·        işlemlerin tanımı; ve

·        Tahminler, yıllık raporlar ve Kurumun örgütle ilgili daha önceki denetimlerinden  özet bilgiler.

Materyaller ayrıca aşağıdakilerin suretlerini veya özetlerini kapsayabilir:

·        örgütle ilgili mevzuat;

·        Kamu Hesapları Komisyonu toplantılarının zabıtları;

·        işlemleri ile ilgili makaleler veya haberler; ve

·        daimi dosyalarda mevcut bulunan ilave bilgilerle ilgili referanslar.

Komite toplantılarından en iyi şekilde istifade edilmesi için ne yapılması gerektiği ve hangi hususlarla ve önerilerle ilgilenilmesi gerektiğine dair karar verilmeli ve bunlar toplantı öncesinde üyelere dağıtılmalıdır. Bu şekilde öncelikli konular üzerinde dikkatleri toplamak ve tartışmak mümkün olacaktır. Komite üyelerinin denetime yapmaları beklenen katkının en fazla hale getirilmesi için beklenen tavsiyeler konusunda olabildiğince belirleyici olmalıyız.

Bu materyaller, üyelere toplantıya hazırlanabilmeleri için yeterli zamanı vermek için toplantıdan en az bir hafta önce gönderilmelidir. Üzerinde durulması gereken özel sorular ve uygun olduğu takdirde materyalin ilgili bölümlerine çapraz göndermeler, danışmanlara görevlerini yerine getirmekte yardımcı olacaktır. Taslak planların ve raporların ön okumasının yapılması, imla, sözcük sıralaması veya noktalama işaretleri yerine konular üzerinde yoğunlaşmalarına yardımcı olacaktır.

Şirket hakkındaki belirli bilgilerin, örneğin şirket planlarından bölümlerin ve ticari olarak gizli olan materyallerin gizliliğinin korunması ve saygı gösterilmesi için dikkat edilmelidir.

Denetim–Sonrası Gözden Geçirme

Her denetimin tamamlanması sonrasında (genellikle nihai rapor yayımlandıktan sonra) denetim ekibi toplanmalı ve denetimin yürütülme şeklini gözden geçirmelidir.

Bu gözden geçirmelerin amacı, diğer denetimlere aktarılabilecek olan dersleri bulmaktır. Bu gözden geçirmelerde şu hususlar üzerinde durulmalıdır:

·        denetimin faydaları nelerdi;

·        temel güçlükler nelerdi ve bunlarla nasıl başa çıkıldı;

·        hangi teknikler iyi işledi ve nedenleri;

·        hangi teknikler iyi işlemedi ve nedenleri;

·        masraflar ve zaman çizgileri ile ilgili plan ne ölçüde kesindi ve nedenleri; ve

·        Teknik Standartlar ve Prensipler

·        ekip hangi konularda farklı davranabilirdi?

Toplantının yapılmış olduğu tarih ve katılanların isimleri Planlama, Kontrol ve Gözden Geçirme dosyasına kaydedilmelidir.

Eğer tartışma sonrasında ekibin denetim yöntemi bakımından tavsiyeleri olursa, bunlar, yöntemden sorumlu Grup Başkanına aktarılmalıdır. Ayrıca, raporun yayımlanmasını takiben, üç ayda bir yapılan birim toplantısında ekip, tavsiyelerini birimin diğer personeliyle tartışma imkanı bulacaktır.

Bir Uzman veya Danışman Tutulması için Gerekli Belgeler

Planlama Kontrol ve Rapor dosyasındaki destekleyici mahiyetteki belgeler şu hususlara açık bir şekilde işaret etmelidir:

·        uzman veya danışmana neden gerek görüldüğü;

·        beklenen ürünler veya çıktılar dahil uzman veya danışman için planlanan rol;

·        uzman veya danışmanın bilgisini ve yeteneğini saptamak için kullanılacak yöntemler;

·        uzman veya danışmanın tarafsızlığını saptamak için kullanılacak yöntemler;

·        potansiyel adayları karşılaştırmak ve değerlendirmek için kullanılacak yöntem ve nihai seçimin nedenleri;

·        işe alma şartları (sözleşme sureti); ve

·        uzman veya danışmanın tarafsızlığına dair yazılı beyanatı (bu beyanat sözleşmelerimizde standart bir ek olarak dahil edilmektedir).

Standart Devlet Sözleşme ve Çizelgelerinin Kullanımı

Aşağıdaki tablo, Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü Denetim Standartları Kurulunun Denetim İlkeleri 3’te belirlemiş olduğu ve her işe alma sözleşmesinde bulunması gerekli olan hususları göstermekte ve bunların standart devlet sözleşme ve çizelgelerinde bulunması gereken yerleri göstermektedir.

Uzman veya danışmanın Matbu Tarafsızlık Beyanatı

Bu standart ifade bütün durumlarda kullanılacak ve sözleşmeye Çizelge E olarak eklenecektir. Şayet farklı ifadenin istendiği olağandışı bir durum ortaya çıkarsa, hukuki görüş alınmalıdır.

Bu vesile ile Genel Denetçilik Kurumuna (bakanlık veya kurumun adını yazın)’ın (konuyu yazın) denetimi için vereceğim danışmanlık hizmetleri sırasında profesyonel kararıma veya tarafsızlığıma halel getirebilecek hiçbir etki, menfaat veya ilişkim mevcut olmadığını teyit ederim.

İmza …………………….

Tarih ……………………..