İçindekiler

Giriş 
Raporlama Gereksinimleri
            Amaç
            Başarılı İletişim
            Profesyonellik
Vurgulamalar
            Denetim Amacı ve Kapsamı
            Genel Sonuç
            Anahtar Bulgular
            Önerilerin Özeti
Ayrıntılı Rapor
            Alt Yapı
            Kriterler ve Sonuçlar
            Öneriler
            Denetlenen Kuruluşun Yanıtı
İyi Bir Raporun Nitelikleri
            Eksiksiz
            Doğru
            Adil
            İkna Edici
            Açık
            Kısa
Raporun Hazırlanması
            Onaylanan Rapor Taslağı İle Uyum
            Kurum Politikaları İle Uyum
Raporun Açık Hale Getirilmesi
            Başmüfettiş İncelemesi
            Kurum Editörünün Kullanılması
            Yardımcı Başmüfettiş ve Başmüfettişin İncelemesi
Taslak Raporunun Denetlenen Tarafından İncelenmesi
            Denetlenen Kuruluşun Yanıtı
Raporun Yayınlanması
            Basında Piyasaya Çıkarmak
Raporun İşitsel-Görsel Biçimde Sunulması
            Hazırlık
            İç İzin
            Denetlenen Kuruluşun Yönetimine Verilen Brifing
Rapor Sonrasında Yönetimle İletişim
Teknik Standartlar ve Prensipler
Yayın İşlemi
İşitsel-Görsel Sunumlar İçin Kılavuz Bilgiler

 

Politikalar

Giriş

El kitabının bu bölümü, yazılı kamu raporlarımız ve ilgili işitsel-görsel sunumlarımız üzerinde etkili politikaları ve standartları açıklamaktadır. İşlem adımları Tablo 7.1’de gösterilmektedir.

Tablo 7.1

Denetim Raporu Hazırlama İşleminin Adımları

Kamu raporları, iletişim işlemimizin özünü oluşturmaktadır. Bunlar Yasama Meclisine sunulur ve daha sonra Meclis tarafından ek inceleme için Kamu Hesapları Komisyonuna iletilir. Bunlar ayrıca incelenen programlar/fonksiyonlar/faaliyetlerden sorumlu kişilerle resmi olarak iletişim kurulması amacıyla da kullanılmaktadır.

Denetimin planlanması ve gerçekleştirilmesi için önemli miktarda kaynak kullanılmaktadır. Bu kaynakların anlamlı bir biçimde kullanılmasını ve kuruluşların –Yasama Meclisi- çalışmamızın yararını anlamasını sağlamak için, bulgu ve sonuçlarımızı ilginç ve rahat okunabilir bir formatta sunmamız çok önemlidir.

Amacımız, güçlü ve zayıf yönleri dengeli bir biçimde vurgulayan bir tarz ve lise mezunu bir kişinin anlayabileceği bir dil kullanarak denetimle ilgili hükümet programlarında neler olup bittiği konusunda bilgi veren raporlar hazırlamaktır. Rapor hazırlama işlemi güç olabilir, çünkü sağlanan ilerlemeler kabul edilirken yapılmakta olan iyileştirmeleri açıklamak genellikle uğraştırıcı bir iştir. Diğer yandan çabalarımızın, raporlarımızın okunması sayesinde daha iyi kanuni ve idari anlayışa ulaşılması sonucunda hükümet kaynaklarının kullanılma şeklinde gelişme sağlanmasına katkıda bulunduğunu görmek ödülümüz olabilir.

Yazılı raporların gerçek brifinglerle (anahtar noktaların vurgulanması) desteklenmesini tercih eden yasama yetkililerinin ihtiyaçlarını karşılamak için, işitsel-görsel sunumlar da hazırlıyoruz. Bunlar bakanlara, Kamu Hesapları Komisyonuna ve diğer dış şahıslara resmi sunumlar yapılması amacıyla kullanılmaktadır.

Kamu Hesapları Komisyonunun çalışmamızı incelemedeki rolü, bu el kitabının 2. Bölümündeki Teknik Standartlar ve Prensipler kısmında açıklanmaktadır.

Yasama Meclisi ile iletişim kurduğumuz anahtar noktalar Tablo 7.2’de gösterilmektedir.

Tablo 7.2

Yasama Meclisi ile iletişim

Raporlama Gereksinimleri

Tamamlanan her denetim için gerçekleri, bulguları, sonuçları ve önerileri içeren yazılı bir rapor hazırlanmalıdır. Rapor vurgulanması gereken noktaları özetlemeli ve destekleyici ayrıntılar için de bir bölüm ayırmalıdır. Rapor daha sonra Yasama Meclisi ve kamuya sunulmak üzere basılacaktır.

Amaç

Rapor birkaç amaca hizmet etmektedir:

·        Denetim sonuçlarını Yasama Meclisi Üyelerine sunar.

·        Denetim sonuçlarını kamuya ve basına sunar.

·        Ayrıntılı bulgularımızı, sonuçlarımızı ve önerilerimizi denetlenmekte olan kuruluşun yönetimine sunar.

·        Daha sonraki yıllarda, önerilerle ilgili olarak düzeltici önlemlerin alınıp alınmadığından emin olunması amacıyla takip yapılmasını kolaylaştırır.

Başarılı İletişim

Bir denetim raporu denetimin gerçeklerini, bulgularını ve sonuçlarını açıklarken okuyucunun ilgisini de canlı tutmalıdır. Bu bakımdan etkili bir rapor yazmak için, okuyucumuzun kim olduğunu ve gereksinimlerinin neler olduğunu anlamalıyız.

Okuyucu ve Bilgi Gereksinimleri

Raporlarımızın esas okuyucusu Yasama Meclisinin Üyeleri ve basın yoluyla halktır. İkincil bir önemli okuyucu da, denetlenmekte olan kuruluşun yönetimidir.

Esas okuyucularımıza yönelik olarak rapor yazarken, bunların bilgi gereksinimleri konusunda hatırlamamız gereken bazı noktalar vardır:

·        Az sayıda okuyucu konunun uzmanı olacaktır. Çoğu ise, denetim konusu hakkında bakanlık yetkilileri ve ekibinden daha az şey bilecektir. Bu okuyuculara yeterli kapsamda bilgi verilerek konuları anlamaları sağlanmalıdır.

·        Söylenen şeyler ve bunların söylenme biçimi, basit ve düz olmalıdır.

·        Genel olarak çoğu okuyucu daha üst seviyede değerlendirmelerle karşılaştırıldığında ayrıntılar üzerinde daha az duracaktır. Bunların ana ilgi odağı, bakanlığın veya programın kamu parasını ne kadar iyi kullandığını bilmektir. Kamu fonları mantıklı bir şekilde idare ediliyor mu? Harcanan fonlar için uygun sebepler var mı?

Güvence

Raporlarımız, okuyucuların raporlarımızdan çıkarmasın istediğimiz güvence seviyesini göstermelidir. Bunu yapmanın bir yolu, okuyuculara denetimin kapsamını ve sonuçların hangi temele dayandırılarak elde edildiğini açıklamaktır. (Örneğin, daima denetimin geçerli denetim standartlarına uygun bir biçimde gerçekleştirildiği ifadesine başlangıçta yer veriyoruz.)

Bir diğeri, sonuçlarımızın ve kesinlik seviyemizin anlamını doğru bir şekilde açıklamak amacıyla uygun niteleme sözcük ve ifadelerini (özellikle bulgu ve sonuçların açıklanmasında) kullanmaktır. Örneğin, temsil edici bir örnek yapmadığımız halde bunu yapmış gibi görünmekten özellikle kaçınmalı ve bunun yerine bulmuş olduğumuz özel durumları açıklamalıyız.

Anlam

Raporlarımızı yazarken vereceğimiz anahtar kararlardan biri, hangi bulguların rapora konulmaya değecek kadar anlamlı olduğunu belirlemektir.

Anlam, bütün denetim işlemi boyunca değerlendirilmelidir. Denetim seçimini, denetimin kapsamını ve denetim bulgularının belirlenmesini ve değerlendirmesini etkileyecektir. Sonuçlarımızı oluşturmadan önce, gerçek performans konusundaki değerlendirmemiz göre hangi bulguların anlamlı olduğuna karar vermeliyiz. Bu kararlar rapor yazmamızı etkileyecektir, çünkü okuyucuya bizimle aynı sonuçlara ulaşmasını sağlayacak yeterli bilgiyi sunmamız gerekmektedir. Aynı zamanda, ayrıntıların raporun ana noktalarını veya ana noktalar arasındaki bağlantıyı belirsiz hale getirmesine izin vermemeliyiz.

Profesyonellik

Raporlarımızın tümü Genel Denetçi raporlarıdır ve bireysel denetçilerin veya denetim ekiplerinin raporları değildir. Bunlar adil ve iyi ifade edilmiş profesyonel değerlendirmelere yer vermeli ve yapı, stil ve fiziksel görünüm bakımından uyumlu olmalıdır. Bu elemanların standartlaştırılması sadece Kurumun profesyonelliğini göstermekle kalmaz, aynı zamanda her mesajın güvenilirliğini ve gücünü de artırır.

Vurgulamalar

Rapor denetimin amacını ve kapsamını, genel sonuçları, anahtar bulguları ve önerilerin bir özetini içeren bir özetle başlamalıdır.

Vurgulamalar bölümü, okuyuculara (özellikle ana hedefimiz olan Yasama Meclisi Üyelerine) denetimin bir özetini sunmayı amaçlamaktadır: Çalışılan konular, bulunanlar, bulunanların ima ettikleri ve ana önerilerimiz. Bu, bilgilendirici, kısa ve öz olmalı ve yalnızca raporda yer verilen en önemli bileşenleri belirtmelidir.

Denetim Amacı ve Kapsamı

Rapor denetimin amacını ve kapsamını ve aynı zamanda sınırlamalarını açıklamalıdır.

Her raporun denetimin amacını açıklayarak okuyucuların sonuçları doğru şekilde anlamasını ve yorumlamasını sağlaması önemlidir. Amaç ifadesi denetimin neden yapıldığı sorusuna yanıt vermeli, yani yanıtlanmakta olan anahtar soruları belirtmelidir. Daha geniş amaçların birbiriyle karışabileceği durumlarda yanlış anlamayı önlemek için, rapor hangi amaçların takip edilmediğini belirterek denetimin sınırlarını açık bir biçimde tanımlamalıdır.

Kapsam ifadesi denetime tabi olan kuruluş veya bölümünü, incelenen konuları ve denetimin aldığı zamanı belirtmelidir. Kapsamdaki sınırlamalar ve bunların nedenleri de açıklanmalıdır.

Rapor okuyuculara, denetimi Kanada Yeminli Denetçiler Enstitüsü tarafından önerilen Paranın Değeri Denetimi standartlarına uygun olarak yaptığımızı ve standartlarla uyum sağlamak için gerekli testler ve diğer prosedürler konusunda verdiğimiz kararları bildirmelidir.

Genel Sonuç

Vurgulama bölümü, denetimin amacına ve kapsamına göre açıkça ifade edilen genel bir sonuca yer vermelidir. Genel sonucun verdiği mesajın raporda yer verilen ve tam olarak aynı olmayan sözcüklerle ifade edilen bireysel sonuçlarla uyumlu olmasına dikkat edilmelidir.

Anahtar Bulgular

Okuyucunun raporun tamamını okumaya gerek kalmaksızın ana noktalarımızı anlamasına yardım etmek için, cümle biçiminde yazılan ve vurgulanan bir anahtar gözlemler listesi hazırlıyoruz. Bu gözlemlerin her biri, biraz daha fazla ayrıntı veren bir ya da iki paragrafın başlığı gibi işlev göstermektedir. Bu anahtar nokta listesinde rapor sonuçlarının her birinin gösterilmeyebileceğine dikkat edilmesi önemlidir. Yalnızca vurgulanmaya değecek noktalara yer verilmelidir.

Önerilerin Özeti

Vurgulama bölümü, kolay başvuru amacıyla önerilerimizi listelemelidir. Öneriler rapordan alınır ve raporda göründükleri ile aynı sırada listelenir. Karşılık gelen sayfa numaraları gösterilerek okuyucunun her öneri için söz konusu desteği bulmasına yardım edilir.

Ayrıntılı Rapor

·        Ayrıntılı denetim raporu bağlam bilgisini içermeli, kullanılan kriterleri ve ilgili sonuçları açıklamalı ve yeterli ve ilgili destekleyici bilgi sunmalıdır. Rapor uygun yerlerde iyileştirmeye yönelik önerilere ve denetlenmekte olan kuruluşun kıdemli yönetiminden alınan bir karşılığa yer vermelidir.

Alt Yapı

Rapor, denetim konusunun neden dikkatimizi çektiğini ve denetimin nasıl gerçekleştirildiğini ayrıntılı olarak açıklayan bir bölümle başlamalıdır.

Okuyucular, incelenmekte olan kuruluş veya programın ne olduğunu ve kuruluş veya programın bu konuların anlaşılması için içinde çalıştığı ortamın ne olduğunu da anlama ihtiyacı duyar.

Rapor ayrıca yönetimin performansı değerlendirilirken dikkate alınan özel konuları da belirtmelidir. Örmeğin yasama meclisi üyelerinin yönetimin neleri kontrol edebileceği ve böylece nelerden sorumlu tutulabileceği konularında adil bir değerlendirme yapmak için bilmek isteyeceği yönetim seçenek faktörlerini veya sınırlayıcılarını açıklamalıdır.

Kriterler ve Sonuçlar

Rapor, performansı ölçmek için kullandığımız kriterleri (yani standartları) açıkça ifade etmelidir. Kriterlerin temelini ve her birine ilişkin sonuçlarımızı açıklamalıdır. Bulgular hakkında uygun ve yeterli bilgi yer verilerek okuyucunun kendilerine rapor edilen bilgileri yeterli düzeyde anlaması sağlanmalı ve sonuçlarımızı destekleyen bilgiler ve analiz açıklanmalıdır.

Denetim planında belirlenen kriterler, sistematik olarak kanıt toplamak ve analiz etmek için kullandığımız temellerdir. Bunlar ayrıca bulgularımızı ve sonuçlarımızı rapor etmemize de baz oluşturmaktadır. Ancak kriterlerin denetim planında ayarlanma ve düzenlenme biçimi, denetimin ve sonuçlarının yasama yetkililerine ve kamuya açıklanması için en iyi yapıyı sunamayabilir. Bu nedenle rapor hedeflediği kitlenin gereksinimlerini daha iyi karşılayacak şekilde yapılandırılabilir. Örneğin her bir kriteri tek tek listelemek yerine birkaç kriteri üç veya dört başlık altında gruplamak tercih edilebilir. Rapor hazırlama stratejisi, denetim sırasında bulunan konuların anlamını da dikkate almalıdır.

Sonuçlarımız aradığımız performans kriter ve standartlarının açıklaması ve gerçek performansa göre bulgularımızla mantıksal olarak desteklenmelidir.

Öneriler

Denetim raporunun ana amacı, okuyucuya performans ve sorumluluk konularında yararlı bilgiler sunmaktır. Öte yandan rapor edilen bulgularla performansta potansiyel bir iyileşme kanıtlanırken, raporda önerilere de yer verilmelidir.

Okuyucunun önerilerimizin mantıklı olduğu konusunda ikna olmasına yardım etmek için, rapor her öneri için önerinin neden yapıldığını açık hale getiren bir durum oluşturmalıdır. Öneriler yalnızca uygulamanın maliyet-yararlarının tam olarak değerlendirildiği durumlarda, yani önerdiğimiz şeyin makul olduğundan emin olduğumuz hallerde sunulmalıdır.

Denetlenenin Yanıtı

Rapor denetlenen kuruluşun kıdemli yönetiminin bulgularımıza, sonuçlarımıza ve önerilerimize vereceği karşılığı ve ayrıca kuruluşun planlamış olduğu düzeltici önlemin bir açıklamasını içermelidir.

Bir raporun adil, eksiksiz ve tarafsız olmasını sağlamanın ve okuyucuların raporu doğru bağlama oturtmasına yardım etmenin en etkili yollarından biri, incelenmiş olan kuruluşun yönetiminin yanıtını almaktır. Bu yolla, rapor yalnızca bulduklarımızı ve bunlara ilişkin görüşlerimizi göstermekle kalmaz, aynı zamanda yönetimin bulgular konusunda ne düşündüğünü ve yapmayı planladığı işlemleri de açıklar.

Yanıtı alma işleminin nasıl yönetileceğine ilişkin ayrıntılar için, aşağıdaki “Denetlenenin Taslak Raporu İncelemesi” bölümünü inceleyiniz.

İyi Bir Raporun Nitelikleri

Rapor eksiksiz, doğru, adil, ikna edici ve konu izin verdiği ölçüde açık ve özlü olmalıdır.

Eksiksiz

Eksiksiz olması için, raporun genel sonucumuzu desteklemek için gerekli bütün ilgili bilgileri içermesi ve rapor edilen konuların uygun ve doğru bir biçimde anlaşılmasını kolaylaştırması gerekir.

Okuyucuların konuyu uygun ve doğru bir biçimde anlamasını sağlamak, rapor edilen bulguların kapsamı ve önemliliği konusunda bir perspektif sunulması anlamına gelir. Test edilen olay veya işlem sayısı ile ilişkili oluşma sıklığı ve bulguların kuruluşun işlemleri ile ilişkisi gibi.

İkna edici sunumlar hazırlanması için gerekli olduğu durumlar dışında, ayrıntılı destekleyici verilere yer verilmesine gerek yoktur.

Doğru

Doğruluk, bir raporda sunulan kanıtların gerçek olmasını ve bulgularını doğru bir biçimde tasvir edilmesini gerektirir. Doğruluğa duyulan gereksinim, okuyuculara rapor edilen konuların inandırıcılığı ve güvenilirli konularında güvence verilmesi gereksiniminden kaynaklanmaktadır. Bir rapordaki bir yanlışlık, raporun tamamının geçerliliği üzerinde kuşkuya yol açabilir ve ilgiyi raporun konusundan başka yöne  saptırabilir. Ayrıca hatalı raporlar inceleme altındaki kuruluşun itibarına ve Kurumun güvenilirliğine de zarar verebilir.

Rapor yalnızca çalışma kağıtlarında belgelenen yeterli ve uygun kanıtlarla desteklenen bilgileri, bulguları ve sonuçları içermelidir. Doğru tasvir, denetim hedeflerinin ve kapsamının doğru biçimde açıklanması ve sonuç ve bulguların denetim işinin hedefleri ve kapsamı ile uyumlu bir biçimde sunulması anlamına gelir.

Adil

Raporlarda adalet, performans denetimi için çok gereklidir. Okuyucuya, denetimde ortaya çıkan konularla ilgili uygun ve doğru bir izlenim verilmelidir. Adaletin sağlanması, olumsuz bulguları dengelemek için olumlu bulgular aradığımız anlamına gelmez. Bunun yerine, uygun kriterler geliştirmemizin ve daha sonra bu kriterlerin karşılanıp karşılanmadığını rapor etmemizin gerektiği anlamına gelir. Denetimin tarafsız bir sonucu olarak, raporda olumlu ve olumsuz sonuçlara yer verilmelidir.

Bir raporun güvenilirliği, kanıtların okuyucuların gerçeklerden ikna olmasını sağlayacak tarafsız bir tarzda sunulması ile büyük ölçüde artar. Adil bir raporda denetim sonuçları tamamıyla sunulur, ancak iyi ya da eksik performans abartılmaz ya da gereğinden fazla vurgulanmaz.

Adalet bir denetimin bulgu ve sonuçlarının bağlam içine alınması anlamına da gelir. Okuyucular adil ve makul sonuçlara varmak için, denetim görüşlerinin hem kesin hem de göreceli anlamlarını kavrayabilmelidir.

Bulguların aktarılması için kullanılan tarz tarafsız, rasyonel ve mantıklı olmalıdır. Bu tarz ve aynı zamanda raporun içeriği okuyucuya, denetlenen kuruluşa adil davranıldığı izlenimini vermelidir.

Raporların tarzları, sonuçlara ve önerilere okuyucuların olumlu tepki vermesini de mümkün kılmaktadır. Başlıklar, manşetler ve metin uygun şekilde yapılandırılarak sunulmalıdır. Gereksiz yere savunma veya iddia etme durumunu ortaya çıkarabilecek bir dil kullanmaktan kaçınılmalıdır. Performansın eleştirilmesi genellikle gerekli olmasına karşın, iyi yaptığı işler ve saptanan kusurları giderme çabaları konusunda kuruluşa itibar etmeliyiz.

İkna Edici

Raporun ikna edici olması için, sonuçların denetim hedefiyle açıkça ilişkili olması ve bulgularla mantıklı bir biçimde desteklenmesi gerekir. Bulgular ikna edici bir tarzda sunulmalı ve öneriler de ortaya konulan gerçekleri mantıksal olarak takip etmelidir. Sunulan bilgiler, okuyucuları sonuçların makullüğü, bulguların geçerliliği ve yönetimin önerileri kabul etme isteği konusunda ikna etmeye yetmelidir.

Açık

Raporun kolay okunup anlaşılabilmesi için, konunun izin verdiği ölçüde mümkün olduğunca açık ve basit bir dille yazılması gerekir.

Düz, teknik olmayan dil kullanılması, sunumun basitliğinin sağlanması için büyük önem taşır. Teknik terimlerin ve bilinmeyen kısaltmaların kullanılması durumunda, bunlar açık bir biçimde tanımlanmalıdır. Kısaltmalar mümkün olduğunca az kullanılmalıdır.

Ayrıca materyalin mantıksal olarak düzenlenmesi de önemlidir. Başlıkların, manşetlerin ve başlık cümlelerinin etkili bir biçimde kullanılması bir raporun kolay okunur ve anlaşılır hale gelmesini sağlayacaktır. Görsel araçlar (resimler, çizelgeler, grafikler ve haritalar gibi) uygun olduğunda kullanılarak karmaşık materyal daha net hale getirilmeli ve özetlenmelidir. Ayrıca fotoğraflar kullanılarak metin bölünmeli ve görsel olarak kullanıcı için çekici hale getirilmelidir.

Denetim raporunun yazarı asıl okuyucunun kim olduğunu daima hatırlamalıdır. Okuyucu diğer profesyonel denetçiler ve denetimin gerçekleştiği kuruluşun yönetimi değildir. Aşırı detay, özel denetim terimleri ve teknik ve idari özel terimlerden kaçınılmalıdır.

Kısa

Mesajın iletilmesi için gerekenden daha uzun olmayan kısa bir rapor sunulmalıdır. Çok fazla ayrıntı bir raporun değerini düşürür, hatta gerçek mesajı gizleyebilir veya okuyucuların kafasını karıştırıp cesaretlerini kırabilir.

Raporların içeriğinin belirlenmesi yönünde karar vermek için yeterli fırsat olsa da, eksiksiz ancak kısa ve özlü olan raporlar büyük olasılıkla daha fazla ilgi çekecektir.

Raporun Hazırlanması

Rapor, onaylanan rapor taslağı baz alınarak ve Kurumun rapor hazırlama politikalarına ve yazı stili kılavuzuna uygun olarak hazırlanmalıdır.

Ekip Şefi genellikle rapor taslağını hazırlama sorumluluğunu üstlense de, diğer ekip üyeleri başlangıçtaki yazılı materyali hazırlayabilir. Her durumda, bütün ekip elemanları yazılan sözcüklerin doğruluğunu ve tarzını gözden geçirmelidir.

Onaylı Rapor Taslağı İle Uyumluluk

İlk taslak onaylı rapor taslağına uygun olmalıdır. Daha sonra orijinal sıra veya vurgulamanın önemli ölçüde geliştirilebileceği anlaşılırsa, Genel Denetçi daha fazla yazım işlemi yapılmadan önce bu tür önerilen değişiklikleri değerlendirmelidir. Bu tür incelemeler yazım işleri üzerinde yoğunlaşmaktadır ve yazım işleminin yaratıcı taraflarını engellemeyi hedeflememektedir.

Grup Başkanı bu tür kararlar verirken yardımcı olmak üzere, Kurumun editörüne raporun en iyi nasıl yazılabileceği konusunda danışılabilir.

Kurum Politikaları İle Uyumluluk

Kamu raporlarımız, başarılı iletişim yolu ile yıllar boyunca oluşturulmuş olan stile uygun olmalıdır. Raporlarımızı okuyucular için ilginç kılmak önemli olmasına rağmen, bunu gazetecilik tarzı ile yapmamamız çok önemlidir (yani okuyucuyu alevlendirecek sözcükler kullanmaksızın).

Güçlü yanlar ve zayıf yanlar arasında uygun dengeyi koruyarak koşulları buldukça bunların yazılı açıklamalarını sunmayı hedefliyoruz. Zayıf olan alanlarda iyileştirme yapılmasına yönelik bir durum oluşturmamız gerektiği göz önüne alındığında, bu sorun olmayan alanlara göre sorunlu alanların daha uzun bir biçimde açıklanmasına yol açabilir. Bu bakımdan kuruluşun güçlü yönlerinin yeterli ölçüde genişletilmesine ve böylece yalnızca sorunların mevcut olduğu yerlere işaret eden bir görünümden uzaklaşılmasına özen göstermeliyiz.

Rapor yazarı rapor taslağı üzerinde işini geliştirir ve bulgu ve sonuçlarımızı kriter ve alt kriterlere göre açıklayan çalışma kağıtlarına başvuruda bulunurken, bu tür bağlantılar inceleyicilerle yapılan tartışmalarda ve Kamu Hesapları Komisyonu toplantılarında yapılan sorgularda yardımcı olacak şekilde belgelenmelidir.

Kurumun “Harici Rapor Hazırlanmasına Yönelik Stil Kılavuzu”, raporlarımız için gerekli format ve düzeneğe ilişkin ayrıntılı ipuçları sunmaktadır.

Raporun Açık Hale Getirilmesi

Taslak rapor denetimin yapıldığı kuruluşun kıdemli yönetimine resmi olarak sunulmadan önce, Genel Denetçi Yardımcısı ve Genel Denetçi tarafından incelenmeli ve onaylanmalıdır.

Grup Başkanının İncelemesi

Tamamlanmış taslak rapor inceleme için Genel Denetçi Yardımcısına iletilmeden önce, Grup Başkanı taslağı ayrıntılı olarak incelemelidir.

Grup Başkanı, taslak raporun Kurum standartlarına uygunluğunu sağlamaktan sorumludur. Aşağıdaki Teknik Standartlar ve Prensipler, bu incelemede kullanılmak üzere bir Denetim Tamamlama Kontrol Listesini içermektedir.

Kurum Editörünün Kullanılması

Raporlarımızın tamamı Kurumun sözleşmeli editörü tarafından düzenlenerek okunabilirliği artırılmalıdır. Bu yazar Grup Başkanının istediği değişiklikleri yaptıktan sonra ve rapor Genel Denetçi Yardımcısına inceleme için sunulmadan önce yapılmalıdır. Editör raporun aşağıdaki yönleri üzerinde yapıcı yorumlarda bulunur:

·        Mantık ve akış sırası,

·        Gramer ve noktalama,

·        Kurumun “Harici Raporlama Stil Kılavuzuna” uygunluk,

·        Tarz.

Düzenleme işlemi sırasında anlamlar veya sözcük kullanımı konusunda sorunların ortaya çıkması durumunda, editör raporu Grup Başkanı veya delege ile tartışma ihtiyacı duyabilir. Düzenlenen kopya, inceleyip editörün önerdiği değişiklilerden hangilerinin benimseneceğine karar verecek olan Grup Başkanı veya delegeye iade edilir. Taslak rapor üzerinde daha sonra editörün önerdiklerinden başka önemli değişiklikler yapılırsa, editör bu değişiklikleri de görmelidir.

Grup Başkanı taslak raporun Kurumun kamu raporları konusundaki bütün standartlarını karşıladığı konusunda tatmin olunca (incelenmekte olan kuruluşun kıdemli yönetiminin yorumlarına tabi olmak üzere), raporu Genel Denetçi Yardımcısına ve denetim danışmanlık komitesine inceleme için iletir.

Genel Denetçi Yardımcısı ve Genel Denetçinin İncelemesi

Taslağı onaylamadan önce, Genel Denetçi Yardımcısı danışmanlık komitesiyle görüşür. Eğer önemli bazı konular komite üyelerince dile getirilirse, Genel Denetçi Yardımcısı komite ile ek bir toplantı isteyebilir.

Ortaya çıkan sorunlar Genel Denetçi Yardımcısı için tatminkar bir biçimde ele alındıktan sonra, Denetim Tamamlama Kontrol Listesinin C Bölümünü imzalar. Rapor daha sonra denetlenmekte olan kuruluşun yönetimine sunulmasının uygunluğunun onaylanması için Genel Denetçiye iletilir.

Denetlenenin Taslak Raporu İncelemesi

Denetlenen kuruluşun yönetimi tarafından taslak rapor hakkında ortaya konulan bütün noktalar belgelenmeli ve ele alınmalı ve yapısı kaydedilmelidir. Rapor üzerinde önemli değişiklikler veya önemli anlaşmazlıklar Genel Denetçi Yardımcısının dikkatine sunulmalıdır.

Taslak rapor Grup Başkanı tarafından incelenip onaylanınca, Grup Başkanı taslağın bir kopyasını tartışma ve yorumlama amacıyla kuruluşun yönetimine (genellikle Bakan Vekili/Genel Müdür düzeyi altında) sunar. Kurum dışına dağıtılan bütün taslak raporların başına konulacak olan standart ifadelerin ayrıntıları ile ilgili olarak Bölüm 9, Bilgi Erişim, Güvenlik ve Gizliliği’ne başvurunuz.

Bu aşamada bütün denetim çalışmasının tamamlanmış ve gözden geçirilmiş olması gerekir. Sanki kamuya dağıtılacakmış gibi raporun arkasında durmaya hazır olmalıyız. Bu noktadan itibaren, raporda değişiklikler yalnızca kuruluşun yönetiminin yorumları sonucunda ve yalnızca anlamlı olmaları halinde yapılmalıdır.

Bu işlemi kolaylaştırmak için, ekip şefi son raporumuzun tamamlanmasını beklediğimiz tarihi denetlenen kuruluşun irtibat yetkilisine bildirerek denetlenen kuruluşun yetkilisinin zamanında inceleme yapmak üzere planlar oluşturmasına olanak tanır. Raporu teslim ettikten sonra, raporun içeriğini veya anlatım biçimini tartışmak istemeleri halinde denetlenen kuruluşun yetkilisi ile bir araya gelmeye öncelik vermeliyiz. Bize yazılı bir yanıtın verileceği tarihle ilgili olarak yapılan açık anlaşmaların yanı sıra, bu aşamalar raporun zamanında basılması için önem taşır.

Grup Başkanı Genel Denetçi Yardımcısına rapor üzerindeki önemli değişiklikler veya yönetimin son raporla ilgili önemli, çözüme kavuşturulmamış endişeleri ve son inceleme toplantısından bu yana varılan anahtar yargılar konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.

Genel Denetçi Yardımcısı denetim ekibince alınan önlemden tatmin olduğunda, son taslağın bir kopyasını, Denetim Tamamlama Kontrol Listesindeki imzası ile kanıtlanan resmi onayının alınması için Genel Denetçiye sunmalıdır.

Kurum dışına dağıtılan taslak raporlarla basılan raporlar arasındaki önemli değişiklikler denetim dosyalarında belgelenmeli ve değişikliklerin neden(ler)i açıklanmalıdır.

Denetlenenin Yanıtı

Denetlenen kuruluşun kıdemli bir yetkilisi, raporla birlikte yayınlanacak olan resmi bir yanıt vermek üzere davet edilir. Denetlenen kuruluşun yönetiminin yanıtı hazırlama isteği konusunda herhangi bir kaygı varsa, Genel Denetçinin bir mektubu taslakla birlikte iletilmeli ve denetleneni basım tarihi konusunda bilgilendirmeli ve belirtilen tarihten önce bir yanıt alınmaması halinde raporun denetlenenin yanıtı olmaksızın basılacağını bildirmelidir.

Denetlenen kuruluşun yönetimine, yanıtlarının saha çalışmamızdan bu yana kuruluşun gerçekleştirdiği faaliyetleri ve kuruluşun rapordaki konularla ilgili gelecekteki planlarını işaret etmesini öneriyoruz.

Denetlenenin yanıtını aldığımızda, ekip şefi ve Genel Denetçi bunu derhal inceleyerek rapor okuyucularınca yanlış yorumlanabilecek ifadelere yer verip vermediğini belirlemelidir. Eğer durum buysa, Genel Denetçi denetleneni ilgili bölümleri yeniden yazması konusunda teşvik etmelidir. Kabul edilen değişiklikleri onlar adına yapmamız halinde, denetlenenin değişiklikler konusunda yazılı onayının alınması önemlidir. Öte yandan anlam belirsiz hale gelmediği sürece hatalı bulduğumuz cümle yapısını veya grameri değiştirme konusunda hiçbir sorumluluk üstlenmiyoruz.

Yanıttaki yorumlar raporun bulgularına, sonuçlara veya önerilere ters düşüyorsa ve bize göre bu yorumlar geçerli değilse, yanıtı izleyen bir bölümde yönetimin yanıtında yapılan belirli açıklamaların yanlışlığını kanıtlamayı tercih edebiliriz.

Genel Denetçi Yardımcısı, denetlenenin yanıtına göre alınan önlemlerin uygun olduğu konusunda ikna olmalı ve Denetim Tamamlama Kontrol Listesini imzalayarak bu konudaki onayını vermelidir.

Raporun Yayınlanması

Son rapor, hata olasılığını azaltacak ve rapor hazırlama için son tarihleri karşılayacak bir biçimde basıma hazırlanmalı, basılmalı ve yayınlanmalıdır.

Taslak rapor denetlenene verildiğinde, denetim ekibi bir kopyayı Kurumun Grafiksel Tasarım Koordinatörüne vererek düzenleme ve baskı işlemini başlatmalıdır. Denetlenenle tartışmalar sonucunda değişiklik yapılması gerekse de, bunlar sayfa düzeni bakımından en düşük seviyede olmalıdır.

Kurumun Grafiksel Tasarım Koordinatörü son raporun basıma hazırlanmasında ve gerçek basım işlemi ile ilgili olarak Kraliyet Matbaası ile birlikte çalışılmasında öncü rolü üstlenir. Grafiksel Tasarım Koordinatörünün rolü, el kitabının bu bölümüne ait Teknik Standartlar ve Prensiplerde açıklanmaktadır.

Rapor yazımı aşamasında Grafiksel Tasarım Koordinatörü ile sürekli iletişimde bulunulması çok önemlidir. Aslında hazırlık aşamasında koordinatöre karmaşık gösterim materyallerinin sunularak farklı düzenek seçenekleri geliştirmek için zaman planlaması yapmasının sağlanması genellikle daha verimli bir yaklaşımdır. Planlamayı kolaylaştırmak için, koordinatörü taslak raporların olası tamamlanma tarihleri hakkında bilgilendirmek iyi bir fikirdir. Bu şekilde koordinatör başka bir basım kuruluşunun gerekli olup olmayacağı konusunda önceden karar vermeye yönelik plan yapabilir ve basımın hedeflenen tarihlere uygun olmasını sağlayabilir.

Koordinatör ilk düzenleme prosedürlerini tamamladığında, raporun bir kopyası yazara veya Ekip Şefine incelemesi için teslim edilir. Bu aşamada, zamanında ve satır-satır inceleme yapılarak orijinal ifade ve başlık düzeylerinin koordinatörün düzen konusundaki değişikliklerinden etkilenmediğinden emin olunması gereklidir.

Raporun Kamuoyuna Sunulması

Her rapor için, Ekip Şefi Grup Başkanı, Genel Denetçi Yardımcısı ve Genel Denetçi tarafından gözden geçirilmek üzere taslak bir yayın sürümü hazırlar. Bu sürüm denetim raporu ile birlikte çıkarılmak üzere Yasama Meclisinin Sözcüsüne sunulur ve bu noktada basın üyelerine de verilmiş olur.

Basın sürümü raporun içeriğini açıklamalı ve ayrıntılar raporun vurgulama bölümüne göre çok farklılık göstermemelidir.

Raporun İşitsel-görsel Biçimde Sunulması

Yayınlanan her bir performans denetim raporu için işitsel-görsel bir sunum geliştirilmelidir.

İşitsel-görsel sunumlar, yayınlanan raporlarımızda en önemli noktaların vurgulanması amacıyla tasarlanmaktadır. Bunlar bakanlara, Kamu Hesapları Komisyonuna, denetlenen kuruluşun yönetimine ve diğer harici şahıslara sunulabilir.

Hazırlık

Denetim ekibi, yazılı rapor yayınlanmadan önce bitirilmesi gereken sunumun geliştirilmesinden sorumludur. Mümkünse, sunum rapor hazırlama aşamasının başlangıcında (ya da en azından taslak rapor denetlenen kuruluşun kıdemli yönetimine verilmeden önce) hazırlanmalıdır, çünkü hazırlanmasında elde edilen bilgiler aşağıdakilere karar verilmesinde yardımcı olabilir:

·        “öykünün hangi sırayla anlatılacağı” ve

·        raporun vurgulama bölümünde yer verilecek olan ayrıntılar.

Sunum dikkatle planlanmalı, yazılmalı ve tasarlanmalıdır. Hepsinden önemlisi, yazılı raporun doğru bir temsili şeklinde olmalıdır. Resmi sunumların geliştirilmesi ile ilgili ipuçları, aşağıdaki Teknik Standartlar ve Prensiplerde belirtilmektedir.

İç İzin

Sunumdan tatmin olduklarında, Genel Denetçi ve sunum hazırlayıcısı bunu Denetim Tamamlama Kontrol Listesinde belirtirler. Genel Denetçi Yardımcısı daha sonra sunumu inceler ve gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra, Denetim Tamamlama Kontrol Listesini imzalar. Son olarak, Genel Denetçi sunumu inceler ve Kurum dışında kullanılmasını onaylar.

Denetlenen Kuruluşun Yönetimine Brifing Verilmesi

Denetim bulgularının Kamu Hesapları Komisyonunca incelenmesinin bir parçası olarak rutin işitsel-görsel sunumlar verdiğimiz için, denetlenenin kıdemli yönetimine daima bir ön gösterim yaparız. Bu, yönetimin komitenin sorularına hazırlanmasına yardımcı olan bir adımdır.

Rapor Sonrası Yönetimle İletişim

Bir rapor yayınlandıktan sonra, incelenmiş olan kuruluşun yöntemi denetim sırasında ortaya çıkan konularla ilgili daha ayrıntılı brifing almayı genellikle faydalı görmektedir. Genel Denetçi, yönetime gerekli brifingleri verme konusundaki gönüllülüğümüzü bildirmekten ve bu brifinglerle ilgili düzenlemeleri yapmaktan sorumludur.

Yayın İşlemi

Son rapor yayınlanmadan önce, Kurum standartlarına göre formatlanması ve kararlaştırılan süreler içinde Grafiksel Tasarım Koordinatörümüze verilmesi gerekir.

Ekip şefi, gerekli bütün bölümleri ile birlikte raporun daha fazla değişikliğin beklenmediği aşamaya ulaşılır ulaşılmaz Grafiksel Tasarım Koordinatörüne verilmesini sağlamakla yükümlüdür.

Metnin Hazırlanması

Metinde yazım, imla veya formatlama hatası olmamasını sağlamak için bütün çaba gösterilmelidir. “Son dakika” değişikliklerinin olması durumunda, ek kontroller yapılmalıdır.

Rapor yayınlanan performans raporlarında belirtilen formata uygun olmalıdır. Raporun hem basılı bir kopyası hem de disk üzerinde bir kopyası hazırlanmalıdır. Prosedürler, Kurumun “Harici Raporlamaya Yönelik Stil Kılavuzunda” açıklanmaktadır.

Postalama Listelerinin Hazırlanması

Ekip şefi, denetlenenin dağıtmak üzere kaç rapor kopyasına gereksinim duyacağını belirlemekle sorumludur. Lider denetlenenin raporları dağıtıp dağıtamayacağını veya dağıtımın kurumumuzca yapılmasının gerekip gerekmediğini tartışmalıdır. Çoğu hükümet ajansı bu sorumluluğu üstlenmeye gönüllüdür. Eğer durum bu değilse, denetlenenin dağıtımda bize yardımcı olacak elektronik postalama listeleri veya etiketleri temin etmesini sağlamaya çalışmalıyız. Denetim konusu ile ilgilenen başka şahıs veya kuruluşların olup olmadığını da düşünmeliyiz. Gerekli rapor sayısı ve postalama listeleri, Yetkili Koordinatöre verilmelidir.

Düzenin İncelenmesi

Ekip şefi, Grafiksel Tasarım Koordinatörüne geri döndüğünde raporun her bir uyarlamasını incelemelidir. Bunu yaparken, görsel araçların ya da metnin aktarılmasında veya hazırlanmasında herhangi bir hatanın yapılmadığını kontrol etmelidir.

Bu inceleme genellikle sıkı bir zaman programı çerçevesinde gerçekleştiği için, Grafiksel Tasarım Koordinatörü ile ekip şefi arasında işbirliğine gereksinim duyulur.

Grafiksel Tasarım Koordinatörü İle Temasın Sürdürülmesi

Grafiksel Tasarım Koordinatörü raporun sayfa düzeninin ve baskını ayarlar ve işlemin gelişmesi konusunda ilgili bütün taraflara bilgi verir. Denetim ekibi için Grafiksel Tasarım Koordinatörü ile ilişkinin sürdürülerek ilk yayın son tarihleri ve meydana gelen değişiklikler konusunda bilgilendirilmesi önemlidir. Koordinatör, raporu düzenleme amacıyla ne zaman alacağını ve raporun ne zaman çıkarılmasının gerektiğini önceden bilmelidir. Bu bilgi olmadan koordinatör gerekli işleri uygun biçimde planlayamayacaktır.

İşitsel-görsel Sunumlar İçin Prensipler

Planlama

Etkili bir sunumun hazırlanmasında, aşağıdakileri aklımızda bulundurmalıyız:

·        ana mesajımız nedir,

·        mesajımız kimleri hedeflemektedir ve

·        mesajımızın açıkça ve ikna edici bir biçimde alınması için hangi ana noktaların ve kanıtların sunulması gerektiği.

Hedef kitlenin kim olduğunun ve sunumun hedeflerinin ne olduğunun bilinmesi, sunumun hedef kitlenin gereksinim duyduğu bilgilere odaklanmasına yardımcı olur.

Metin Hazırlama

Sunumumuzun içeriği aşağıdakileri açıkça belirtmelidir:

·        genel sonucumuz,

·        sonuç için nedenlerimiz,

·        anahtar temel ve ilgili bilgiler ve

·        önemli bulgular ve bunlara ilişkin yorumumuz.

Yasama yetkililerine yapılacak sunumlar;

·        kısa ve 10 – 15 dakika uzunlukla sınırlı olmalıdır,

·        doğru olmalı ve yayınlanan raporda yer verilen materyali yansıtmalıdır (yeni sonuçlar veya vurgulamalar ortaya çıkmamalıdır),

·        açık olmalı ve özel profesyonel veya bakanlık terimleri içermemelidir,

·        basit ve dolaysız olmalı, ana noktalar üzerinde odaklanmalıdır.

Genel olarak metin;

·        görsel araçları yinelemek yerine bunları bütünleyici ve yorumlayıcı olmalıdır,

·        konuşma İngilizce’si kullanmalıdır,

·        bilinmeyen sözcüklerden, teknik terimlerden veya jargondan kaçınmalıdır,

·        özellikle önemli noktaları tekrarlamalıdır,

·        konular arasında açık geçişler yapmalıdır ve

·        bir konu ile sonraki arasında mantıksal bağlantılar kurmalıdır.

Görsel Araçların Tasarlanması

Kurum, resmi sunumlarımızda kullanılmak üzere bir dizi standart PowerPoint tepegöz temel şablonu geliştirmiştir.

Aşağıdaki genel ilkeler tepegöz ve geleneksel slaytları kullanan sunumlar ve ayrıca video gösterimleri için geçerlidir:

·        Farklı konular veya alt başlıklar için ayrı ayrı resimler hazırlamaya çalışın.

·        Sonuçların tekrarını yaparak bitirin.

·        Metinler için noktalı form kullanın ve metni her slaytta 6 satır ve her satırda en fazla 6 sözcük ile sınırlayın.

·        Basit grafikler ve çizelgeler kullanın.

·        Çember grafikleri 6 dilimle sınırlayın; her slaytta sadece bir dilimli çizelge kullanın; ve her bir dilimli çizelge için mümkün olan en kısa açıklamaları kullanın.

·        Çubuk grafikleri 4 veya 5 çubukla sınırlayın; rakamları yuvarlayın ve grafiğin anlaşılması için gerekli olmadıkça ayrıntılara yer vermeyin.

·        (Tamamen büyük harf kullanmak yerine) büyük harf ve küçük harfleri karışık şekilde kullanın.

Yazılım

Video gösterimleri hazırlamak ve sunmak için Kurum standartları:

·        bir renkli monitör veya büyük ekran üzerinde metin ve grafikli ayrı ayrı slaytlar hazırlamak; ve

·        sunumları geliştirmek için slaytlarda “efektler” oluşturmak ve slaytlar arasında “geçişler yapmak” için PowerPoint yazılımının kullanımını gerektirir.

·        Sunum yazılımının kullanımı hakkında bilgiler Kurumdaki eğitim kursları, el kitapları ve “hizmet–içi” eğitim vasıtasıyla edinilebilir.